- W styczniu br. wynegocjowany był nowy regulamin socjalny, który wszedł w życie w połowie lutego. Zmieniliśmy częstotliwość korzystania z niektórych świadczeń przez emerytów zakładu (w tym z dopłat do wczasów pod gruszą) z corocznej na co dwa lata. Co zrobić z emerytem, który miał przyznane świadczenie w poprzednim roku i ponownie złożył wniosek o takie świadczenie 10 lutego br.?

Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz przeznaczania jego środków na poszczególne cele i rodzaje działalności określa pracodawca w regulaminie socjalnym. Uzgadnia go z zakładowymi organizacjami związkowymi, a gdy ich nie ma - z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. Tak wynika z art. 8 ust. 2 ustawy. Regulamin ten powinien więc ustalać też częstotliwość korzystania ze świadczeń socjalnych, w tym z dopłat do wypoczynku.

Jest on bowiem wewnątrzzakładowym aktem normatywnym (prawem socjalnym), konkretyzującym m.in. zasady i warunki przyznawania indywidualnych świadczeń socjalnych. Postanowienia regulaminu wiążą pracodawcę i osoby uprawnione do pomocy socjalnej. Regulamin ma także określać sposób i tryb wprowadzania zmian w jego treści oraz warunki korzystania ze świadczeń w roku, w którym zmiany wchodzą w życie. Jeśli nie zawiera on takich postanowień przejściowych, stosujemy zasady obowiązujące w dacie rozpatrywania wniosku. Dlatego, by zapewnić uprawnionym równy dostęp do wsparcia, zmiany regulaminu socjalnego należy wprowadzać od początku roku kalendarzowego. Ewentualnie od początku tzw. roku socjalnego, rozpoczynającego się w praktyce po naliczeniu odpisu podstawowego na fundusz na dany rok (czyli pod koniec maja).

- Niedawno Trybunał Konstytucyjny podważył ograniczanie prawa do dopłat z funduszu socjalnego tylko do wypoczywających w kraju. Wyrok wszedł w życie 18 kwietnia (data ogłoszenia w Dzienniku Ustaw). Nasz regulamin zawiera właśnie takie postanowienie. Chcemy, oczywiście, dofinansowywać także zakupione indywidualnie przez pracowników formy wypoczynku zagranicznego. Czy musimy zmienić regulamin?

Raczej tak. W chwili ogłoszenia wyroku Trybunału tracą moc zakwestionowane przepisy ustawy. Nie znaczy to jednak, że automatycznie każdy pracodawca tworzący fundusz może dopłacać do wypoczynku zagranicznego. Aby tak się stało, trzeba mieć zakładową podstawę prawną w formie konkretnego postanowienia regulaminu. Zgodnie bowiem z art. 8 ust. 2 ustawy zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa regulamin. Zmiana regulaminu, przygotowana i uzgodniona ze związkami zawodowymi lub z reprezentantem załogi, wchodzi w życie po 14 dniach od dnia podania jej do wiadomości załogi. Jest to czas na stosowne korekty w samym regulaminie, jak i w jego części, dotyczącej zaplanowanych wydatków z funduszu nadany rok. Z nasileniem dopłat do wypoczynku mamy bowiem do czynienia w sezonie wakacyjnym.

- Regulamin funduszu przewiduje zwrotną zapomogę losową, zabezpieczaną poręczeniem żyrantów i podlegającą spłacie przez 10 miesięcy. Uprawnieni mogą ją dostać w sytuacjach wyjątkowych w gospodarstwie domowym, m.in. na zakup opału, usunięcie awarii instalacji, opłacenie studiów. Mamy jeszcze zapomogi bezzwrotne dla pracowników o najniższych dochodach. Czy takie postanowienia nie są sprzeczne z ustawą?

Rodzą wiele zasadniczych wątpliwości. Zapomoga, przede wszystkim, ma, co do zasady, charakter doraźnej, bezzwrotnej pomocy osobie, która znalazła się w potrzebie. Nie można więc żądać jej zwrotu. Nie zgłaszam zastrzeżeń co do zapomóg na zakup opału. Przydadzą się bowiem zatrudnionym w trudnej sytuacji materialnej. Z funduszu socjalnego nie wolno finansować wydatków na kształcenie pracowników. Chyba że uprawniony znalazł się w bardzo trudnej sytuacji materialnej i taką pomoc potraktujemy jako konieczność życiową (a nie jako ofertę dla wszystkich chcących podnosić kwalifikacje zawodowe). Wsparcia w formie zwrotnej (czyli pożyczek) udzielamy natomiast wyłącznie na cele mieszkaniowe (art. 2 pkt 1 ustawy).

- Daliśmy pracownikom z funduszu socjalnego przed świętami wielkanocnymi pewną opodatkowaną kwotę zamiast, wzorem lat poprzednich, bonów. Taką możliwość przewiduje nasz regulamin. Czy dobrze zrobiliśmy?

Nie. Z funduszu nie wypłacamy "pewnych kwot", tylko udzielamy pomocy materialnej w socjalnie uzasadnionych przypadkach. Indywidualne adresowanie pomocy socjalnej narzuca art. 8 ust. 1 ustawy, który uzależnia przyznanie i wysokość każdego świadczenia od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej uprawnionego. Z pytania wynika natomiast, że opisane wypłaty stanowią ekwiwalent pieniężny wcześniej kupowanych bonów towarowych. Takie dysponowanie funduszem budzi wątpliwości, sugeruje bowiem przekształcenie środków socjalnych w źródło świadczeń parawynagrodzeniowych.

- Czy postanowienie w regulaminie socjalnym o udzielaniu pożyczek w wysokości miesięcznego wynagrodzenia netto pracownika, o trzymiesięcznym okresie spłaty, jest zgodne z ustawą?

Nie. Ustawa dopuszcza zwrotne pożyczki, ale tylko na cele mieszkaniowe. Fundusz nie jest pożyczkową instytucją samo pomocową, tak jak kasy zapomogowo-pożyczkowe. Znaczy to, że udzielanie z jego środków pożyczek na inne cele niż mieszkaniowe nie znajduje uzasadnienia.

- Regulamin socjalny uzależnia przyznanie świadczenia i jego wysokość od wymiaru czasu pracy oraz stażu zatrudnienia w zakładzie. Czy prawidłowo?

Nie. O przyznaniu świadczeń decyduje tylko sytuacja życiowa, rodzinna i materialna (art. 8 ust. 1 ustawy). Ogólny bądź zakładowy staż pracy oraz wymiar czasu pracy nie powinny mieć wpływu na decyzję o przyznaniu świadczenia socjalnego ani na jego wysokość.

- Zgodnie z naszym regulaminem pracownik zainteresowany świadczeniem socjalnym musi wypełnić wniosek z informacją o swojej sytuacji dochodowej. Wielu zatrudnionych uważa, że jest to niezgodne z prawem. Ich zdaniem pytania o dochody rodziny oraz o miejsce pracy małżonka naruszają ustawę o ochronie danych osobowych oraz konstytucję. Czy mają rację?

Nie. Bez informacji o w miarę faktycznej i aktualnej sytuacji socjalnej załogi pracodawca nie jest w stanie prowadzić skutecznej działalności socjalnej, tzn. adresować pomocy socjalnej do tych, którzy ze względów obiektywnych są w najtrudniejszym położeniu. Bez danych o sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej uprawnionego nie może on w zasadzie przyznać świadczenia. Stąd bierze się uznaniowy (a nie roszczeniowy) charakter świadczeń socjalnych. Ponadto uprawnienie firmy do gromadzenia i przetwarzania na potrzeby socjalne takich informacji potwierdza stanowisko biura Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych. Według GIODO odmowa udostępnienia przez pracownika wymaganych przez regulamin danych może skutkować odmową udzielenia pomocy.

W świetle wyroku Sądu Najwyższego z 8 maja 2002 r. (IPKN267/01) pracodawca ma prawo na podstawie ustawy i wydanego zgodnie z przepisami regulaminu zbierać informacje o sytuacji materialno-życiowej uprawnionej osoby, aby przyznać jej świadczenie.

- Opracowujemy nowy regulamin socjalny. Jak ustalić w nim zasady obliczania dochodu pracownika, decydującego o przyznaniu wsparcia?

Nie ma powszechnie obowiązujących w tym zakresie regulacji. Jest to więc materia regulaminowa. Chodzi o to, by ustalić w miarę faktyczną sytuację materialną (dochodową) pracownika w chwili, gdy ubiega się o świadczenie. Nie jest przy tym miarodajna wysokość wynagrodzenia pracownika, jakie otrzymuje w danej firmie. Pensja ta jest bowiem tylko jednym z elementów dochodów jego rodziny. Dopiero zbadanie, czy z tego wynagrodzenia musi on utrzymać małżonka i dzieci, czy też prowadzi jednoosobowe gospodarstwo domowe, oddaje stan rzeczywisty. Badamy więc raczej dochód na osobę w rodzinie. Jakie rodzaje, składniki i z jakiego okresu go przyjmujemy (np. średnią z ostatnich trzech miesięcy), powinien określać regulamin. Ustawa nie podpowiada też sposobu pozyskiwania od pracowników informacji o ich sytuacji dochodowej. Dobrym rozwiązaniem wydaje się oświadczenie. Taką formą posługuje się prawo cywilne i prawo pracy (art.22kodeksu pracy) na dokumentowanie określonych stanów faktycznych.