Jak i kiedy pracownik pokrywa wyrządzone pracodawcy straty

- Pracownica naszego salonu kosmetycznego nie domknęła lodówki z preparatami do maseczek. Z tego powodu utraciły one swoje właściwości i nie można już ich użyć do zabiegów. Pracownica tłumaczy, że zrobiła to niechcący. Jej uwagę rozproszył dzwoniący telefon i po odłożeniu słuchawki pospieszyła do oczekującej klientki. Podliczyliśmy straty w wartości zepsutych składników; jest to ok. 5000 zł. Chcemy nimi obciążyć zatrudnioną.

Jak obliczyć taką rekompensatę? Pracownica ma pensję stałą zasadniczą 1800 zł oraz 10 proc. prowizji od wykonanych w miesiącu zabiegów. Czy pracownica powinna zapłacić za całą szkodę, czy jest jakaś kwota graniczna?

– pyta czytelnik.

Z opisu wynika, że pracownica nie działała umyślnie. Można ją zobowiązać do pokrycia rzeczywistej straty, jaką poniósł pracodawca, ale nie może to być więcej niż trzykrotność jej wynagrodzenia. Takie wynagrodzenie należy obliczać według zasad stosowanych przy ustalaniu podstawy ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy.

Wina i szkoda

Jednym z pracowniczych obowiązków jest wykonywanie pracy sumiennie i starannie, a w szczególności dbanie o dobro zakładu pracy i chronienie jego mienia. Tak wynika z art. 100 kodeksu pracy.

Nie zawsze się to udaje. Przez nieuwagę, roztargnienie czy niedbalstwo pracownik może doprowadzić do powstania szkody w zakładowym mieniu, gdy zniszczy narzędzie, uszkodzi służbowy samochód, błędnie wyda z magazynu towar itp. Za skutki swojego zachowania bądź też zaniechania działania ponosi odpowiedzialność materialną za wyrządzoną szkodę lub mienie powierzone z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się.

Pracownik, który wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków ze swej winy wyrządził pracodawcy szkodę, ponosi odpowiedzialność materialną według zasad określonych w przepisach rozdziału I działu V kodeksu pracy (art. 114 k.p.). Zatem jego odpowiedzialność opiera się na czynie przez niego zawinionym.

Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 11 maja 1977 r. (sygn. akt IV PR 109/77): „Zgodnie z art. 114 i 115 k.p. pracownik ponosi odpowiedzialność za szkodę poniesioną przez pracodawcę tylko w razie zawinionego niewykonania obowiązków pracowniczych, pozostającego w związku przyczynowym ze szkodą (...)."

Jeśli pracownik spowodował szkodę w majątku pracodawcy ze swej winy, to trzeba jeszcze rozstrzygnąć – w celu ustalenia zakresu odpowiedzialności – czy jest ona umyślna, czy nieumyślna. Te pojęcia określa kodeks karny. Czyn zabroniony popełniony jest nieumyślnie, jeżeli sprawca nie mając zamiaru jego popełnienia, popełnia go jednak na skutek niezachowania ostrożności w danych okolicznościach, mimo że popełnienie tego czynu przewidywał lub mógł przewidzieć (art. 9 § 2 k.k.).

Kolejną przesłanką odpowiedzialności pracownika jest nienależyte wykonywanie powierzonych mu obowiązków lub zaniechanie, gdy szkoda jest normalną tego konsekwencją, tj. zachowania w postaci zaniechania bądź niedbalstwa. Innymi słowy, musi istnieć związek przyczynowy między działaniem (zaniechaniem) pracownika a powstałą szkodą. Pracodawca ma obowiązek wykazać okoliczności uzasadniające odpowiedzialność podwładnego oraz wysokość powstałej straty.

Pracownika nie można obciążyć odpowiedzialnością za szkodę w takim zakresie, w jakim pracodawca lub inna osoba przyczyniła się do jej powstania albo zwiększenia. Nie ponosi także ryzyka związanego z działalnością pracodawcy, a w szczególności nie odpowiada za szkodę, jaka wyniknęła w związku z działaniem w granicach dopuszczalnego ryzyka.

Ile można zabrać

Za szkodę powstałą w wyniku następstwa działania/zaniechania pracownik ponosi odpowiedzialność w granicach rzeczywistej straty dla pracodawcy (np. koszt naprawy zepsutego urządzenia, maszyny, auta). Rzeczywista strata to faktyczny uszczerbek na majątku pracodawcy, którego jest właścicielem lub posiadaczem.

Nie można zatem obarczyć pracownika dodatkowo z tytułu ewentualnych utraconych korzyści, które firma osiągała w chwili wyrządzenia szkody lub które spodziewała się uzyskać w perspektywie czasu, a z powodu szkody nie może na nie liczyć.

Odszkodowanie ustala się więc w wysokości wyrządzonej szkody. Nie może ono jednak przewyższać kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu jej wyrządzenia (art. 119 k.p.).

Kwotę wynagrodzenia do celów ustalenia wysokości odszkodowania za szkodę wyrządzoną pracodawcy przez pracownika (art. 119 k.p.) należy obliczać według zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop, ale bez uwzględnienia zmian w warunkach wynagradzania lub wysokości składników wynagrodzenia wprowadzonych po dniu wyrządzenia szkody.

Tak stanowi § 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (DzU nr 62, poz. 289 ze zm.).

Z pytania czytelnika wynika, że pracownica doprowadziła do zmarnowania składników potrzebnych do świadczenia usług gabinetu kosmetycznego. Nie działała jednak umyślnie. Z roztargnienia nie domknęła chłodni, przez co doszło do szkody. Pracodawca wycenił straty na 5000 zł, przy czym jest to wartość rynkowa bezużytecznych preparatów, a nie wartość powiększona o utracone korzyści w postaci ceny zabiegów, przy których te składniki byłyby zużyte.

Zatem pracodawcy należy się odszkodowanie w wysokości faktycznej straty, ale nie wyższe niż odpowiadające kwocie trzech wynagrodzeń zatrudnionej.

Krok po kroku

Kosmetyczka otrzymuje stałe miesięczne wynagrodzenie w wysokości 1800 zł oraz zmienną, miesięczną prowizję od wartości wykonanych zabiegów. Aby wyznaczyć wysokość jej wynagrodzenia będącego podstawą odszkodowania, trzeba zsumować stałą pensję zasadniczą przysługującą na dzień wyrządzenia szkody z uśrednionym miesięcznym wynagrodzeniem zmiennym (tutaj prowizją).

Ruchome składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc wlicza się w średniej wysokości wypłaconej w okresie trzech miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (powstania szkody).

Jeżeli szkoda powstała w kwietniu, to zliczamy trzy prowizje wypłacone pracownicy w okresie styczeń – marzec i wynik dzielimy przez trzy. Załóżmy, że w tym czasie pracownica dostała prowizje w wysokości 1000 zł, 1250 zł, 920 zł. Średnia prowizja wynosi więc 1056,67 zł. Łączne wynagrodzenie pracownicy to 2856,67 zł (1800 zł + 1056,67 zł). Trzykrotność tak ustalonej pensji wynosi 8570,01 zł. Jest to kwota daleko przewyższająca stratę pracodawcy, która wyniosła 5000 zł. Tak więc pracownica zapłaci odszkodowanie pokrywające tę faktyczną szkodę, czyli 5000 zł.

Zakład pracy może wyegzekwować odszkodowanie przez potrącanie odpowiednich kwot z wynagrodzenia pracownicy aż do pokrycia pełnej należności. Ale wówczas konieczna jest pisemna zgoda kosmetyczki. Jest to bowiem należność na rzecz pracodawcy. Nie można tego podciągnąć pod potrącenia przymusowe, bo nie ma tu ani tytułu wykonawczego, ani nie jest to kara porządkowa, ani też zaliczka pobrana przez pracownika.