Fundusz, przypomnijmy, tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Tworzą go pracodawcy zatrudniający 1 stycznia danego roku 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.
[srodtytul]Kogo policzyć [/srodtytul]
Zgodnie z [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=304867]rozporządzeniem ministra pracy i polityki socjalnej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (DzU nr 43, poz. 349)[/link], w przeciętnej liczbie pracowników, ustalanej przez firmy na początku każdego roku, uwzględnia się osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, powołania, mianowania, wyboru lub spółdzielczej umowy o pracę.
Osoby na części etatu wykazuje się w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy. Zatrudnionych na podstawie umowy agencyjnej czy wykonujących pracę nakładczą nie bierze się już pod uwagę (od 18 marca 2009 r., gdy weszły w życie zmiany we wspomnianym rozporządzeniu) w naliczaniu odpisu socjalnego.
W przeciętnej liczbie zatrudnionych stanowiącej podstawę naliczania odpisów uwzględnia się jednak pracowników na urlopach wychowawczych czy bezpłatnych, osoby zatrudnione w ramach prac interwencyjnych oraz w systemie robót publicznych, pracowników sezonowych zatrudnionych na podstawie umów o pracę, odbywających zasadniczą służbę wojskową (ze względu na pozostawanie tych osób w stosunkach pracy), młodocianych zatrudnionych w celu przygotowania zawodowego na podstawie angaży pracowniczego, osób zatrudnionych w Polsce, ale oddelegowanych do pracy za granicą.
[ramka][b]Przykład[/b]
Pracodawca w celu naliczenia odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych uwzględnił osobę zatrudnioną na okres próbny. Postąpił prawidłowo, ponieważ zgodnie z § 1 rozporządzenia z 9 marca 2009 r., w przeciętnej liczbie zatrudnionych w zakładzie uwzględnia się osoby pracujące na podstawie umowy o pracę, a więc także na okres próbny. Osoba wykonująca na takiej podstawie swoje służbowe zadania powinna być uwzględniona w przeciętnej liczbie zatrudnionych w tych miesiącach, na które umowa została zawarta.[/ramka]
[srodtytul]Ważne rachunki[/srodtytul]
Jak jednak policzyć faktyczny stan zatrudnienia? Najpierw należy ustalić przeciętną liczbę zatrudnionych w poszczególnych miesiącach, poczym zsumować te wartości. Następny krok polega na podzieleniu otrzymanej wielkości przez 12. Ten sposób obliczeń można stosować, gdy firma naliczała odpisy na fundusz za niepełny rok kalendarzowy albo gdy działała krócej niż jeden rok kalendarzowy.
[ramka][b]Przykład[/b]
Pracodawca tworzy fundusz obligatoryjnie. Na początku 2009 r. zaplanował zatrudnienie na poziomie 57 osób w przeliczeniu na pełne etaty w warunkach normalnych.
Zakład nie zatrudnia pracowników młodocianych. W maju br. pracodawca przekazał na rachunek funduszu I ratę odpisów podstawowych w kwocie 42751,71 zł.
A to dlatego, że:57 osób x 1000,04 zł (odpis na zatrudnionego w normalnych warunkach) = 57002,28 zł
57002,28 zł x 75 proc. = 42751,71 zł30 września przekazał II ratę w kwocie 14250,57 zł, tj. 57002,28 zł – 42751,71 zł.
Od listopada jednak musiał dodatkowo zatrudnić sześć osób w pełnym wymiarze czasu pracy w normalnych warunkach. Rzeczywisty przeciętny plan zatrudnienia w 2009 r. pracowników zatrudnionych w normalnych warunkach wyniósł 58 osób, co wynika z wyliczenia: (57 osób x 10 miesięcy + 63 osoby x 2 miesiące) : 12 = 58 osób.
W związku z tym do 31 grudnia pracodawca powinien przekazać na rachunek funduszu kwotę 1000,04 zł (58 osób x 1000,04 zł = 58002,32 zł; 58002,32 – 57002,28 zł = 1000,04 zł).
Gdyby natomiast ten pracodawca, zamiast zatrudniać w listopadzie nowe osoby, zwolnił kilkoro dotychczasowych podwładnych, a w związku z tym powstałaby nadwyżka na funduszu, mógłby ją przekazać na rachunek bieżący, jeżeli nie zostałaby wydatkowana.
Gdy w firmie jest duża rotacja pracowników, przeciętne zatrudnienie można obliczać metodą średniej arytmetycznej. Polega ona na zsumowaniu dziennych stanów zatrudnienia w miesiącu i podzieleniu tej sumy przez liczbę dni miesiąca. Z kolei przy stabilnym zatrudnieniu można stosować metodę uproszczoną lub średniej chronologicznej.
Pierwsza z nich polega na zsumowaniu dziennych stanów zatrudnienia w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca, a następnie podzieleniu otrzymanego wyniku przez liczbę dwa.
Stosując natomiast metodę średniej chronologicznej, najpierw trzeba zsumować połowę stanu zatrudnienia w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca i pełnego stanu zatrudnienia w 15. dniu miesiąca. Otrzymaną wartość należy później podzielić przez liczbę dwa.[/ramka]
[ramka][b]WAŻNE [/b]
Podstawę naliczania odpisu podstawowego stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej liczby zatrudnionych, obejmująca pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy).[/ramka]
