Obowiązek ten spoczywa na jednostkach sfery finansów publicznych bez względu na liczebność załogi, które muszą tworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (dalej zfśs). Zfśs muszą także tworzyć podmioty z sektora biznesowego, które 1 stycznia danego roku zatrudniały co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.

Wymienieni pracodawcy przekazują na osobny rachunek zfśs niemal za każdy etat przeliczeniowy, jakim dysponują, odpowiedni odsetek przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia. Czynią to w dwóch transzach w skali roku: do 31 maja i 30 września.

Wynika tak z art. 3 ust. 1 i 2 w zw. z art. 6 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=35090C90715370818EF02DCF24D63EB8?id=74017]ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.[/link]; dalej ustawa o zfśs). Następnie pracodawcy wspomagają z tych środków swoich pracowników, ich rodziny i inne uprawnione osoby.

Zfśs mogą również prowadzić mniejsze firmy prywatne, zatrudniające 1 stycznia mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Stoją one przed alternatywą: albo ustalają odpisy socjalne, albo wypłacają wszystkim zatrudnionym wybierającym się na urlop wypoczynkowy – obejmujący przynajmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych – świadczenia urlopowe. Jeśli zdecydują się na zfśs, zgodnie z art. 6 ust. 2a w związku z art. 3 ust. 3 ustawy o zfśs nie są zobowiązane do:

- założenia odrębnego rachunku bankowego dla środków zfśs,

- przekazywania w dwóch ratach odpisów socjalnych.

[b]ZOBACZ [link=http://www.rp.pl/galeria/6,2,471345.html]USTAWOWE ODPISY NA ZFŚS W 2010 R.[/link][/b]

Wolno im zatem pieniądze na odpisy socjalne trzymać po prostu w kasie i bezpośrednio z niej zapewniać wsparcie osobom uprawnionym.

[srodtytul]OBLICZENIA KROK PO KROKU [/srodtytul]

Odpis socjalny stanowi odsetek przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej z poprzedniego roku bądź z jego drugiego półrocza, jeżeli było wyższe. Obie kwoty podaje co roku w drodze obwieszczenia w Monitorze Polskim prezes Głównego Urzędu Statystycznego, najpóźniej do 20 lutego.

Tegoroczne odpisy szacujemy według przeciętnej płacy z drugiego półrocza 2009 r. – 2794,25 zł, bo to kwota wyższa od pełnorocznej. Potwierdza to obwieszczenie prezesa GUS z 19 lutego 2010 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2009 r. i w drugim półroczu 2009 r. (MP nr 10, poz. 104).

Pracodawcy mający 1 stycznia przynajmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą – oczywiście po zachowaniu sformalizowanych procedur – zmniejszyć bądź zwiększyć stopę procentową odpisów socjalnych, a nawet zrezygnować z prowadzenia zfśs.

[srodtytul]KROK 1. Pełne etaty według danych z 1 stycznia[/srodtytul]

Gdy załoga obejmuje 1 stycznia co najmniej 20 pełnych etatów, pracodawca musi tworzyć zfśs (art. 3 ust. 1 ustawy o zfśs). Służby kadrowe i płacowe firm wciąż mają problemy z przeliczeniem stanu osobowego personelu na pełne etaty.

Pytają przede wszystkim, czy robimy to na takich samych zasadach, jakie obowiązują przy szacowaniu przeciętnej planowanej liczby podwładnych na potrzeby naliczenia odpisów socjalnych, a więc zgodnie z [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=F94E4F70219D3840A9DDBE5D3D52F67E?id=304867]rozporządzeniem ministra pracy i polityki społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (DzU nr 43, poz. 349[/link]; dalej rozporządzenie o przeciętnej liczbie zatrudnionych).

Formalnie nie, bo ten akt wykonawczy pokazuje, jak liczymy średni stan zatrudnienia w całym roku, a o powinnościach socjalnych zakładu przesądza wielkość załogi wyłącznie jednego dnia, 1 stycznia. Niemniej metoda jest identyczna. W obu przypadkach uwzględniamy wszystkich pracowników bez względu na:

- wymiar ich czasu pracy,

- podstawę prawną stosunku pracy i rodzaj umowy o pracę (okresowa, stała, na zastępstwo),

- akt czynnego świadczenia pracy czy pozostawania w trakcie usprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Bierzemy też pod uwagę podwładnych na urlopach macierzyńskich, wychowawczych, szkoleniowych lub zdrowotnych albo przewlekle chorych. Wyjątkiem są osoby na urlopach bezpłatnych, które pomijamy, choć ta kwestia jest mocno dyskusyjna.

Moim zdaniem, wobec braku wyraźnego wyłączenia, należy je przyjmować w stanie zatrudnienia z 1 stycznia. W świetle art. 174 § 2 k.p. ogólnego urlopu bezpłatnego nie włączamy tylko do stażu, od którego zależą pracownicze uprawnienia. A tu nie chodzi o staż pracy.

[wyimek][b]1047,84 zł[/b] to wartość odpisu podstawowego w 2010 r. na jednego zatrudnionego w normalnych warunkach[/wyimek]

[b]UWAGA: [/b]Ustalając przeciętne zatrudnienie 1 stycznia, tak jak dla całego roku, pomijamy osoby świadczące dla nas usługi na umowach cywilnych, np. zleceniu, agencyjnej, o dzieło, o pracę nakładczą czy na kontrakcie menedżerskim. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, by mogły korzystać ze świadczeń z zfśs, gdy taki przymiot nadamy im w regulaminie socjalnym.

[srodtytul]W stosunku do normy tygodniowej [/srodtytul]

Najwięcej trudności sprawia sama metoda przeliczania stanu osobowego na pełne etaty, bo przepisy jej nie podpowiadają.

W praktyce funkcjonuje kilka sposobów, np. polegający na stosunku liczby roboczych godzin pracy do tygodniowej normy czasu pracy (standardowo 40 godzin, czasami 35)

[ramka][b]Przykład 1[/b]

Spółka zatrudniała 1 stycznia 2010 r. 12 osób na pełnych etatach, 7 na pół etatu, 5 na 2/3 etatu i 9 na 1/3 etatu.

Ma obowiązek prowadzić w bieżącym roku zfśs, bo zatrudnia więcej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty według metody normy tygodniowej.

[b] [link=http://www.rp.pl/galeria/6,3,471345.html]Zobacz, jak wygląda przeliczenie[/link][/b][/ramka]

[srodtytul]Według ułamków dziesiętnych [/srodtytul]

Sposób szacowania pełnych etatów według normy tygodniowej zawodzi jednak, jeśli zatrudniony ma w poszczególnych tygodniach różne liczby roboczych godzin.

Dlatego opowiadam się za innym sposobem, sprowadzającym się do przejścia na ułamki dziesiętne.

[ramka][b]Przykład 2[/b]

Ustalenie liczby etatów przeliczeniowych spółki opisanej

w przykładzie 1 według drugiej metody wygląda tak:

- 12 osób na pełnych etatach = 12 pełnych etatów 7 osób na 1/2 etatu;

7 osób x 0,5 = 3,5 etatu - 5 osób na 2/3 etatu;

5 osób x 0,67 etatu = 33,35 etatu - 9 osób na 1/3 etatu;

9 osób x 0,33 etatu = 2,97 etatu

Wynik w tej konkretnej sytuacji jest identyczny.[/ramka]

[b]UWAGA:[/b] Na szczególnych zasadach traktujemy pracowników młodocianych. Przyjmuje się, że nie wliczamy ich do limitu średniego zatrudnienia dla całego roku.

Dokonujemy za nich odpisów w wysokościach określonych w tabeli, jednak nie na etaty przeliczeniowe, lecz za osoby.

[srodtytul]KROK 2. Średnioroczny stan zatrudnienia[/srodtytul]

W pierwszej turze przekazujemy do końca maja 75 proc. tzw. podstawowych odpisów socjalnych, czyli za:

- zatrudnionych w normalnych warunkach,

- wykonujących prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze,

- młodocianych.

Podstawowe odpisy naliczamy według planowanej przeciętnej liczby etatów przeliczeniowych w roku obsadzonych odpowiednio przez wymienione grupy pracowników. Jeden odpis ustalamy zatem na jeden taki etat przeliczeniowy, choćby w jego ramach mieściły się np. dwie osoby angażowane na 1/2 etatu każda czy trzy osoby: jedna na 1/2 etatu i dwie na 1/3 etatu każda.

Aby więc przekazać prawidłową kwotę tytułem pierwszej raty środków socjalnych, najpierw ustalamy średnie liczby pracowników przeliczonych na pełne etaty w poszczególnych miesiącach danego roku, wyniki z każdego miesiąca sumujemy i ostatecznie dzielimy przez 12. Właściwie do pracy nad tym wolno przystąpić już pod koniec lutego, kiedy poznajemy statystyczne wynagrodzenie stanowiące podstawę wymiaru tegorocznych odpisów.

Jednak ze względu na to, że szacujemy planowane zatrudnienie, radzimy poczekać z tym do maja. Wtedy mamy już bowiem więcej danych niezbędnych do zaprojektowania stanu załogi do końca roku.

[srodtytul]Mediana w miesiącu[/srodtytul]

Problemem jest również ustalenie przeciętnej liczby zatrudnionych w obrębie miesiąca, bowiem przepisy znowu nie dają żadnych wskazówek, jak to zrobić. Powszechnie stosujemy jedną z trzech metod statystycznych (uproszczona, średnia arytmetyczna i średnia chronologiczna), pamiętając o przeliczeniu na pełne etaty w obrębie poszczególnych kategorii pracowników.

W przeciętnym stanie zatrudnienia uwzględniamy – według rozporządzenia o przeciętnej liczbie zatrudnionych – wszystkich pracowników niezależnie od tego, na podstawie jakiego stosunku pracy ich zatrudniamy i w jakim wymiarze czasu pracy.

Pomijamy natomiast chałupników, zleceniobiorców, wykonawców dzieła i osoby świadczące usługi na podstawie umowy agencyjnej bez względu na długość zawartego kontraktu.

[srodtytul]Według metod statystycznych[/srodtytul]

Metody ustalania przeciętnego zatrudnienia w miesiącu zostały opisane w [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=70F86A4A69A2E7C1ECC909C0A84B96F8?id=313833]rozporządzeniu prezesa Rady Ministrów z 5 maja 2009 r. w sprawie określenia wzorów formularzy sprawozdawczych, objaśnień co do sposobu ich wypełniania oraz wzorów kwestionariuszy i ankiet statystycznych stosowanych w badaniach statystycznych ustalonych w programie badań statystycznych statystyki publicznej na rok 2009 r. (DzU nr 85, poz. 717 ze zm.)[/link].

Mówią o nich objaśnienia do sprawozdań o kosztach pracy Z-02, o zatrudnieniu i wynagrodzeniach Z-03 i o pracujących, wynagrodzeniach i czasie pracy Z-06.

[srodtytul]Metoda uproszczona[/srodtytul]

Zakłady o niskiej fluktuacji kadr wybierają między metodą uproszczoną, a średnią chronologiczną. Pierwsza polega na zsumowaniu liczby pracowników w przeliczeniu na pełne etaty z pierwszego i ostatniego dnia miesiąca i podzieleniu przez 2.

[ramka][b]Przykład 3 [/b]

Pracownicy firmy zajmowali:

- 1 maja 2010 r. 30,50 etatu – zatrudnieni w normalnych warunkach, oraz 4,20 etatu – wykonujący pracę w szczególnych warunkach bądź prace o szczególnym charakterze,

- 31 maja 2010 r. 28,33 etatu – zatrudnieni w normalnych warunkach, oraz 4,58 etatu

– wykonujący pracę w szczególnych warunkach bądź o szczególnym charakterze.

Aby ustalić przeciętne zatrudnienie w tym miesiącu na podstawie metody uproszczonej, dodajemy stany zatrudnienia w ramach każdej grupy podwładnych z pierwszego i ostatniego dnia miesiąca, a wyniki dzielimy przez 2:

- zatrudnieni w normalnych warunkach (30,50 etatu + 28,33 etatu) : 2 = 29,42 etatu

- wykonujący pracę w szczególnych warunkach bądź prace o szczególnym charakterze (4,20 etatu + 4,58 etatu) : 2 = 4,39 etatu[/ramka]

[srodtytul]Metoda chronologiczna[/srodtytul]

W ramach metody średniej chronologicznej sumujemy połowy stanu zatrudnienia z pierwszego i ostatniego dnia miesiąca przeliczonego na pełne etaty oraz pełną liczbę zatrudnionych z 15 dnia miesiąca w przeliczeniu na pełne etaty, a wynik dzielimy przez 2 .

[ramka][b]Przykład 4[/b]

Stan zatrudnienia w czerwcu 2010 r. przedsiębiorstwo - [link=http://www.rp.pl/galeria/6,4,471345.html][b]zobacz stan zatrudnienia[/b][/link]

W celu uzyskania średniego zatrudnienia w tym miesiącu na podstawie metody chronologicznej najpierw sumujemy połowy etatów obsadzanych przez pracujących w normalnych warunkach 1 i 30 czerwca oraz wszystkie etaty z 15 czerwca, a potem dzielimy przez 2:

[(19,45 etatu x 1/2) + 20,30 etatu + (20,30 etatu x 1/2)] : 2 = 20,09 etatu

Teraz postępujemy tak samo z pracującymi w szczególnych warunkach bądź przy zadaniach o szczególnym charakterze.

[(5 etatów x 1/2) + 5,40 etatu + (6 etatów x 1/2)] : 2 = 5,45 etatu[/ramka]

[srodtytul]Metoda średniej arytmetycznej [/srodtytul]

Agencje pracy tymczasowej i przedsiębiorcy myślący o zatrudnieniu sezonowym czy redukcjach grupowych stosują metodę średniej arytmetycznej. Dodają zatrudnionych w poszczególnych dniach miesiąca w przeliczeniu na pełne etaty.

Biorą przy tym pod uwagę nie tylko dni robocze, ale także niedziele, święta i dni wolne z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, przyjmując dla nich liczbę pracowników z dnia poprzedniego. Uzyskaną sumę dzielą przez dni kalendarzowe miesiąca.

[ramka][b]Przykład 5[/b]

Firma będzie dysponowała w poszczególnych dniach kalendarzowych czerwca br. etatami - [b][link=http://www.rp.pl/galeria/6,5,471345.html]zobacz tabelę[/link][/b]

Użyte w tabeli skróty oznaczają:

[b]e[/b] – etat,

[b]NW[/b] – zatrudnienie w normalnych warunkach,

[b]SW[/b] – prace w szczególnych warunkach bądź o szczególnym charakterze.

Przeciętna liczba zatrudnionych w normalnych warunkach w czerwcu to 22,43 etatu, co wynika z następujących rachunków:

(3 dni x 20 etatów) + (6 dni x 19 etatów) + (4 dni x 19,5 etatu) + (14 dni x 25 etatów) + (3 dni x 23,6 etatu) = (60 + 114 + 78 + 350 + 70,8) = 672,80 : 30 = 22,43 etatu

Przeciętna liczba zatrudnionych w szczególnych warunkach bądź przy pracach o szczególnym charakterze to 4,36 etatu, co wynika z następujących rachunków:

(1 dzień x 3,3 etatu) + (12 dni x 3 etaty) + (14 dni x 5,43 etatu) + (3 dni x 5,13 etatu) = (3,3 + 36 + 76,02 + 15,39) = 130,71 : 30 = 4,36 etatu[/ramka]

[srodtytul]W skali roku[/srodtytul]

Oszacowane w powyższy sposób przeciętne stany zatrudnienia w poszczególnych miesiącach 2010 r. (w przeliczeniu na pełne etaty) dodajemy i dzielimy przez 12 miesięcy. Uzyskujemy w ten sposób średnią liczbę pracowników roku kalendarzowym.

[srodtytul]KROK 3. Pierwsza transza pieniędzy[/srodtytul]

Po oszacowaniu planowanej średniorocznej wielkości personelu pozostaje już tylko obliczenie 75 proc. podstawowych odpisów i przesłanie ich na wyodrębnione konto zfśs.

Nie da się bowiem uzyskać ostatecznej kwoty do przekazania na rachunek zfśs bez uprzedniego ustalenia pełnej wartości tegorocznych odpisów na podstawie planowanego stanu zatrudnienia.

Do końca maja mamy bowiem obowiązek przesłać tam tylko 75 proc. tzw. podstawowych odpisów (za zatrudnionych w normalnych warunkach, za wykonujących prace w szczególnych warunkach bądź prace w szczególnym charakterze i za młodocianych), a nie całości odpisów przypisanych do danego roku kalendarzowego.

Resztę środków musimy przetransferować na konto zfśs w kolejnym rzucie, do końca września. Chodzi więc o:

- 25 proc. podstawowych odpisów,

- ewentualne zwiększenia odpisów o 6,25 proc. średniej płacy z tytułu umiarkowanej albo znacznej niepełnosprawności,

- fakultatywne zwiększenie środków zfśs o 6,25 proc. przeciętnej pensji za emeryta lub rencistę – byłego pracownika zakładu.

Ustawa o zfśs nie wyznacza natomiast żadnego terminu na przelanie na rachunek zfśs środków z innych źródeł zasilających ten fundusz, wymienionych w jej art. 7.

[b]Chodzi np. o:[/b]

- opłaty pobierane od osób i jednostek organizacyjnych za korzystanie z prowadzonej przez nie działalności socjalnej,

- darowizny i zapisy osób fizycznych oraz prawnych,

- odsetki od środków zfśs,

- oprocentowanie pożyczek udzielonych na cele mieszkaniowe,

- wierzytelności likwidowanych zakładowych funduszy socjalnego i mieszkaniowego.

Oznacza to, że te wpływy mamy przekazać na konto zfśs niezwłocznie po ich otrzymaniu, co wynika z kategorycznego brzmienia art. 7 ustawy o zfśs.

[ramka][b]Przykład 6[/b]

Zakładamy, że przeciętne planowane zatrudnienie w 2010 r. w firmie wskazanej w przykładzie 3 (oszacowane w każdym miesiącu według metody uproszczonej) wynosi:

- 29,75 etatu – za zatrudnionych w normalnych warunkach,

- 4,22 etatu – za wykonujących prace w szczególnych warunkach bądź o szczególnym charakterze.

Oprócz tego firma angażuje w 2010 r. dwóch pracowników młodocianych w I roku nauki i trzech w III roku nauki.

Naliczenie odpisów w celu przekazania na rachunek zfśs do 31 maja wygląda tak:

- za zatrudnionych w normalnych warunkach [(29,75 etatu x 1047,84 zł) x 75 proc.] = 23 379,93 zł

- za wykonujących prace w szczególnych warunkach bądź o szczególnym charakterze [(4,22 etatu x 1397,13 zł) x 75 proc.] = 4421,92 zł

- za młodocianych (2 osoby x 139,71 zł) + (3 osoby x 195,60 zł) = (279,42 zł + 586,80 zł) x 75 proc. = 649,67 zł

- razem I rata odpisów 23 379,93 zł + 4421,92 zł + 649,67 zł = 28 451,52 zł[/ramka]

[ramka][b]Przykład 7[/b]

Spółka opisana w przykładzie 4 ustaliła, że w 2010 r. będzie przeciętnie angażować na 21,40 etatu zatrudnionych w normalnych warunkach oraz na 5,25 etatu wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, trzech młodocianych w II roku nauki oraz czterech w III roku nauki.

Naliczenie odpisów w celu przekazania na rachunek zfśs do 31 maja wygląda tak:

- za zatrudnionych w normalnych warunkach [(21,40 etatu x 1047,84 zł) x 75 proc.] = 16 817,83 zł

- za wykonujących prace w szczególnych warunkach bądź o szczególnym charakterze [(5,25 etatu x 1397,13 zł) x 75 proc.] = 5501,20 zł

- za młodocianych (3 osoby x 167,66 zł) + (4 osoby x 195,60 zł) = (502,98 zł + 782,40 zł) x 75 proc. = 964,04 zł

- razem I rata odpisów 16 817,83 zł + 5501,20 zł + 964,04 zł = 23 283,07 zł[/ramka]

[ramka][b]Przykład 8[/b]

Przedsiębiorstwo podane w przykładzie 5 zaplanowało według metody średniej arytmetycznej, że w 2010 r. będzie średnio zatrudniać na 22,50 etatu osoby pracujące w normalnych warunkach oraz na 7,20 etatu osoby wykonujące prace w szczególnych warunkach albo w szczególnym charakterze.

Naliczenie odpisów w celu przekazania na rachunek zfśs do 31 maja wygląda tak:

- za zatrudnionych w normalnych warunkach [(22,50 etatu x 1047,84 zł) x 75 proc.] = 17 682,30 zł

- za wykonujących prace w szczególnych warunkach bądź o szczególnym charakterze [(7,20 etatu x 1397,13 zł) x 75 proc.] = 7544,50 zł

- razem I rata odpisów 17 682,30 zł + 7544,50 zł = 25 226,80 zł[/ramka]

Odpisy na zfśs stanowią koszty uzyskania przychodu firmy pod warunkiem i w chwili ich przekazania na rachunek funduszu, choćby z opóźnieniem.

Potwierdza to indywidualna [b]interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 2 stycznia 2009 r. (ILPB 1/415-825/08-2/AK) i wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 10 grudnia 2003 r. (I SA/Łd 1526/02).[/b]