W wyroku z 7 maja 2008 r. Sąd Najwyższy (II PK 313/07) stwierdził, że gdy zachodzą okoliczności uniemożliwiające lub usprawiedliwiające odmowę wykorzystania zaległego urlopu do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego po tym, za który wypoczynek się należał, pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny za ten urlop. Żądanie jego wypłaty nie jest wówczas nadużyciem ze strony zatrudnionego.
Pracownik ma prawo do corocznego, nieprzerwanego i płatnego wypoczynku. Ze względu na cel, jakiemu służy, urlop powinien być udzielany w naturze. Zasada ta dotyczy także urlopów zaległych. Gdy pracownik nie skorzystał z laby w roku, w którym nabył do niej prawo (art. 161 k.p.), szef musi udzielić mu zaległego najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego (art. 168 k.p.). Wystarczy, aby urlop rozpoczął się 31 marca następnego roku. Na taki wypoczynek można wysłać zatrudnionego przymusowo, gdyż jego zgoda co do daty tego urlopu nie jest wymagana. Przełożony może wówczas nie dopuścić pracownika do pracy, a fakt, że mimo to stawia się do zadań, nie uprawnia podwładnego do ekwiwalentu za urlop (por. wyrok SN z 2 września 2003 r., I PK 403/02). Może się jednak zdarzyć, że z ważnych przyczyn pracownik nie będzie mógł wziąć wolnego we wskazanym przez szefa czasie.
Pani Jadwiga pracowała w dwuosobowym dziale odpowiedzialnym za kontakty z klientami. Szef polecił jej odebranie 15 dni wypoczynku niewykorzystanego w 2007 r. w drugiej połowie marca 2008 r. W marcu okazało się jednak, że drugi pracownik działu się rozchorował. Pani Jadwiga nie wykonała polecenia szefa i nie poszła na urlop, bo nie miała komu przekazać swoich obowiązków. Następnie zażądała od szefa wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystane 15 dni. Ten nie chciał się na to zgodzić. Tłumaczył, że skierował ją przecież na zaległy urlop we właściwym terminie, a to pracownica nie podporządkowała się jego poleceniu.
Ekwiwalent pieniężny, jako odstępstwo od zasady udzielania wypoczynku w naturze, należy się, gdy pracownik nie wykorzysta przysługującego urlopu w całości lub w części w razie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy (art. 171 § 1 k.p.). Dla nabycia prawa do ekwiwalentu nie jest zatem istotne samo skierowanie pracownika na urlop, ale to, czy faktycznie go wykorzystał. Skoro mimo skierowania na zaległą labę pracownik przychodził do pracy, to tego urlopu nie wykorzystał, a więc należy mu się rekompensata finansowa.
Niemożność wypełnienia obowiązku przekazania zadań wyznaczonej osobie Sąd Najwyższy (w wyroku z 7 maja 2008 r.) uznał za okoliczność szczególną. Stanowiła ona uzasadnioną przeszkodę w wykorzystaniu wypoczynku w terminie określonym przez pracodawcę. W tej sytuacji tego, że podwładny nie zastosował się do polecenia skorzystania z urlopu, nie można uznać ani za naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych, ani za próbę wyłudzenia ekwiwalentu.
Chcąc uniknąć wypłaty ekwiwalentu, pracodawca musi tak organizować pracę w firmie, aby pracownik faktycznie rozpoczął urlop najpóźniej przed końcem marca następnego roku kalendarzowego.
Autorka jest asystentem sędziego Sądu Najwyższego
