Z obowiązku przekazania pierwszej raty są zwolnieni pracodawcy, którzy rozpoczęli działalność w danym roku kalendarzowym, a muszą utworzyć fundusz. Dokonują oni odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS) od następnego roku kalendarzowego. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy rozpoczęcie działalności w roku kalendarzowym następuje w wyniku komercjalizacji, przejęcia, podziału lub połączenia firmy lub jej części, z równoczesnym przejęciem pracowników.
Pozostali pracodawcy muszą wywiązać się ze swojego obowiązku do 31 marca. Pozostałą część odpisów, czyli 25 proc., muszą przekazać na wyodrębniony rachunek bankowy do końca września. Wtedy też mogą na rachunek przelać pieniądze z dobrowolnych zwiększeń odpisów.
[srodtytul]Podstawowe należności[/srodtytul]
Odpisy podatkowe oblicza się w oparciu o przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej ogłaszane w komunikacie prezesa Głównego Urzędu Statystycznego. W 2008 r. wyniosło 2578,26 zł, a w drugim półroczu 2008 r. 2666,77 zł. Zgodnie z art. 5 ust. 2 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=3B7541DAEBDB487A72DF6B1A03E04524?id=74017]ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.)[/link] do naliczania obowiązkowych odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych bierze się wyższą wartość. Zatem w tym roku odpis podstawowy wyniesie:
– na jednego zatrudnionego w normalnych warunkach
– 1000,04 zł (37,5 proc. przeciętnego wynagrodzenia, czyli 2666,77 zł x 37,5 proc.),
– na jednego pracownika zatrudnionego w szczególnie uciążliwych warunkach pracy –1333,38 zł (tj. 50 proc. przeciętnej pensji),
– na jednego pracownika młodocianego w pierwszym roku nauki – 133,34 zł (5 proc.); w drugim roku nauki –160 zł (6 proc.); oraz w trzecim roku nauki 186,67 zł (7 proc. przeciętnej pensji).
Pracodawcy muszą pamiętać o tym, że nie mogą obniżać ustalonych w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych wielkości obowiązkowych odpisów podstawowych. Te bowiem rozumiane są jako minimalne.
Wyjątkiem jest sytuacja, gdy regulamin wynagradzania albo obowiązujący w firmie układ zbiorowy pracy stanowią inaczej. Według art. 4 ustawy istnieje możliwość wprowadzenia w aktach prawa wewnątrzzakładowego w uzgodnieniu z działającymi u tego pracodawcy związkami postanowień, zgodnie z którymi dopuszczalne jest:
- dobrowolne kształtowanie wysokości odpisu na fundusz,
- rezygnacja z tworzenia ZFŚS,
- rezygnacja z wypłacania świadczenia urlopowego przez pracodawców, którzy nie mają obowiązku tworzenia funduszu.
[srodtytul]Bez obowiązku[/srodtytul]
Tworzenie funduszu nie jest bezwzględnym obowiązkiem każdej firmy. Tworzą go bowiem pracodawcy, którzy według stanu na 1 stycznia danego roku zatrudniają co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Mniejsi, u których pracuje mniej niż 20 osób (w przeliczeniu na pełne etaty), mogą tworzyć w firmie ten fundusz, ale nie muszą. Obowiązkowy fundusz musi powstać u pracodawców będących jednostkami organizacyjnymi prowadzącymi gospodarkę finansową na zasadach określonych w ustawie o finansach publicznych. I to bez względu na to, ilu pracowników zatrudniają.
[srodtytul]Jak liczyć zatrudnienie[/srodtytul]
Do obliczania odpisu podstawowego należy brać pod uwagę przeciętną liczbę zatrudnionych. Pomoże w tym [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=768C67B303E94AD7A47C2570B72116A5?id=304867]rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (DzU nr 43, poz. 349)[/link]. Zgodnie z nim pracodawcy już nie muszą w liczbie zatrudnionych, wpływającej na konieczność tworzenia tego funduszu uwzględniać osób pracujących na innej podstawie zatrudnienia niż pracownicze. W przeciętnej liczbie zatrudnionych ustalanej w firmie na początku każdego roku, uwzględnia się osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, powołania, mianowania, wyboru lub spółdzielczej umowy o pracę. Pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy z kolei wykazuje się w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy.
Warto przy tym pamiętać, że oprócz tych osób [b]w przeciętnej liczbie zatrudnionych stanowiącej podstawę naliczania funduszu uwzględnia się także pracowników na urlopach wychowawczych czy bezpłatnych[/b], osoby zatrudnione w ramach prac interwencyjnych oraz w systemie robót publicznych, pracowników sezonowych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, pracowników odbywających zasadniczą służbę wojskową (ze względu na pozostawanie tych osób w stosunkach pracy), pracowników młodocianych zatrudnionych w celu przygotowania zawodowego na podstawie umowy o pracę, pracowników zatrudnionych w Polsce, ale oddelegowanych do pracy za granicą.
[srodtytul]Wybierz metodę[/srodtytul]
Przeciętne zatrudnienie można obliczyć metodą średniej arytmetycznej, co jest niezbędne przy dużej rotacji kadr. Polega ona na zsumowaniu dziennych stanów zatrudnienia w miesiącu i podzieleniu tej sumy przez liczbę dni miesiąca. Przy stabilnym zatrudnieniu można stosować metodę uproszczoną lub średniej chronologicznej.
Pierwsza z nich polega na zsumowaniu dziennych stanów zatrudnienia w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca, a następnie podzieleniu otrzymanego wyniku przez dwa.
Stosując natomiast metodę średniej chronologicznej, najpierw trzeba zsumować połowę stanu zatrudnienia w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca i pełnego stanu zatrudnienia w 15. dniu miesiąca. Otrzymaną wartość należy później podzielić przez dwa. Kiedy jest już znana przeciętna liczba zatrudnionych w firmie, wtedy można się zabrać do naliczenia odpisów podstawowych na zatrudnionych.
