Coraz popularniejsze staje się motywowanie pracowników do lepszej pracy i lojalności wobec firmy, poprzez finansowanie lub dofinansowanie różnego rodzaju świadczeń na ich rzecz. Jednym z takich świadczeń są posiłki dowożone przez firmy cateringowe do zakładu pracy. Zdarza się też, że zewnętrzna firma cateringowa obsługuje stołówkę, w której żywią się pracownicy.

Czy jednak takie świadczenia nie są dla pracownika opodatkowanym przychodem?

Posiłki profilaktyczne

Co do zasady pracodawca nie ma obowiązku finansowania, częściowego lub w całości, posiłków pracownikom. Wyjątkiem są tzw. posiłki profilaktyczne. Obowiązek zapewnienia ich pracownikom wynika wprost z przepisów prawa pracy. Wskazują one, że pracodawca zobowiązany jest do zapewnienia odpowiednich posiłków pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych.

Wydanie tych posiłków pracownikom nie będzie rodzić przychodu pracowników podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Przepisy ustawy o PIT wskazują bowiem wprost, że jeśli obowiązek zapewnienia pracownikowi określonego świadczenia wynika z odrębnych przepisów, to świadczenia rzeczowe i ich ekwiwalenty są wolne od podatku.

Dobrowolny poczęstunek

Odmienna sytuacja wystąpi, gdy pracodawca będzie finansować posiłki pracownikom, pomimo braku takiego obowiązku. Będzie to więc świadczenie dobrowolne, które jest przychodem ze stosunku pracy.

Wynika to z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT. Zasadą jest bowiem, że każde przekazane pracownikowi świadczenie w ramach stosunku pracy jest opodatkowane jako dochód ze stosunku pracy. Wartość otrzymanego przez pracownika dofinansowania powinna zatem zostać doliczona do przychodu pracownika ze stosunku pracy i opodatkowana podatkiem dochodowym od osób fizycznych na zasadach ogólnych. Przychodem tym będzie cena sfinansowanego przez pracodawcę posiłku.

Jeżeli świadczenie jest częściowo odpłatne, to przychodem pracownika jest różnica pomiędzy ceną posiłku zapłaconą przez pracodawcę a odpłatnością ponoszoną przez pracownika. Pracodawca, ustalając kwotę przychodu pracownika, powinien zatem wziąć pod uwagę cenę, za jaką posiłek został kupiony, a następnie od tej kwoty odjąć kwotę uiszczoną przez pracownika. Różnica pomiędzy tymi kwotami to przychód pracownika.

Co z kosztami pracodawcy

Pracodawca, który finansuje posiłki swoim pracownikom, uprawniony jest do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków z tego tytułu. Świadczenia na rzecz pracowników mają bowiem wpływ na jego przychód – w założeniu pracownik korzystający z finansowania w sposób bardziej efektywny wykorzystuje czas pracy, co wpływa na jego wydajność. Dofinansowanie posiłków dla pracowników jest więc formą bonusu, który ma na celu lepsze zmotywowanie pracownika.

Stanowisko to znajduje potwierdzenie w interpretacjach podatkowych. Przykładem jest odpowiedź Izby Skarbowej w Katowicach z 4 stycznia 2012 r. (IBPBI/2/ 423-1195/11/MS). Wskazała ona, że „ponoszone przez Spółkę ze środków obrotowych wydatki na rzecz pracowników w postaci dofinansowania posiłków, spożywanych w siedzibie Spółki, jako wydatki niewymienione w tzw. negatywnym katalogu kosztów (…) mogą stanowić koszty uzyskania przychodów”.

Należy również wskazać, że w przypadku obciążenia pracowników częścią kosztów związanych z nabyciem usługi cateringowej dla pracodawcy będzie powstawał przychód z tego tytułu.

Finansowanie posiłków z ZFŚS

Inaczej będą się kształtowały konsekwencje podatkowe finansowania posiłków w sytuacji, gdy będzie się ono odbywało ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Ze środków ZFŚS mogą być finansowane jedynie te rodzaje działalności socjalnej, które są objęte ustawową definicją działalności socjalnej uregulowaną w art. 2 pkt 1  ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn.  DzU z 2012 r., poz. 592 ze zm., dalej jako „ustawa o ZFŚS”).

Z kolei art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS stanowi, że przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do skorzystania z ZFŚS. Przyznanie wskazanych wyżej świadczeń z ZFŚS musi być zatem uzależnione od kryteriów socjalnych – łącznie rozpatrywanej sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej. Świadczenia te nie mogą w żadnym razie być traktowane jako jednolita forma pomocy dla wszystkich pracowników.

Stanowisko to znajduje potwierdzenie w orzecznictwie sądowym. Przykładem jest wyrok Sądu Najwyższego z 20 sierpnia 2001 r. (I PKN 579/00). Sąd wskazał w nim, że przyznawanie świadczeń z ZFŚS powinno się odbywać według kryterium socjalnego, to jest uzależniającego przyznawanie ulgowych usług i świadczeń wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu.

Dlatego też dofinansowanie posiłków wszystkim pracownikom w takiej samej wysokości, bez uwzględnienia kryteriów socjalnych nie powinno być finansowane przez pracodawcę ze środków ZFŚS, lecz raczej ze środków obrotowych. W sytuacji gdyby jednak pracodawca chciał posłużyć się w tym celu środkami zgromadzonymi na rachunku ZFŚS, to może on rozważyć przyznanie dofinansowania posiłków pracownikom na różnych zasadach, tj. uwzględniając kryterium socjalne.

Przykład

Pracodawca może zróżnicować wysokość dofinansowania do posiłków, uwzględniając wysokość dochodu uzyskiwanego przez pracownika. W ten sposób pracownicy zarabiający najmniej uzyskają większe dofinansowanie
niż pracownicy zarabiający najwięcej.

Szczegółowe zasady korzystania z dofinansowania ze środków ZFŚS powinny zostać opisane w stosownym regulaminie wewnętrznym.

Limit zwolnienia

Jeśli pracodawca sfinansuje pracownikom wyżywienie ze środków ZFŚS, uzależniając kwotę dofinansowania do posiłków od kryterium socjalnego, przychód pracowników będzie zwolniony z opodatkowania do kwoty 380 zł w roku podatkowym. Od nadwyżki ponad ten limit powinien zostać naliczony podatek. Stanowisko to znajduje uzasadnienie w interpretacjach podatkowych, np. w odpowiedzi Izby Skarbowej w Warszawie z 17 maja 2011 r. (IPPB4/415-186/11-2/JS).

Wyjaśniła ona, że „wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych są określone w regulaminie świadczeń socjalnych i sfinansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych rzeczowe i pieniężne świadczenia pracodawcy związane z finansowaniem działalności socjalnej, w tym również dotyczące wypoczynku (także wycieczki) – o łącznej wartości nieprzekraczającej 380 zł w skali roku podatkowego”.

Podobnie wypowiedziała się również Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 14 stycznia 2011 r.  (nr IBPBII/1/415-920/ 10/ŚS).

Jeśli posiłki będą finansowane ze środków ZFŚS, to poniesione przez pracodawcę wydatki nie będą kosztem uzyskania przychodu. Kosztem są bowiem odpisy dokonywane przez niego na ZFŚS. Jednocześnie w sytuacji częściowego zwrotu kosztów uzyskanego od pracownika dla pracodawcy nie powstanie przychód z tego tytułu, gdyż dokonany przez pracownika zwrot kosztów zasili środki funduszu.

Wydatkowanie środków z ZFŚS niezgodne z kryterium socjalnym może rodzić potencjalne ryzyko wyłączenia z kosztów tej części odpisu na ZFŚS, która została wydatkowana niezgodnie z kryterium socjalnym.

Czy trzeba

odprowadzać VAT

Przepisy ustawy o VAT wskazują, że nieodpłatne świadczenie usług na cele osobiste pracowników należy traktować jako odpłatne świadczenie usług. W konsekwencji świadczenie takie podlega opodatkowaniu VAT.

Opodatkowanie VAT uzależnione jest zatem od tego, czy dane świadczenie służyć będzie celom osobistym pracowników, czy też może realizowane jest w interesie pracodawcy. Przy rozstrzyganiu tej kwestii z pomocą może przyjść orzeczenie Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości z 11 grudnia 2008 r. w sprawie Danfoss A/S, Astra Zeneca A/S przeciwko Skatteministeriet (C-371/07).

Trybunał podkreślił w nim, że zwykle do pracownika należy wybór rodzaju, dokładnego czasu i miejsca spożywania posiłku. Z tego względu, co do zasady, celem wydawania posiłków jest zaspokojenie ich potrzeb prywatnych. W wyroku zwrócono jednak uwagę, że w szczególnych okolicznościach potrzeby danego przedsiębiorstwa mogą wymagać, by sam pracodawca zapewniał posiłki pracownikom (np. w celu usprawnienia pracy).

Na tej podstawie ETS uznał, że w szczególnych okolicznościach zapewnianie posiłków przez pracodawcę swym pracownikom nie służy zaspokajaniu potrzeb tych ostatnich i nie jest dokonywane w celach innych niż związane z działalnością przedsiębiorstwa. Korzyść osobista pracownika ma wówczas charakter uboczny względem potrzeb pracodawcy.

Komentuje Łukasz Chłon manager w Dziale Doradztwa Podatkowego ECA Auxilium

Gdyby pracodawca nie był w stanie ustalić, w jakim zakresie poszczególni pracownicy korzystają ze stołówki pracowniczej, to zaliczenie ponoszonych przez niego wydatków z tytułu zapewnienia cateringu w poczet kosztów uzyskania przychodu mogłoby być kwestionowane przez organy podatkowe.

Podatnik powinien bowiem mieć możliwość wykazania, że ponoszone przez niego wydatki faktycznie pozostają w związku z prowadzoną działalnością i uzyskiwanymi przychodami, a jednocześnie nie są wyłączone z katalogu kosztów uzyskania przychodu jako np. wydatki o charakterze reprezentacyjnym.

Brak danych lub dokumentów potwierdzających komu wydawane są posiłki, automatycznie naraziłby więc pracodawcę na ryzyko sporu z organami podatkowymi.

—Edyta Łukowska konsultantka w Dziale Doradztwa Podatkowego ECA Auxilium