Sposób naliczenia wynagrodzenia za miesiąc, w którym pracownik wykorzystał czas wolny w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych, zależy od dwóch czynników – kiedy to wolne odebrał i czy wystąpił o nie sam pracownik, czy wyszło to z inicjatywy pracodawcy.

- Osoba pracująca po 8 godzin dziennie od poniedziałku do piątku, wykonywała w marcu pracę ponad normę dobową. Razem było 5 takich godzin. Pracownik ten przyszedł również do pracy w jedną sobotę (na 4 godziny) ze względu na incydentalną sytuację dotyczącą jednego z klientów. Mamy dwumiesięczny okres rozliczeniowy (styczeń – luty, marzec – kwiecień itd.). Chcemy oddać zatrudnionemu czas wolny za tę pracę zaraz po świętach, czyli już w kwietniu. Pracownik zarabia łącznie 3750 zł, tj. otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze 3500 zł i dodatek motywacyjny 250 zł. Do tego ma zmienną premię miesięczną regulaminową. Jak obliczyć wymiar tego czasu wolnego i wynagrodzenie za kwiecień?

– pyta czytelnik.

Wynagrodzenia za kwiecień nie można w tym przypadku obniżyć, mimo że pracownik odbierze wtedy – z inicjatywy pracodawcy – czas wolny za ponadwymiarową pracę w marcu. Wymiar wolnego musi być o połowę wyższy niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych.

Tylko wyjątkowo

Praca w godzinach nadliczbowych to ta wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także ponad przedłużony dobowy wymiar, który wynika z obowiązującego podwładnego systemu i rozkładu czasu pracy. Takie nadprogramowe obowiązki można zlecić zatrudnionym w razie:

- konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii,

- szczególnych potrzeb pracodawcy.

Aby stwierdzić, czy doszło do przekroczenia norm czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym, należy najpierw ustalić właściwy dla niego wymiar czasu pracy (zgodnie z art. 130 kodeksu pracy). Później trzeba go porównać z faktyczną liczbą przepracowanych godzin według ewidencji czasu pracy. Firma przyjęła 2-miesięczny okres rozliczeniowy. Dla tego, który obejmuje marzec i kwiecień, wymiar wynosi 328 godzin, co wynika z poniższego obliczenia:

(40 godzin x 8, tj. liczba tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym) + (8 godz. x 3 dni pozostałe do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku) = 344 godz. – 8 godz., tj. poniedziałek wielkanocny przypadający 1 kwietnia, które to święto obniża wymiar = 336 godz.

Kolejny krok to sprawdzenie, które godziny wynikają z przekroczenia normy dobowej, a które średniotygodniowej. Jest to niezbędne do rozliczenia ewentualnej pracy ponadwymiarowej.

To, czy doszło do naruszenia normy średniotygodniowej, można co prawda ustalić dopiero po zakończeniu okresu rozliczeniowego. Jednak pracodawca zazwyczaj już wcześniej wie, kiedy się one pojawiły. Szczególnie jeśli praca odbywa się w podstawowym systemie czasu pracy – od poniedziałku do piątku, po 8 godzin. Wiadomo wówczas, że jeśli pracownik przyjdzie do pracy w sobotę, to podwyższy sobie liczbę godzin i ta nadwyżka będzie wynikała z normy średniotygodniowej, bo nadgodziny dobowe bez problemu można zidentyfikować.

Pracownik, który zamiast 336 godzin przepracował 345 godzin, ma 9 godzin nadliczbowych, które trzeba jakoś zrekompensować. Z tego 5 godzin to dobowe, a 4 średniotygodniowe. Czytelnik już teraz wie, że jeśli nie udzieli podwładnemu w innym terminie czasu wolnego w zamian za pracę ponad normę dobową i w jedną sobotę marca, to ogólnie czas pracy się nie zrówna z obowiązującym wymiarem w okresie rozliczeniowym i będzie musiał wypłacić dodatki.

Pieniądze albo czas

Pracę w godzinach nadliczbowych trzeba odpowiednio zrekompensować. Odbywa się to na dwa sposoby – albo pracownik odbiera czas wolny, albo musi dostać stosowne dodatki pieniężne, w wysokości 50 lub 100 proc. wynagrodzenia za każdą nadgodzinę, w zależności kiedy ona przypadała.

Oczywiście oprócz czasu wolnego lub dodatków za pracę nadliczbową przysługuje również normalne wynagrodzenie. Do niego pracownik zawsze ma prawo. Udzielenie czasu wolnego zastępuje tylko dodatek, natomiast nie rekompensuje w pełni pracy nadliczbowej.

W zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych pracodawca może udzielić czasu wolnego od pracy:

- na pisemny wniosek pracownika – wtedy czas wolny odpowiada ilości pracy nadliczbowej i zatrudniony może poprosić o jego udzielenie w wybranym terminie, oczywiście po uzgodnieniu z pracodawcą,

- bez wniosku zatrudnionego, a więc z inicjatywy pracodawcy – to przełożony udziela czasu wolnego od pracy, ale nie później niż do końca tego samego okresu rozliczeniowego i w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych; przy czym takie rozliczenie pracy nadliczbowej nie może spowodować obniżenia wynagrodzenia należnego pracownikowi za pełny miesięczny wymiar czasu pracy.

Innymi słowy, pracownik nie może doznać uszczerbku na pensji za miesiąc, w którym nie wypracował swojego wymiaru, ponieważ odebrał czas wolny udzielony przez pracodawcę. Ma prawo do pełnego wynagrodzenia także wtedy, gdy pracodawca nie udzieli czasu wolnego za nadgodziny do końca okresu rozliczeniowego, lecz później.

Inicjatywa przełożonego

Jeżeli to pracodawca chce udzielić czasu wolnego, to musi go wpleść jeszcze w ramy tego samego okresu rozliczeniowego, w którym pracownik wykonywał pracę nadliczbową. Dla czytelnika oznacza to, że za nadgodziny w marcu wolne musi oddać najpóźniej do końca kwietnia. Tak też czytelnik planuje, żeby zatrudniony nie przychodził do pracy zaraz po świętach Wielkiej Nocy.

Skoro w marcu było łącznie 9 godzin nadliczbowych, to czas wolny powinien być wyższy i wynosić 13,5 godziny (9 x 1,5 godziny). Zatem pracownik może sobie wziąć jeden cały dzień roboczy wolny, a następnego dnia np. wyjść do domu o 5,5 godziny wcześniej. Przy tym nie może stracić na wynagrodzeniu za kwiecień. Jak je w takim razie obliczyć?

O tym mówi § 5a rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (DzU nr 62, poz. 289 ze zm.).

Przy ustalaniu pensji za pełny miesięczny wymiar czasu pracy w przypadku określonym w art. 151

2

§ 2 k.p. – a więc wtedy, gdy czas wolny za nadgodziny nie powoduje obniżenia pensji – stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop, z tym że składniki ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy lub okres jej niewykonywania.

Oznacza to, że płacę oblicza się podobnie jak za tzw. urlop okolicznościowy, dwa dni opieki nad dzieckiem w wieku do 14 lat na podstawie art. 188 k.p., czy też inne płatne zwolnienia od pracy.

Podanie o odbiór

To pracodawca ostatecznie decyduje o sposobie rekompensaty godzin nadliczbowych. Może przyjąć podanie od pracownika i na jego prośbę udzielić mu godzin wolnych od pracy. Może też jednostronnie zdecydować o ich udzieleniu, nie uwzględniając zdania zatrudnionego. O ile jednak wniosek zatrudnionego zwalnia go z pilnowania, żeby wolnego udzielić w tym samym okresie rozliczeniowym, to już tak nie jest, gdy sam narzuca ten sposób rekompensaty i termin jego wykorzystania.

Gdyby to pracownik czytelnika wnioskował o czas wolny w kwietniu, to wymiar wolnego powinien odpowiadać liczbie godzin nadliczbowych (stosunek 1 : 1). Za 9 godzin nadliczbowych będzie więc 9 godzin wolnego. Co zaś do wynagrodzenia za kwiecień, to czas wolny może spowodować jego obniżenie adekwatnie do faktycznie przepracowanego czasu. Zamiast 168 godzin zatrudniony przepracuje 159 godzin i za tyle powinien otrzymać zapłatę.

Pracownik mniej by stracił, gdyby wziął wolne w tym samym miesiącu, w którym wypracował nadgodziny, czyli w marcu. Wówczas czas pracy by się zbilansował – liczba faktycznie przepracowanych godzin – 177 godz. (168 godz. + 9 godz.), liczba godzin odebranych w formie wolnego – 9. Wypracowałby więc 168 godzin, czyli tyle, ile trzeba. Stałe składniki wynagrodzenia nie uległyby pomniejszeniu.

Jak ustalić wysokość zarobków

Wynagrodzenie pracownika zależy od tego, czy wolne wykorzysta w kwietniu, czy jeszcze w marcu oraz od tego, czy o jego udzielenie wystąpi sam, czy taką formę rekompensaty nadgodzin narzuci mu przełożony.

WARIANT I – narzucone wolne w kwietniu

Zakładając, że to pracodawca zdecydował o udzieleniu wolnego, ale dopiero w kwietniu, należy postępować następująco.

Wynagrodzenie pracownika czytelnika składa się zarówno ze stałych miesięcznych części (zasadnicze + dodatek), jak i zmiennych (premia regulaminowa). Żeby zobrazować prawidłowość obliczeń pensji za kwiecień, musimy założyć wysokość premii za ten miesiąc – np. 300 zł. Jest to konieczne, ponieważ w tym przypadku nie należy liczyć średniej zmiennych składników z trzech ostatnich miesięcy, lecz przyjąć stawkę z miesiąca bieżącego, w którym był czas wolny za nadgodziny.

Wymiar czasu w kwietniu wynosi 168 godzin, z czego 13,5 to nieprzepracowane, ale płatne. Wysokość kwietniowej premii trzeba podzielić przez liczbę godzin faktycznie przepracowanych, pomniejszając obowiązujący wymiar o czas wolny:

168 godz. - 13,5 godz. = 154,5 godziny

300 zł : 154,5 godziny = 1,94 zł

1,94 zł x 13,5 godz. = 26,19 zł – wynagrodzenie zmienne za czas wolny udzielony w kwietniu.

Godziny można tu też przeliczyć na minuty, żeby uzyskać stawkę godzinową. Wynik będzie taki sam:

154 godziny i 30 minut to łącznie 9270 minut, czyli:

300 zł : 9270 minut x 60 minut = 1,94 zł/godz.

Za kwiecień pracownikowi przysługuje jeszcze wynagrodzenie zasadnicze oraz dodatek (bez dodatkowych rachunków), czyli łącznie 4076,19 zł (3500 zł + 250 zł + 300 zł + 26,19 zł).

Z kolei za marzec ma on prawo do płacy za pracę w podstawowym wymiarze (tj. 168 godzin) oraz normalnego wynagrodzenie za pracę ponad normy czasowe (za 9 godzin). Obliczmy je zakładając, że do normalnego wynagrodzenia wchodzi zasadnicza pensja oraz dodatek motywacyjny oraz premia regulaminowa – ale taka, która nie jest wynikowa (zadaniowa, prowizyjna) i nie przysługuje za zadania wykonane w czasie nadliczbowym.

Chodzi bowiem o to, żeby podwójnie nie płacić – raz przez odpowiednio wyższą premię wypracowaną w czasie nadliczbowym i drugi raz przez uwzględnienie premii w normalnym wynagrodzeniu. Premia za marzec wyniosła 284 zł. Normalne wynagrodzenie wynosi:

(3500 zł + 250 zł + 284 zł) : 168 godzin (wymiar czasu pracy w marcu) = 24,01 zł – wynagrodzenie za godzinę pracy

24,01 zł x 9 godzin = 216,09 zł

Za marzec pracownikowi przysługiwało łącznie 4250,09 zł (3500 zł + 250 zł + 284 zł + 216,09 zł).

Wariant II – narzucone wolne w marcu

Gdyby pracodawca dał pracownikowi wolne w tym samym miesiącu, kiedy wystąpiły nadgodziny (w marcu), to za marzec musiałby mu zapłacić:

- wynagrodzenie za pracę za pełny miesięczny wymiar, tj. za 168 godzin (mimo że faktycznie pracownik przepracował 163,5 godziny, tj. 168 godz. + 9 godz. – 13,5 godz.)

- normalne wynagrodzenie za 9 godz. nadliczbowych.

Wówczas dostałby stałe składniki w pełnych wysokościach, tj. 3750 zł oraz premię marcową i wynagrodzenie obliczone jak wyżej za kwiecień, czyli niejako uzupełniające zmienny składnik. Oprócz tego normalne wynagrodzenie za 9 nadgodzin, również obliczone jak pokazano wyżej, tyle że z uwzględnieniem premii marcowej i marcowego wymiaru czasu pracy.

Wariant III – odbiór na wniosek w kwietniu

Gdyby czas wolny za marcowe nadgodziny pracownik wykorzystał na swój wniosek w kwietniu, za ten miesiąc jego wynagrodzenie trzeba byłoby obliczyć następująco:

3750 zł (składniki stałe) : 168 godz. (wymiar czasu pracy w kwietniu) = 22,32 zł

22,32 zł x 9 godz. = 200,88 zł – kwota zmniejszenia za czas wolny

3750 zł – 200,88 zł = 3549,12 zł

Do tego przysługiwałaby mu premia, ale za faktycznie przepracowany czas, bez dopełniania.

Wariant IV – odbiór na wniosek w marcu

Gdyby pracownik wybrał na swój wniosek wolne za nadgodziny jeszcze w marcu, wypracowałby tyle, ile obowiązujący go wymiar czasu pracy. Jego stałe składniki płacy nie uległyby więc zmianie, tzn. otrzymałby 3750 zł z tytułu stałych składników oraz premię za marzec, ale za faktycznie przepracowany czas, bez obliczania wynagrodzenia jak za urlop wypoczynkowy.