Treść regulaminu, w tym każdą jego zmianę, trzeba uzgodnić z zakładową organizacją związkową. Tam, gdzie działa kilka zakładowych organizacji związkowych, wszystkie lub choćby reprezentatywne przedstawiają w ciągu 30 dni wspólne stanowisko. Jeśli nie zrobią tego, pracodawca sam może wprowadzić regulamin. Przedsiębiorca niemający związków uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę w sposób u niego przyjęty do reprezentowania jej interesów. Odpowiedzialność za stosowanie ustawy, w tym za treść regulaminu socjalnego ponosi pracodawca. Reprezentacja załogi (zakładowa organizacja związkowa lub jej przedstawiciel) powinna jednak, wprowadzając do regulaminu wątpliwe postanowienia prawne, zważać na ograniczone przepisami możliwości wydatkowania funduszu.

Regulamin funduszu socjalnego jest wyrazem pogodzenia możliwości finansowych pracodawcy z potrzebami socjalnymi personelu. By dobrze się spełniał i służył załodze, pracodawca i związki powinni dysponować przynajmniej podstawowymi, aktualnymi informacjami o sytuacji socjalnej pracowników, byłych pracowników (emerytów i rencistów), o ich potrzebach i preferencjach socjalnych. Dopiero wówczas należy spróbować dostosować postanowienia regulaminu do możliwości finansowych funduszu i najpilniejszych potrzeb zatrudnionych. Fundusz jest bowiem instytucją prawną, która na poziomie pracodawcy ma łagodzić różnice w poziomie życia pracowników i ich rodzin, a także innych uprawnionych. Orzecznictwo sądowe podkreśla, że tworzenie tego funduszu jest wyrazem społecznej funkcji zakładu pracy, a jego adresatami są zwłaszcza rodziny o najniższych dochodach. Jest mało bowiem prawdopodobne, by wszyscy pracownicy legitymowali się identyczną sytuacją socjalną, a tylko wtedy przyznanie świadczeń jednakowej wysokości można uznać za uzasadnione (patrz: wyrok Sądu Najwyższego z 20 sierpnia 2001 r., I PKN 579/00, OSNP 2003/14/331). Zatrudniający kilkaset czy kilka tysięcy osób ma więc inny regulamin niż podmiot mający kilkudziesięciu młodych, samotnych pracowników o relatywnie wysokich dochodach. Pierwszy pracodawca ma zwykle rozbudowaną infrastrukturę socjalną i jest w stanie dodatkowo zwiększać środki funduszu o odpis z zysku netto. Drugi, jeśli działa poza sferą budżetową i zatrudnia poniżej 20 osób w przeliczeniu na pełne etaty, powinien zrezygnować z funduszu na rzecz wypłacania świadczeń urlopowych. By sprawdzić sytuację socjalną pracowników, można np. przeprowadzić anonimową ankietę na temat średnich dochodów przypadających na członka ich rodziny.

Praktyka pokazuje, że firmy dopuszczają się licznych nieprawidłowości przy sporządzaniu regulaminów socjalnych. Wiele robi to nieświadomie, ale niektóre specjalnie, by wydatki na rzecz personelu załatwić jak najmniejszym kosztem. Przedstawiamy najczęstsze omyłki:

1) określanie w dokumencie spraw wykraczających poza ustawowy zakres, np.

- zasad tworzenia funduszu i ustalania wysokości odpisu; Kwestie te reguluje tymczasem ustawa, według której układ zbiorowy lub regulamin wynagradzania dowolnie wskazuje wysokość odpisu na fundusz. Z tym jednak zastrzeżeniem, że nie mogą ingerować ani modyfikować ustawowego mechanizmu naliczania odpisu jako odpowiedniego odsetka przeciętnego, miesięcznego wynagrodzenia.

- wprowadzanie pożyczek na cele niezwiązane z mieszkaniowymi potrzebami pracowników i innych osób uprawnionych;

2) wyłączanie niektórych osób z grona uprawnionych do korzystania ze świadczeń socjalnych, m.in. małżonków, emerytów, pracowników przebywających na urlopach wychowawczych, pracowników podczas biegnącego wypowiedzenia warunków pracy;

3) ustalanie rodzajów i form wydatków niepodlegających finansowaniu z funduszu, np. inwestycji socjalnych (zakup ośrodków wczasowych, działek rekreacyjnych), zbiorowego dostępu do płatnych usług medycznych w formie abonamentowej oferowanych przez niepubliczną służbę zdrowia, finansowanie systemu ulg w przejazdach koleją i w dojazdach do pracy, kosztów utrzymania zakładowej służby zdrowia, zbiorowego żywienia, szkoleń i podnoszenia kwalifikacji zawodowych, badań i szczepień, obchodów jubileuszy zakładowych i branżowych, tzw. firmowych imprez integracyjnych (spotkań noworocznych, wigilii zakładowych itp.), wydatków związanych z pożegnaniem pracowników przechodzących na emeryturę, upominków i prezentów z okazji świąt;

4) posługiwanie się pozasocjalnymi kryteriami udzielania świadczeń socjalnych, jak staż zakładowy, wymiar czasu pracy, przynależność do określonej grupy zawodowej, nakładanie obowiązku składania deklaracji o miejscu korzystania ze świadczeń przez pracowników zatrudnionych u kilku pracodawców.

Opracowując regulamin, należy:

1) poznać w miarę dokładnie sytuację życiową, rodzinną i materialną uprawnionych do korzystania z funduszu;

Zwracamy przy tym uwagę na ich sytuację dochodową, analizując dochód na osobę w rodzinie (a nie wysokość wynagrodzenia w danej firmie). Znajomość tych danych pozwoli także wybrać rodzaj i formę świadczeń socjalnych najwłaściwszych ze względu na potrzeby i możliwości dochodowe załogi.

2) stosować kryteria udzielania pomocy wyłącznie o charakterze socjalnym;

Nie są nimi np. przynależność do określonej grupy zawodowej, ogólny lub zakładowy staż pracy, wymiar czasu pracy, jednoczesne zatrudnienie u innego pracodawcy, zatrudnienie współmałżonka. Kryteria te nie powinny decydować o przyznaniu lub odmowie przyznania świadczenia ani też o jego wysokości, co potwierdził Sąd Najwyższy w orzeczeniu z 16 sierpnia 2005 r. (IPK12/05, OSNP 2006/ 11-12/182).

3) przestrzegać ustawy, wybierając rodzaj świadczeń socjalnych finansowanych z funduszu i ich formę;

4) opracować jasne i w miarę precyzyjne reguły ubiegania się o wsparcie;

5) współpracować z zakładowymi partnerami społecznymi (zakładowymi organizacjami związkowymi lub z przedstawicielem załogi) w trakcie uzgadniania treści regulaminu, a następnie przy rozpatrywaniu wniosków uprawnionych.

W regulaminie funduszu należy ustalić w szczególności:

1) rodzaje i formy świadczeń socjalnych zaliczanych do działalności socjalnej, zgodnie z art. 2 pkt 1 ustawy, i najwłaściwszych ze względu na potrzeby załogi, byłych pracowników oraz ich rodzin;

Ustawowa definicja działalności socjalnej zawiera wykaz dopuszczalnych wydatków z funduszu. Nie wszystkie jednak rodzaje trzeba wprowadzać do regulaminu danego zakładu. Wystarczy uwzględnić tylko te, na które jest szczególne "zapotrzebowanie" załogi ze względu na jej potrzeby życiowe, rodzinne, materialne.

[b]Przykład 1 [/b]

Firma chce udzielać z funduszu socjalnego zwrotnych pożyczek na cele mieszkaniowe. Skoro tak, to w regulaminie określamy:

- przeznaczenie tej pomocy,

- wysokość ewentualnego oprocentowania (pożyczki nie muszą być nieoprocentowane),

- sposób zabezpieczenia i spłaty pożyczki,

- warunki zawieszania spłaty pożyczki i ewentualnego jej umorzenia,

- rodzaje i formy udzielania bezzwrotnej pomocy materialnej (zapomogi).

[b]Przykład 2 [/b]

Spółka zamierza dotować z funduszu socjalnego różne formy wypoczynku personelu. W regulaminie precyzujemy:

- czy zakład dopłaca wyłącznie do usług wypoczynkowych realizowanych w formach stacjonarnych, np. urlopy rodzinne w obiektach wczasowych, kolonie dla dzieci pracowników, dostępne na rynku usług turystycznych jako tzw. wypoczynek zorganizowany na podstawie tzw. skierowania,

- czy też dopuszcza alternatywną pomoc finansową z funduszu, uzależnioną od skorzystania przez pracownika z urlopu wypoczynkowego, tzw. wczasy pod gruszą.

Od 18 kwietnia firmy nie mogą już odmawiać pomocy zainteresowanym zamierzającym wypoczywać poza granicami Polski. Oczywiście jeśli ich regulaminy socjalne przewidują taką formę wsparcia. Tego właśnie dnia wszedł w życie wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 28 marca br. (K 40/04), który podważył ograniczanie dopłat z funduszu do wypoczynku spędzanego w kraju. Rygory takie, wynikające z art. 2 pkt 1 oraz art. 8 ust. 2a ustawy, Trybunał uznał za sprzeczne z zasadami równości i sprawiedliwości społecznej z ustawy zasadniczej. Pracodawcy powinni więc zweryfikować swoje regulaminy socjalne, czy czasami nie zawierają zakwestionowanych postanowień.

2) plan przychodów i wydatków funduszu w danym roku, czyli tzw. roczny preliminarz;

Określamy w nim kwotowo lub procentowo przeznaczenie środków socjalnych na poszczególne cele, rodzaje i formy działalności socjalnej. Zastrzegamy przy tym, że w razie konieczności ustalony na początku roku podział tych środków skorygujemy.

3) wyodrębnione grupy dochodowe wśród załogi;

O przynależności do tych grup powinna decydować m.in. sytuacja dochodowa. Ona też ma głównie determinować wysokość świadczeń socjalnych. Uprawnionych o najwyższych dochodach w firmie (np. menedżerowie) można przy tym pozbawić prawa do pomocy.

4) definicję rodziny pracownika i byłego pracownika - emeryta, na potrzeby działalności socjalnej;

Najczęściej spotyka się regulacje przejmowane z kodeksu rodzinnego lub z przepisów oświadczeniach rodzinnych. Według nich rodzina to współmałżonkowie i dzieci będące na ich utrzymaniu, bez względu na formę prawną łączących ich stosunków (dzieci własne, przysposobione, przyjęte na wychowanie, adoptowane).

5) granice wieku dzieci uprawnionych do korzystania ze świadczeń;

Najczęściej decyduje moment osiągnięcia przez nie samodzielności finansowej lub ukończenia studiów.

6) osoby nieuprawnione z ustawy, którym zakład przyznał prawo do korzystania z funduszu, np. byli pracownicy pobierający zasiłki lub świadczenia przedemerytalne do czasu uzyskania statusu emeryta; członkowie rodzin po zmarłych pracownikach i emerytach, podopieczni z domów dziecka;

7) zasady i sposób pozyskiwania przez pracodawcę informacji o sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osób ubiegających się o pomoc;

W praktyce firmy żądają najczęściej od zainteresowanych oświadczeń o przeciętnym dochodzie na osobę w rodzinie (w gospodarstwie domowym). Możliwość wymagania dokumentów przewiduje art. 22§ 2 pkt 1 kodeksu pracy. Regulamin powinien przy tym wskazywać: rodzaje i składniki wynagrodzenia, inne dochody wpływające na ustalenie faktycznej sytuacji dochodowej oraz okres, którego te dane dotyczą. Przepisy nie wykluczają także innych sposobów dokumentowania sytuacji materialnej uprawnionych. Ustawa pozostawia tę kwestię do ustaleń stron.

8) częstotliwość, z jaką można ubiegać się o świadczenia danego rodzaju (raz w roku, kilka razy w roku, co kilka lat);

9) zasady korzystania ze świadczeń socjalnych współmałżonków zatrudnionych u tego samego pracodawcy;

Nie ma jednak uzasadnienia przyznawania świadczeń tego samego rodzaju w podwójnej wysokości tylko z tego powodu, że współmałżonkowie są pracownikami tego samego zakładu. Dotyczy to zwłaszcza świadczeń na rzecz dzieci. Przykładowo nie powinno się pracownikowi przyznawać z tych przyczyn podwójnej dopłaty do kolonii syna. Wprawdzie uprawnienie do korzystania z pomocy socjalnej ma pracownik i jego rodzina, to jednak nie ma ono charakteru roszczenia ze stosunku pracy. Znaczy to, że samo uprawnienie do korzystania z funduszu nie gwarantuje otrzymania wsparcia. Gdy więc jeden z małżonków otrzymuje, zgodnie z regulaminem, świadczenie dla siebie i rodziny, to tym samym zostaje zrealizowane uprawnienie tej rodziny. Jednak ostatecznie o zasadach korzystania ze świadczeń socjalnych przez pracowników i ich współmałżonków powinni rozstrzygać pracodawcy właśnie w regulaminie.

10) tryb zgłaszania i wprowadzania zmian w regulaminie;

11) miejsce i terminy występowania z wnioskami o świadczenia socjalne przez osoby uprawnione;

12) tryb rozpatrywania i załatwiania wniosków o świadczenia z możliwością wprowadzenia wewnętrznej procedury odwoławczej w razie negatywnej decyzji o ich przyznaniu;

13) przyjęte u pracodawcy wzory dokumentów przydatnych w organizowaniu działalności socjalnej;

Zwykle są to wnioski oświadczenia, oświadczenia o sytuacji dochodowej, umowy o udzielenie zwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe, karty ewidencyjne przyznawanych świadczeń poszczególnym pracownikom, emerytom i ich rodzinom, tabele dopłat z wyodrębnieniem grup dochodowych. Należy oznaczyć je jako kolejne załączniki do regulaminu, bo tylko wtedy dokumenty te mają status unormowań regulaminowych, do których stosujemy ustawę.

By uzgodniony i sporządzony regulamin socjalny wszedł wżycie, podajemy go do wiadomości zatrudnionych. Ogłaszamy więc na tablicy ogłoszeń czy przez firmowy radiowęzeł lub udostępniamy w firmowym intranecie. Zacznie obowiązywać po upływie dwóch tygodni od upublicznienia go w opisany sposób. Regulamin musi być ogólnie dostępny. Jest to wyraz dbałości pracodawcy o dobro pracowników (dostarczanie informacji ważnych z punktu widzenia realizacji uprawnień pracowniczych).

Pracownicy i inne osoby uprawnione, jako adresaci świadczeń socjalnych, mają mieć zapewniony bieżący wgląd do regulacji zakładowych (np. w intranecie). Powinni wiedzieć, o jaką pomoc i na jakich zasadach mogą ubiegać się w swoim zakładzie. Dobrą praktyką, co do formy informowania o bieżących ustaleniach w sprawie funduszu, jest także corocznie wydawana w wielu zakładach informacja o działalności socjalnej wdanym roku. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 6 grudnia 2001 r. (IPKN355/00) regulamin socjalny jest źródłem prawa pracy w rozumieniu art.9 § 1 kodeksu pracy. Wynika z niego również, że sąd nie może stwierdzić nieważności prawa zakładowego, w tym regulaminu socjalnego (str. 8-9).