Rezygnacja z funduszu socjalnego w prywatnym zakładzie pracy

Jedną z obowiązkowych pozycji kosztowych w większości zakładów pracy są wydatki związane z zakładowym funduszem świadczeń socjalnych (zfśs) lub ze świadczeniami urlopowymi. W obecnym stanie prawnym to, ile pieniędzy musi wyasygnować na socjalne wspieranie podwładnych podmiot zobligowany do tworzenia zfśs, zależy od:

- przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w jego drugim półroczu, w zależności od tego, która wartość była wyższa,

- charakteru pracy podwładnych oraz

- przeciętnej planowanej liczby zatrudnionych osób w danym roku kalendarzowym skorygowanej w końcówce roku do faktycznego średniego stanu zatrudnienia.

Tegoroczne odpisy

Podstawę naliczania odpisu na fundusz socjalny stanowi kwota przeciętnej miesięcznej płacy w gospodarce narodowej, którą ogłasza Prezes Głównego Urzędu Statystycznego – nie później niż do 20 lutego każdego roku. Ustawodawca przewidział, że konkretna kwota odpisu stanowi określony procent wynagrodzenia przeciętnego.

W 2013 r. wysokość odpisów kształtuje się na tym samym poziomie, co w ubiegłym roku oraz dwa lata temu. Tak wynika z art. 5b ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 2012 r., poz. 592 ze zm.; dalej ustawa o zfśs), który został dodany na mocy art. 1 ustawy z 7 grudnia 2012 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z realizacją ustawy budżetowej (DzU z 2012 r., poz. 1456).

Uwzględniając przywołane regulacje, w 2013 r., podobnie jak w 2011 i 2012 r., odpisy socjalne wylicza się od kwoty 2917,14 zł, wynikającej z obwieszczenia Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z 18 lutego 2011 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2010 r. i w drugim półroczu 2010 r. (MP nr 15, poz. 156).

Rezygnacja z zfśs

Zakłady pracy, po zastosowaniu odpowiedniej procedury, mogą zrezygnować z wydatkowania pieniędzy na działalność socjalną lub na świadczenia urlopowe. Dotyczy to jednak tylko podmiotów prywatnych. Te, które zatrudniają co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mają prawo to uczynić w każdym momencie.

Przedsiębiorstwa z mniejszym stanem zatrudnienia decyzję w tym zakresie muszą podjąć i zakomunikować podwładnym do końca stycznia danego roku. Tak wynika z art. 3 ust. 3a-3b oraz art. 4 ustawy o zfśs.

To, jakie czynności należy wykonać, aby wspomniana rezygnacja doszła do skutku, zależy od liczby zatrudnionych osób oraz od rodzajów funkcjonujących w firmie aktów wewnątrzzakładowych.

Załoga poniżej 20 osób

Przedsiębiorstwa, w których:

- 1 stycznia danego roku pracuje mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty,

- nie wprowadzono układu zbiorowego pracy ani regulaminu wynagradzania,

o rezygnacji z tworzenia funduszu (i niewypłacaniu świadczenia urlopowego):

- decydują samodzielnie (bez konieczności uzyskiwania przyzwolenia ze strony personelu ani jego przedstawicielstwa);

- muszą poinformować swoich pracowników do 31 stycznia danego roku.

Rzeczona rezygnacja może się odnosić tylko do danego roku kalendarzowego. Zatem w zależności od potrzeby, pracodawca powinien o niej powiadamiać załogę w kolejnych latach (każdorazowo nie później niż do końca stycznia).

Decyzję w sprawie nietworzenia zfśs i niewypłacania świadczenia urlopowego trzeba podać do wiadomości podwładnych w sposób przyjęty w danym zakładzie. Można tu więc skorzystać z wszelkich metod komunikacji, które umożliwią zatrudnionym zapoznanie się ze skierowaną do nich informacją. Spośród tych najbardziej popularnych można wymienić:

- ogłoszenie przez radiowęzeł,

- pismo kierowane imiennie do poszczególnych pracowników,

- poczta elektroniczna,

- intranet,

- wywieszenie na tablicy ogłoszeń,

- udostępnienie treści nowych regulacji do wglądu, np. w dziale personalnym, za pisemnym potwierdzeniem,

- ulotki.

Treść informacji o rezygnacji, o której mowa powyżej, musi być zrozumiała i klarowna, tak by jej odbiorcy mieli pełną świadomość czego dotyczy.

Informacja o rezygnacji z wypłaty świadczenia urlopowego może przykładowo przyjąć następującą formę.

Spóźnienie niewskazane

W piśmiennictwie wciąż można spotkać się z wątpliwościami co do skutków przekazania przez zakład zatrudniający mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty informacji o nietworzeniu zfśs oraz niewypłacaniu świadczeń urlopowych po 31 stycznia. W świetle wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 1 marca 2007 r. (I OSK 814/06), w takiej sytuacji pracodawcy grozi co prawda grzywna nakładana na podstawie art. 12a ustawy o zfśs, jednak mimo spóźnienia zakład skutecznie uwalnia się od przymusu ponoszenia kosztów świadczeń urlopowych czy naliczania odpisów za dany rok.

Odmienny pogląd w tej sprawie prezentuje Państwowa Inspekcja Pracy, która twierdzi, że niepoinformowanie o rezygnacji z wypłaty świadczeń urlopowych i z tworzenia zfśs w terminie do końca stycznia, skutkuje po stronie pracodawcy koniecznością wypłacania świadczenia lub naliczania odpisów na fundusz socjalny w danym roku. W przeciwnym razie, w przypadku kontroli inspekcji pracy, firma może otrzymać mandat lub w postępowaniu przed sądem grodzkim karę grzywny.

Wydaje się jednak, że zdecydowanie bezpieczniej jest stosować się do wytycznych PIP i bezwzględnie przestrzegać granicznej daty, jaką jest 31 stycznia danego roku.

Układ lub regulamin zmienia termin

Pracodawcy prywatni, których załoga według stanu na 1 stycznia danego roku liczy co najmniej 20 pracowników (po przeliczeniu na pełne etaty), mają prawo podjąć decyzję o nietworzeniu funduszu w każdym momencie roku.

Rezygnacja (czasowa bądź bezterminowa) z zfśs powinna nastąpić w ich przypadku przez zmodyfikowanie aktów prawa zakładowego (układu zbiorowego bądź regulaminu wynagradzania). Musi to być jednak uzgodnione z zakładowymi organizacjami związkowymi, a gdy one nie działają, z pracownikami wybranymi przez załogę do reprezentowania jej interesów. Bez tego rezygnacji nie wolno przeprowadzić.