Inwentaryzacja to zbiór czynności, które wiążą się z ustaleniem rzeczywistego stanu aktywów i pasywów wykazywanych w księgach na określony moment w roku obrotowym. Czynności takie mają na celu porównanie stanu rzeczywistego ze stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych, aby ustalić, czy nie występują między nimi różnice, które w konsekwencji należy rozliczyć oraz doprowadzić stan księgowy do stanu występującego w rzeczywistości. Na podstawie ustalonego stanu faktycznego aktywów i pasywów należy:
- doprowadzić dane zebrane w księgach rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym tak, aby zapewnić realność zawartych w danych rachunkowych informacji ekonomicznych
- rozliczyć osoby materialnie odpowiedzialnych za powierzone im mienie
- dokonać rzetelnej oceny gospodarczej przydatności składników majątku
- przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce majątkowej
Obligatoryjność przeprowadzania inwentaryzacji oraz wszystkich procedur z nią związanych w sposób, który winien zapewnić rzetelność i prawidłowość oraz jasne przedstawienie sytuacji majątkowej jednostki jest uwarunkowane treścią art. 4 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości (dalej: uor). Mówi on o tym, że jedną z ról rachunkowości jest okresowe ustalenie lub sprawdzenie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. Inwentaryzacja jest podstawą dla rzetelnego przedstawienia sytuacji majątkowej jednostki w sprawozdaniu finansowym.
Za dbałość o prawidłowe przygotowanie, przeprowadzenie oraz rozliczenie inwentaryzacji odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki, a założenie to jest określone art. 4 ust. 5 uor. Warto podkreślić, że ustawodawca nie zezwolił kierownikowi jednostki na obłożenie obowiązkiem nadzoru nad czynnościami inwentaryzacyjnymi innej osoby. Punkt ten podkreśla rangę, jaką nadaje się inwentaryzacji. Samą inwentaryzację przeprowadza się na mocy rozporządzenia wewnętrznego, według którego instrukcja inwentaryzacyjna, zarządzenia wewnętrzne, plany i harmonogramy (tzw. akty normatywne) leżą w gestii kierownika jednostki.
Czytaj więcej:
Metody i formy
Najistotniejszym punktem właściwego, kompletnego, a w konsekwencji rzetelnego przeprowadzenia inwentaryzacji jest niewątpliwie pierwszy etap, którym jest jej przygotowanie. Etap ten obejmują następujące czynności:
- opracowanie wewnętrzne, organizacyjno-prawne aspekty przeprowadzania inwentaryzacji
- powołanie oraz odpowiednie przeszkolenie osób, które będą przeprowadzać inwentaryzację
- uzgodnienie ewidencji księgowej z ewidencją w poszczególnych obszarach spisowych – również uprzednio właściwie przygotowanych.
Jako, że inwentaryzacja jest jednym z członów rachunkowości, podlega jej zasadom oraz wymogom, którym jest przede wszystkim rzetelność, bezbłędność i sprawdzalność. Ustawodawca nie narzuca technicznych rozwiązań w przeprowadzaniu inwentaryzacji, określa jedynie jaką metodą inwentaryzować poszczególne składniki majątkowe. Mimo roli inwentaryzacji, jaką odgrywa ona w funkcjonowaniu jednostki, nie istnieje krajowy standard rachunkowości, który ustaliłby jej jednolite podstawowe zasady.
Wśród metod inwentaryzacji, wyróżnia się:
- inwentaryzację pełną, gdzie ustala się stan wszystkich aktywów i pasywów na dany moment;
- inwentaryzację ciągłą, w której sukcesywnie określa się rzeczywisty stan aktywów i pasywów, przy zachowaniu cyklu ustalonego w ustawie o rachunkowości. Przy wykorzystaniu tej metody, należy pamiętać o tym, by objęte nią składniki danego rodzaju, były ewidencjonowane w sposób ilościowo-wartościowy. W momencie ewidencji jedynie w ujęciu wartościowym, składniki nią objęte są na dany dzień całego konkretnego pola spisowego.
- inwentaryzację uproszczoną, która co do zasady polega na ustaleniu stanu faktycznego w sposób pośredni, w którym wykorzystuje się metody zastępcze, m. in. Pomiar, szacunek, porównania weryfikacyjne. W tym przypadku, należy mieć na uwadze, że taki sposób przeprowadzania inwentaryzacji może być stosowany tylko wówczas, gdy skutki zastosowanego uproszczenia nie wywrą istotnego negatywnego wpływu na całkowity obraz sytuacji majątkowej, finansowej oraz wyniki finansowego jednostki. Mówi o tym art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości.
Inwentaryzacja zapasów
W przypadku inwentaryzacji składników aktywów, jakimi są materiały i towary, wyroby gotowe oraz półprodukty stosuje się metodę spisu z natury. Procedura ta polega na ustaleniu rzeczywistego stanu rzeczowych aktywów obrotowych poprzez przeliczenie lub pomiar w inny sposób. O tym, jak kształtuje się ten proces decyduje rodzaj, wielkość, kształt, postać fizyczna lub inne cechy specyficzne. Przy wyborze technik liczenia i pomiaru, jednostka kieruje się również warunkami składowania, dostępem do pól spisowych oraz możliwością zastosowania albo posiadania specjalistycznego sprzętu mierniczego. Punkt 81 Stanowiska w sprawie inwentaryzacji mówi o tym, co obejmuje rozliczenie spisu z natury zapasów własnych i są to:
- wycena poszczególnych składników zapasów
- porównanie wyników uzyskanych drogą spisu z natury z bieżącą ewidencją księgową oraz ustalenie różnic inwentaryzacyjnych
- wyjaśnienie przyczyn różnic i propozycja sposobu ich rozliczenia
- dokonanie księgowań doprowadzających stany księgowe zapasów do stanów rzeczywistych wynikających ze spisu z natury.
Przy procesie inwentaryzacyjnym należy wziąć pod uwagę to, że ustawa o rachunkowości traktuje zasady inwentaryzacji w bardzo elastyczny i ogólny sposób. Dzięki temu jednostki posiadają dużą swobodę w zakresie organizowania prac inwentaryzacyjnych. W przypadku zapasów, jednostki mogą korzystać ze stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości (Dz. Urz. Min. Fin. z 2016 r. poz. 55) >patrz tabela.
Uzupełnione danymi arkusze spisu z natury przenosi się na zestawienia, na których figurują dane wynikające z ewidencji szczegółowej zapasów (numer identyfikacyjny, nazwa asortymentu, jednostka miary, ilość) po to, by porównać je z danymi liczbowymi wynikającymi z ewidencji i spisu, a w przypadku niezgodności wyprowadzić różnicę, następnie wpisać cenę jednostkową i ustalić wartość tych różnic. Aby upewnić się o kompletności ujęcia zapasów objętych spisem z natury, można w zestawieniu wycenić wszystkie wykazane w arkuszach oraz przeniesione z kont stany zapasów.
Pozwala to na porównanie ich wartości wykazanej w zestawieniach i zaewidencjonowanych na kontach. Takie zestawienie jest podstawą do wprowadzania stanu zapasów do ksiąg rachunkowych.
Dokumentowanie
Podstawowe dokumenty inwentaryzacyjne obejmują :
- zarządzenie kierownika jednostki w sprawie przeprowadzania spisu z natury;
- harmonogram inwentaryzacji;
- arkusze spisowe;
- oświadczenia wstępne oraz oświadczenia po zakończonym spisie z natury osób materialnie odpowiedzialnych;
- sprawozdanie opisowe z przebiegu spisu z natury;
- zestawienie różnic inwentaryzacyjnych;
- protokół rozliczenia wyników inwentaryzacyjnych;
- potwierdzenia sald należności;
- protokół z przeprowadzonej weryfikacji.
To, w jaki sposób należy przechowywać dokumentację z czynności inwentaryzacyjnych opisuje art. 71 ust. 1 uor. Stanowi on o tym, że dokumentację powinno się przechowywać przez okres 5 lat, w należyty sposób, zachowując należytą ostrożność - chronić ją przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnieniem lub zniszczeniem, tj. w siedzibie zarządu lub oddziału jednostki w oryginalnej postaci w ustalonym porządku dostosowanym do prowadzenia ksiąg rachunkowych, przy zachowaniu podziału na okresy sprawozdawcze.
Natalia Gromacka Konsultant w Departamencie Audytu UHY ECA mat. pras.
Zestawienie wymogów dotyczących przedmiotu i częstości inwentaryzacji zgodnie z art. 26 UOR
