Generalnie obowiązują dwie zasady, według których należy uwzględniać składniki należne za okresy roczne w podstawie wymiaru zasiłków.

Pierwsza wskazuje, kiedy w ogóle taki składnik ma znaczenie, jeśli chodzi o wysokość świadczeń – chodzi bowiem tylko o takie roczne wypłaty, które:

• stanowią podstawę wymiaru składek na ZUS,

• są zmniejszane za czas pobierania zasiłków (inaczej mówiąc, nie przysługują za okresy absencji).

Zgodnie z drugą zasadą roczny składnik płacy uwzględniamy w podstawie wymiaru zasiłku w wysokości 1/12 kwoty wypłaconej za rok kalendarzowy poprzedzający miesiąc, w którym pracownik stał się niezdolny do pracy. Oznacza to, że nie można np. dodać całej kwoty rocznego wynagrodzenia do sumy miesięcznych wynagrodzeń zatrudnionego za ostatnie 12 miesięcy przed zachorowaniem i dopiero wtedy ustalić 1/12 tej kwoty.

Obie te zasady dotyczą również trzynastki – czy to wypłacanej obowiązkowo w sferze budżetowej, czy dobrowolnie w firmach prywatnych.

W sytuacji jednak, gdy trzynastkę pracownik otrzymał za czas pracy na innym etacie, niż pracował w miesiącu, w którym zachorował, pracodawca musi wykonać dodatkowe działania. Nie może bowiem wliczyć tego wynagrodzenia za pracę np. za cały etat, skoro zatrudniony pracuje aktualnie w niepełnym wymiarze czasu pracy.

W którym roku nowy wymiar

Jeżeli zmiana etatu nastąpiła jeszcze w poprzednim roku, nie ma potrzeby przeliczania wysokości trzynastki. Wystarczy przyjąć kwotę, jaka przysługiwała za pełne miesiące pracy po zmianie wymiaru, a potem podzielić ją przez odpowiednią – zawsze mniejszą niż 12 – liczbę tych miesięcy.

Zatem jeśli np. zatrudniony, który zachoruje w 2012 r., pracował na pół etatu do 30 września 2011 r., a od dnia następnego jest pełnoetatowcem, jego trzynastka za pierwsze dziewięć miesięcy 2011 r. nie wpłynie na wysokość zasiłku. Do podstawy wymiaru świadczenia należy wliczyć jej część, która przysługiwała za pracę od 1 października do 31 grudnia 2011 r., a następnie ustalić 1/3 tej kwoty.

Inaczej jest, gdy taka modyfikacja nastąpi w tym samym roku, kiedy pracownik zachorował. Nie można uwzględnić wynagrodzenia rocznego, biorąc pod uwagę faktyczną uzyskaną kwotę, bo zakłamałoby to wysokość świadczenia.

W takim przypadku wysokość trzynastki trzeba najpierw przeliczyć i ustalić, w jakiej kwocie zostałaby wypłacona, gdyby zatrudniony otrzymał ją za czas pracy na taki etat, jaki obowiązuje go w miesiącu absencji. Należy się tu posłużyć wskaźnikiem ustalonym jako proporcja aktualnego do poprzedniego wymiaru czasu pracy.

Przykład

Pani Krystyna pracuje od kilku lat w tej samej firmie. Do 31 stycznia 2012 r. była zatrudniona na cały etat, a po rozwiązaniu tej umowy i uzyskaniu prawa do emerytury podpisała umowę o pracę od 1 lutego br. na 1/2 etatu.

Zachorowała 20 lutego br. Należne jej wynagrodzenie chorobowe pracodawca ustalił od pensji określonej w nowym angażu, należnej z tytułu zatrudnienia w połowie wymiaru czasu pracy.

Dodatkowo musi uwzględnić 1/12 wypłaconego jej wynagrodzenia rocznego za 2011 r., ale nie w faktycznie wypłaconej wysokości, ale w kwocie przeliczonej odpowiednio do aktualnego etatu, tj. według przelicznika ustalonego jako 1/2 : 1 = 0,5.

Zakładając, że trzynastka wyniosła 3200 zł, to po przeliczeniu należy ją uwzględnić w wysokości:

3200 zł x 13,71 proc. (składki społeczne potrącone ze środków pracownicy) = 2761,28 zł

2761,28 zł x 0,5 = 1380,64 zł

1/12 z 1380,64 zł = 115,05 zł.

Kilka modyfikacji

Trochę więcej przeliczeń należy natomiast dokonać w sytuacji, gdy w roku poprzedzającym zachorowanie pracownikowi kilka razy zmieniano mu wymiar czasu pracy.

Można wówczas przeliczyć wysokość trzynastki odpowiednio do aktualnego wymiaru czasu pracy, używając wzoru .

Przykład

Pan Tomasz w styczniu 2012 r. otrzymał nagrodę za 2011 r. w wysokości 1682,40 zł (pomniejszoną o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika). Od 1 stycznia do 31 marca pracował na 1/2 etatu, potem przez trzy miesiące na 3/4 etatu, a od 1 lipca 2011 r. ponownie zmniejszono mu etat do połowy.

W takim wymiarze pracuje również w lutym br., kiedy zachorował. Aby przeliczyć nagrodę do aktualnego etatu, trzeba podstawić odpowiednie wartości do wzoru  -patrz ramka.

W podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego trzeba uwzględniać trzynastkę w wysokości 125,18 zł (1/12 z 1502,14 zł).

Czasem trzeba uzupełnić

Jeśli zatrudniony nie przepracował całego roku, za który wypłacona trzynastka ma zostać wliczona do podstawy wymiaru zasiłku, w związku z czym to roczne wynagrodzenie zostało zmniejszone, przed opisanymi wyżej działaniami trzeba je uzupełnić.

Ale tylko wtedy, gdy trzynastka za czas absencji jest zmniejszana proporcjonalnie. Nigdy nie należy uzupełniać składników, które zostały zmniejszone w sposób nieproporcjonalny.

Wynagrodzenie roczne jest zawsze proporcjonalnie zmniejszane w budżetówce. Pracownicy zatrudnieni w tej sferze otrzymują trzynastkę w wysokości ustalonej jako 8,5 proc. sumy zarobków uzyskanych przez cały rok. W przypadku zatem nieobecności otrzymują 8,5 proc. proporcjonalnie obniżonej płacy. Można tu więc zastosować jeden z dwóch sposobów uzupełnienia składnika rocznego:

• stosowaną do składników zmiennych, czyli dzieląc wypłaconą kwotę wynagrodzenia rocznego przez liczbę dni roboczych, za które została wypłacona, a wynik mnożąc przez ilość dniówek, jakie pracownik miał obowiązek przepracować w minionym roku, albo

• na zasadach dotyczących składników stałych, co polega na zsumowaniu pensji z całego roku w wysokości, jaka przysługiwałaby za pełny rok zgodnie z umową o pracę, a następnie ustalenie 8,5 proc. tej kwoty.

Dopiero po dokonaniu tych obliczeń można przeliczyć trzynastkę odpowiednio do aktualnego wymiaru czasu pracy.