Zanim dasz podwładnemu auto, przygotuj regulamin

Jednym z podstawowych narzędzi pracy jest samochód służbowy. Z reguły są to pojazdy nowe, mające znaczną wartość w porównaniu z innymi sprzętami przekazywanymi podwładnym. Dlatego też warto w formie pisemnej uregulować zasady korzystania z udostępnianych aut.

Art. 9 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=B5E347C50E4D2860978BAD3D891C7A48?n=1&id=76037&wid=337521]kodeksu pracy[/link] wymienia źródła prawa pracy, którymi są: kodeks pracy, ustawy i rozporządzenia określające prawa i obowiązki pracowników i pracodawców, ale też regulaminy i statuty określające wzajemne zobowiązania stron stosunku pracy.

Najczęściej w firmach spotykamy regulaminy pracy i wynagradzania. Regulamin używania samochodów służbowych (dalej regulamin) nie jest już tak powszechny. Brak takiego dokumentu przynosi negatywne skutki raczej dla pracodawcy niż pracownika.

Nie ma przepisów, które określałyby treść regulaminu korzystania z pojazdów służbowych. Tym samym pracodawca, tworząc taki dokument, musi pamiętać o jednej podstawowej zasadzie wyrażonej w art. 9 § 2 kodeksu pracy.

Mianowicie postanowienia regulaminu nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych. Za to jego treść może bardzo rozbudować.

[srodtytul]Przydział i zwrot[/srodtytul]

W regulaminie szef może określić zasady przydzielania samochodów służbowych. Wolno mu zapisać, że przyznanie konkretnej marki i modelu auta zależy od rodzaju stanowiska użytkownika lub sprawowanej funkcji.

Dzięki temu uniknie konfliktów między pracownikami, z których wielu może być niezadowolonych, że otrzymało taki, a nie inny pojazd.

Sposób zwrotu firmowego pojazdu, który z zasady następuje wraz z końcem zatrudnienia, to kolejna część regulaminu.

Ale warto też wskazać inne przypadki konieczności zwrotu. Przykładowo pracownik będzie musiał to zrobić w razie:

- zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy,

- choroby przekraczającej określony, dłuższy okres,

- korzystania z urlopów rodzicielskich czy dłuższych bezpłatnych.

Pracodawca powinien sobie także zagwarantować w regulaminie prawo do żądania zwrotu auta w każdej sytuacji, gdy pracownik narusza którekolwiek z postanowień regulaminu.

[srodtytul]Zobowiązania, nakazy, zakazy[/srodtytul]

Użytkownik pojazdu powinien, otrzymując kluczyki, zobowiązać się do przestrzegania warunków gwarancji, instrukcji obsługi pojazdu i zasad jego użytkowania pod rygorem poniesienia wszelkich kosztów spowodowanych niezgodnym z tymi dokumentami użytkowaniem samochodu.

W zakresie obsługi auta podwładny musi w szczególności dotrzymywać terminów okresowych przeglądów, na bieżąco kontrolować stan pojazdu przez sprawdzanie ciśnienia w ogumieniu, poziomu paliwa, płynów i olejów, świateł i niezwłocznie zgłaszać do określonego serwisu wszelkie nieprawidłowości. To on ma dbać o wygląd zewnętrzny i porządek wewnątrz pojazdu.

Ponadto do obowiązków pracownika należy dbanie o dokumenty pojazdu, a zwłaszcza pilnowanie terminu ich ważności. Dotyczy to przede wszystkim obowiązkowych badań technicznych i ubezpieczenia. Zatrudniony, który utracił prawo do kierowania pojazdem czy to wskutek przekroczenia dopuszczalnej ilości punktów czy wyroku sądowego, powinien niezwłocznie zwrócić pojazd pracodawcy.

Te wszystkie kwestie mogą być zapisane w regulaminie korzystania z pojazdów służbowych. Mogą się tu także znaleźć postanowienia dotyczące:

- zobowiązania podwładnego do bezpiecznej, zgodnej z przepisami ruchu drogowego jazdy,

- wskazania maksymalnego, dopuszczalnego poziomu zużycia paliwa; pracownik przekraczający limit może liczyć się z koniecznością dopłaty z własnej kieszeni,

- zakazu np. wlewania paliwa do kanistrów, palenia w pojazdach, używania samochodu do sportów motorowych (w szczególności wyścigów i rajdów), zabierania autostopowiczów czy przewożenia materiałów niebezpiecznych.

[srodtytul]W celach prywatnych [/srodtytul]

Samochód służbowy zostaje przekazany pracownikowi do użytku podczas wykonywania przydzielonych przez pracodawcę zadań. Jeżeli szef przewiduje możliwość wykorzystywania auta również do celów prywatnych, regulamin powinien zawierać szczegółowe postanowienia w tym zakresie.

Z uwagi na przepisy podatkowe udostępnienie pracownikowi pojazdu również do korzystania po pracy powinno wiązać się z ustaloną w regulaminie odpłatnością. Z reguły przyjmuje się miesięczny ryczałt, niezwiązany z ilością przejechanych kilometrów w celu prywatnym.

Szef powinien zadbać jeszcze o jeden zapis w regulaminie, gdy podwładny ma możliwość używania firmowego auta prywatnie. Mianowicie powinien tu wpisać tych wszystkich, którzy prócz pracownika są uprawnieni do prowadzenia służbowego samochodu. Zazwyczaj są to osoby z najbliższej rodziny zatrudnionego.

Równie ważne jest określenie, czy pracownik może samochodem przekraczać granicę kraju, a jeśli tak, to na jakich zasadach.

[ramka][b]Wydatki do pokrycia[/b]

Użytkowanie pojazdu wiąże się z niemal codziennymi wydatkami. Niezbędne jest więc, aby regulamin określał sposób ich dokumentowania i termin przekazania faktur do księgowości.

Spóźnione przekazanie tych dokumentów może przecież uniemożliwić rozliczenie podatku VAT. W takiej sytuacji pracodawca jest uprawniony do zwrotu na rzecz pracownika wyłącznie kwoty netto, pod warunkiem, oczywiście, że odpowiedni zapis znajdzie się w regulaminie.

Dobrym rozwiązaniem jest korzystanie z tzw. kart paliwowych, które pozwalają na bezgotówkowe rozliczanie podstawowych czynności eksploatacyjnych pojazdu.

Nawet gdy nie ma karty, szef ma prawo wskazać konkretną stację paliw, w której pracownik ma tankować pojazd.