Pierwsza grupa to składniki pensji przysługujące w stałej stawce miesięcznej, które określamy dwojako:

- w konkretnej kwocie miesięcznej, np. 3000 zł miesięcznie brutto,

- jednakowym procentem od podstawy w stałej kwocie miesięcznej, np. 20 proc. od wynagrodzenia zasadniczego 2100 zł; w ten sposób często strony określają dodatki do wynagrodzenia podstawowego, m.in. stażowy, motywacyjny, za znajomość języków oraz premie.

Składniki w stałej stawce miesięcznej uwzględniamy w pensji za urlop w kwocie należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu wypoczynkowego, bez żadnych przeliczeń.

Inaczej jest przy zmiennych składnikach przysługujących za okresy nie dłuższe niż miesiąc, co do których nie wiadomo z góry, jaką kwotę pracownik otrzyma w danym miesiącu.

Należą do nich stawki godzinowe, dzienne, tygodniowe, akordowe, prowizyjne czy zadaniowe, wynagrodzenie normalne i dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych, dodatki nocne oraz składniki wskazane widełkowo, np. od 10 do 50 proc. pensji podstawowej. Do podstawy wymiaru wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy przyjmujemy je w łącznej kwocie, jakie  zatrudniony otrzymał w ciągu trzech miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.

Okres, z którego liczona jest ta średnia, może zostać wydłużony do 12 miesięcy, jeśli składniki ulegają znacznym wahaniom. Można więc liczyć przeciętną ich wysokość np. z pięciu, sześciu czy dziesięciu miesięcy, byle nie przekroczyć 12 miesięcy.

Składniki za okresy dłuższe niż miesiąc – zarówno te w stałej stawce miesięcznej, jak i ruchome (np. premie kwartalne, roczne) – pomijamy przy szacowaniu wynagrodzenia za urlop. Wypłacane są one bowiem w normalnych terminach wypłaty. Przy ich realizacji urlop wypoczynkowy trzeba traktować jak okres czynnej pracy.

Wyróżniamy jeszcze składniki nieregularne, czyli wypłaty periodyczne, ale za okresy niejednakowej długości. Stad nie sposób wskazać, za jakie okresy przysługują.

Chodzi o takie składniki, jak np. premia dla biegłego rewidenta za zakończenie kolejnego etapu badania prawidłowości bilansu (nie wiadomo przy tym, kiedy ten etap upłynie) czy prowizja dla przedstawiciela handlowego uiszczana w ciągu 14 dni od uregulowania faktury przez kontrahenta. Rozporządzenie urlopowe nie precyzje, jak wliczać nieregularne składniki do podstawy wymiaru wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy. Wedle wyroku SN z 22 września 2000 r. (I PKN 33/00; OSNP 2002/8/182) należy postępować następująco:

a) Sprawdzić składniki nieregularne wypłacone w ciągu 12 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia wypoczynku.

b) Jeśli przeważają okresy wypłaty nie dłuższe niż miesiąc, nieregularne składniki wliczamy do podstawy wymiaru wynagrodzenia za urlop tak jak składniki za okresy nie dłuższe niż miesiąc (w łącznej wysokości wypłaconej w ciągu trzech miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia wypoczynku).

c) Gdy więcej było okresów dłuższych niż miesięczne, nieregularne składniki traktujemy jak zmienne za okresy dłuższe niż miesiąc (wyłączamy je z podstawy wymiaru wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy).

Przykład 1

Pan Edward, etatowy handlowiec, otrzymuje wyłącznie wynagrodzenie prowizyjne. W maju 2012 r. wziął siedem dni urlopu wypoczynkowego, podczas którego powinien przepracować 56 godzin. W kwietniu dostał 6300 zł wynagrodzenia, w marcu 5700 zł, a w lutym 6000 zł. W tych miesiącach przepracował łącznie 486 godzin. Płacę za wypoczynek liczymy następująco:

 

Obok wynagrodzenia urlopowego za maj pan Edward powinien dostać wynagrodzenie prowizyjne wynikające z efektów jego pracy w tym miesiącu.

Przykład 2

Pan Cezary pracownik jest etatowym przedstawicielem handlowym.

Otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze 2500 zł brutto oraz prowizję stanowiącą odpowiedni procent zysku przypadającego na kontrakt podpisany przez niego z klientem firmy, płatną w ciągu 14 dni od opłacenia faktury przez tego ostatniego. Pan Cezary wziął dziesięć dni urlopu wypoczynkowego w maju 2012 r.

Weryfikujemy składnik nieregularny (prowizję) wypłaconą od maja 2011 r. do kwietnia 2012 r. Siedem razy wystąpiły odstępy jego wypłaty nie dłuższe niż miesiąc, a cztery razy – dłuższe niż miesiąc.

Oznacza to, że prowizję traktujemy jak składnik zmienny za okresy nie dłuższe niż miesiąc, przyjmując do podstawy wymiaru pensji za urlop w łącznej kwocie uiszczonej w ciągu 3/12 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia wypoczynku.

Dalsze obliczenia

Do podstawy wymiaru płacy urlopowej wchodzą wyłącznie ruchome składniki pensji za okresy nie dłuższe niż miesiąc przyjęte w opisany sposób. Taka konstrukcja podstawy wymiaru (z miesięcy przypadających przed miesiącem rozpoczęcia wolnego) jest wygodna i nie wymaga ponownego przeliczania podstawy urlopowej w razie wypoczynku  przypadającego na przełomie dwóch miesięcy .

Przykład 3

Pan Michał, pracownik, zarabia 3000 zł wynagrodzenia zasadniczego oraz zmienne premie miesięczne od 10 do 30 proc. pensji zasadniczej.

W kwietniu 2012 r. był na dziesięciodniowym urlopie wypoczynkowym, podczas którego przepracowałby 80 godzin. Cały luty 2012 r. korzystał ze zwolnienia lekarskiego. Podstawę wymiaru płacy za urlop należałoby ustalić na podstawie zsumowanych premii, jakie dostał w marcu, lutym i styczniu br. Jednak w zamian za „pusty” luty należy przyjąć grudzień 2011 r.

W miesiącach tych przepracował razem 506 godzin i uzyskał premie:

- w marcu 2012 r. – w wysokości 15 proc. pensji zasadniczej, czyli 450 zł (3000 zł x 15 proc.),

- w lutym 2012 r. – w wysokości 22 proc. pensji zasadniczej, czyli 660 zł (3000 zł x 22 proc.),

- w grudniu 2011 r. – w wysokości 18 proc. pensji zasadniczej, czyli 540 zł (3000 zł x 18 proc.).

Obliczając wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, uzyskujemy po kolei:W kwietniu 2012 r. pan Michał powinien otrzymać 3000 zł wynagrodzenia zasadniczego (bez przeliczeń), 260,80 zł pensji za urlop wypoczynkowy ze zmiennych składników i premię za czas przepracowany w tym miesiącu – pod warunkiem że spełnił kryteria do jej nabycia.

Przykład 4

Pani Dagmara, zatrudniona w równoważnym systemie czasu pracy, otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze 11 zł za godzinę roboczą oraz miesięczne premie w wysokości 10 proc. pensji zasadniczej. W maju 2012 r. wzięła pięć dni urlopu wypoczynkowego, w trakcie którego przepracowałaby 42 godziny. Firma wypłaca wynagrodzenia za dany miesiąc do końca tego miesiąca.

W tym wypadku nie ma potrzeby przyjmowania do podstawy wymiaru płacy za urlop godzinowych stawek pensji zasadniczej i premii w łącznej kwocie uregulowanej kobiecie w ciągu 3 (lub większej liczby) wcześniejszych miesięcy, ponieważ możemy bezpośrednio zastosować zasadę, że zapłata za wypoczynek ma odzwierciedlać płacę za pracę. Godzinową stawkę wynagrodzenia zasadniczego należy po prostu pomnożyć przez liczbę godzin roboczych przypadających podczas urlopu, dodać wynikającą z nich premię. Wynik tych obliczeń to pobory za wypoczynek.

Wynagrodzenie za urlop liczymy tak:

- płaca urlopowa ze stawek godzinowych 11 zł/godz. x 42 godz. = 462 zł

- płaca urlopowa ze zmiennych premii miesięcznych 462 zł x 10 proc.= 46,20 zł

- finalna płaca za urlop wypoczynkowy 462 zł + 46,20 zł = 508,20 zł

Oczywiście – oprócz wskazanej pensji za urlop – pracownica musi dostać za ten miesiąc wynagrodzenie zasadnicze i premię za czas przepracowany, o ile spełni przesłanki jej nabycia.

Służby finansowe firm mają problemy z oszacowaniem podstawy wymiaru wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy, jeśli w okresie przyjmowanym do podstawy wymiaru zatrudniony chorował. Sposób rozliczeń zależy wówczas od długości niedyspozycji zdrowotnej.

Choroba lub inna absencja

Jeżeli przez cały okres uwzględniany w podstawie wymiaru płacy za urlop lub przez czas krótszy, ale obejmujący pełny miesiąc kalendarzowy (lub miesiące kalendarzowe), pracownikowi nie przysługiwały składniki zmienne za okresy nie dłuższe niż miesiąc, uwzględniamy najbliższe poprzednie miesiące, kiedy otrzymał te składniki.

Powyższą zasadę stosujemy np. w sytuacji, gdy przez cały miesiąc kalendarzowy lub przez całe miesiące kalendarzowe spośród przyjmowanych do podstawy wymiaru wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy pracownik:

- chorował,

- pozostawał na urlopie wychowawczym albo bezpłatnym,

- był nieobecny w pracy z przyczyn nieusprawiedliwionych >patrz przykład 3.

Zdarza się, że podczas któregoś z miesięcy wliczanych do podstawy wymiary wynagrodzenia za urlop pracownik tylko przez kilka dni albo przez okres krótszy niż miesiąc był niedysponowany zdrowotnie, na urlopie bezpłatnym albo wychowawczym bądź też był nieobecny z przyczyn nieusprawiedliwionych.

Taki miesiąc trzeba brać pod uwagę w obliczeniach pensji za urlop wypoczynkowy. Wypłaconych w jego trakcie składników zmiennych za okresy nie dłuższe niż miesiąc nie należy uzupełniać w żaden sposób.

Pracownik na tym jednak nie traci, gdyż podstawę wymiaru pensji za urlop trzeba podzielić przez liczbę godzin, które faktycznie przepracował w ciągu tych 3/12 miesięcy.

Przykład 5

Pani Zofia, etatowa szwaczka, otrzymuje wyłącznie wynagrodzenie akordowe. W maju 2012 r. przebywała przez 10 dni na urlopie wypoczynkowym, podczas którego powinna przepracować 80 godzin.

W kwietniu uzyskała 3800 zł akordu brutto, w marcu 4000 zł brutto, a w lutym tylko 2600 zł, ponieważ od 1 do 9 lutego była na urlopie bezpłatnym (powinna wtedy przepracować 56 godzin).

Mimo to podstawę wymiaru wynagrodzenia za urlop stanowi łączna kwota akordu uiszczonego w tych trzech miesiącach, kiedy to przepracowała rzeczywiście 424 godziny.

 

Za maj pani Zofia powinna otrzymać 1962,40 zł wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy i akord za czas przepracowany wynikający z efektów jej pracy.

Podwyżka lub obniżka

Często w okresie przyjmowanym do podstawy wymiaru wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy następują zmiany:

- w strukturze zmiennych składników wynagrodzenia za okresy nie dłuższe niż miesiąc, np. modyfikacja premii procentowej w prowizyjną, likwidacja dodatków stażowych,

- w wysokości takich składników; np. podniesienie stawki akordowej z 5 na 6 zł za uszytą sukienkę, stawki godzinowej z 10 do 11 zł za roboczą godzinę.

Podstawę wymiaru płacy urlopowej ustalamy wówczas na nowo – z uwzględnieniem tych przekształceń, pod warunkiem że weszły one w życie przed rozpoczęciem wypoczynku lub najpóźniej w miesiącu jego wykorzystywania.

Przykład 6

Pan Antoni jest opłacany w systemie akordowym według stawki 7 zł za zrobione krzesło. Z powodu trudnej sytuacji ekonomicznej zakład zmniejszył od 1 kwietnia 2012 r. stawki akordowe o 0,5 zł. W maju 2011 r. mężczyzna był przez 12 dni na urlopie wypoczynkowym (powinien w tym czasie przepracować 96 godzin).

W bieżącym roku zrobił on 500 krzeseł w kwietniu, 530 w marcu i 522 w lutym. W ciągu tych trzech miesięcy faktycznie przepracował 500 godzin. W związku z tym, że obniżona stawka akordowa zaczęła obowiązywać przed rozpoczęciem urlopu wypoczynkowego, podstawę wymiaru pensji za urlop szacujemy już na podstawie stawki 6,50 zł za krzesło.

Obliczenie podstawy wymiaru wygląda tak:

- wynagrodzenie wypłacone w kwietniu 500 krzeseł x 6,50 zł = 3250 zł,

- wynagrodzenie wypłacone w marcu 530 krzeseł x 6,50 zł = 3445 zł,

- wynagrodzenie wypłacone w lutym 522 krzesła x 6,50 zł = 3393 zł,

- podstawa wymiaru pensji za wypoczynek 10 088 zł,

- godzinowa stawka pensji za wypoczynek 10 088 zł : 500 godz. = 20,18 zł

- finalna pensja za wypoczynek 20,18 zł x 96 godz. = 1937,28 zł

Oprócz tego pracownik powinien uzyskać za maj 2012 r. wynagrodzenie akordowe za czas rzeczywiście przepracowany w tym miesiącu.

Bywa, że podwładny przed urlopem pracował krócej niż wymagane 3 lub 12 miesięcy, z których wynagrodzenie jest brane do podstawy wymiaru pensji urlopowej. W takiej sy-tuacji podstawę tę trzeba li-czyć przy uwzględnieniu wynagrodzenia wypłaconego za czas faktycznie przepracowany przez tę osobę w okresie, z którego jest liczona podstawa wymiaru.