Po odejściu pracownika trudniej odzyskać nadpłaconą pensję

Pracownica została zwolniona z pracy 30 kwietnia. Pensję wypłaciliśmy 2 maja, a 4 maja dostaliśmy od niej L4 od 29 kwietnia. Skorygowaliśmy listę płac i wysłaliśmy wezwanie do zwrotu nadpłaty wynagrodzenia spowodowanego różnicą między pensją za pracę a wynagrodzeniem chorobowym. Kobieta odpisała, że nie musi nam nic oddawać, bo już wydała te pieniądze, a poza tym to nasza wina, że źle naliczyliśmy wynagrodzenie. Czy ona ma rację?

– pyta czytelniczka.

Art. 87 § 7 kodeksu pracy pozwala odliczyć nadpłacone wynagrodzenie za okres nieobecności w  pracy, za który nie przysługiwało wynagrodzenie, i to bez zgody pracownika. Można to jednak zrobić wyłącznie przy najbliższej wypłacie.

Przykład 1

Pracodawca wypłacił wynagrodzenia za kwiecień 27 dnia tego miesiąca. 29 kwietnia pani Oksana przyniosła ZUS ZLA na okres 28 kwietnia – 2 maja. Pracodawca nie koryguje listy płac i deklaracji za kwiecień.

Dostarczone zwolnienie lekarskie rozlicza przy najbliższej wypłacie, tj. za maj, i wykazuje w  deklaracjach za ten miesiąc. Na  rozliczenie wynagrodzenia chorobowego, tj. na odliczenie nadpłaconego wynagrodzenia z wypłaty majowej, nie potrzebuje zgody pani Oksany.

Sytuacja się komplikuje, gdy nadpłacono wynagrodzenie pracownikowi, z którym stosunek pracy już ustał. Nie ma bowiem technicznej możliwości odliczenia nadpłaconej kwoty z następnej wypłaty bez zgody pracownika.

Stąd pracodawca musi wystąpić do ekspracownika o zwrot nadpłaconego wynagrodzenia.

Przykład 2

Pani Justyna została zwolniona z pracy 30 kwietnia 2011. Pracodawca wypłacił wynagrodzenia 2 maja, a 4 maja 2011 otrzymał od niej zwolnienie lekarskie na okres 29 kwietnia – 15 maja.

Skorygował listę płac za kwiecień i wystąpił do pani Justyny o zwrot nadpłaconego wynagrodzenia. Ta odmówiła, tłumacząc, że żądaną kwotę już wydała.

Art. 87 § 7 k.p. odnosi prawo do odliczenia nadpłaconego wynagrodzenia tylko do sytuacji, w której nadpłacone wynagrodzenie nie jest wynikiem błędu po stronie pracodawcy. Należałoby się zastanowić, czy firma, który wypłaca wynagrodzenia do 10 dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni, miała możliwość ustalenia wynagrodzenia za czas przepracowany w prawidłowej wysokości.

Przepisy wewnątrzzakładowe najczęściej określają sposób i termin informowania pracodawcy o nieobecności w pracy i jej przyczynie (np. określając obowiązek poinformowania o nieobecności w ciągu jednego-dwóch dni). W sytuacji opisanej w pytaniu i przykładzie 2, mimo że pracownica nie stawiła się do pracy i jej nie świadczyła, za dzień absencji wynagrodzenie zostało naliczone jak za czas przepracowany.

Nie było też możliwości ustalenia prawidłowo wynagrodzenia chorobowego za kwiecień, bo w momencie wypłaty firma nie wiedziała o zwolnieniu lekarskim. Zatem wydaje się, że pracodawca w tej sytuacji może żądać zwrotu nadpłaty. A jeżeli go nie uzyska, ma prawo wystąpić na drogę sądową, korzystając z art. 300 k.p. w zw. z art. 409 kodeksu cywilnego (dotyczy obowiązku zwrotu nienależnie pobranego świadczenia).

Jednak w praktyce trudno jest ustalić, czy pracownik miał świadomość, że wypłata w wysokości wypłaconej mu się nie należy. I to pracodawca musi to udowodnić. Będzie miał małe szanse na odzyskanie nadpłaty, gdy pracownik wydał sporne pieniądze i nie będzie już „wzbogacony”.

Autorka jest senior menedżerem, Outsourcing Rachunkowości w Grant Thornton Frąckowiak sp. z o.o. sp.k.

Czytaj też:

Zobacz więcej

:

» Kadry i płace » Wynagrodzenia » Potrącenia

» Zasiłki » Zasiłek i wynagrodzenie chorobowe » Zasiłek i wynagrodzenie chorobowe pracownika

Zobacz nasz poradnik » Poradniki kadrowo-płacowe » Wynagrodzenia » Potrącenia z wynagrodzeń 2011 r.