Zawiadomienie ZAW-NR składa się tylko raz

Stosownie do art. 15d ust. 1 pkt 2 ustawy o CIT (analogiczne regulacje są zawarte w art. 22p ustawy o PIT) podatnicy nie zaliczają do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w art. 19 ustawy z 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców została dokonana przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów, o którym mowa w art. 96b ust. 1 ustawy o VAT (czyli na tzw. białej liście) – w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, potwierdzonych fakturą, dokonanych przez dostawcę towarów lub usługodawcę zarejestrowanego na potrzeby podatku od towarów i usług jako podatnik VAT czynny.

Zasady prowadzenia przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej wykazu podatników VAT (tzw. białej listy) są uregulowane w art. 96b ustawy o VAT. Wykaz zawiera – stosownie do art. 96b ust. 3 pkt 13 ustawy o VAT – m.in. numery rachunków rozliczeniowych, o których mowa w art. 49 ust. 1 pkt 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe, lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której podmiot jest członkiem, otwartych w związku z prowadzoną przez członka działalnością gospodarczą:

a) wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym oraz

b) potwierdzonych przy wykorzystaniu STIR w rozumieniu art. 119zg pkt 6 ordynacji podatkowej, z wyjątkiem rachunków prowadzonych przez Narodowy Bank Polski.

Czytaj więcej:

Podatki, Księgowość i Rachunkowość

Niedopełnienie obowiązków dokumentacyjnych może słono kosztować

Prawidłowe wypełnienie obowiązków sprawozdawczych z zakresu cen transferowych to skuteczny sposób na zabezpieczenie ryzyk zarówno dla spółki, jak i dla osób, które nią zarządzają.

Pro

Informacje o ww. numerach rachunków są przekazywane do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej przy wykorzystaniu STIR w rozumieniu art. 119zg pkt 6 ordynacji podatkowej.

Wyłączenie z kosztów

W przypadku zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców została dokonana w formie gotówkowej podatnicy w tej części:

1) zmniejszają koszty uzyskania przychodów albo

2) w przypadku braku możliwości zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów – zwiększają przychody – w miesiącu, w którym odpowiednio została dokonana płatność bez pośrednictwa rachunku płatniczego, został zlecony przelew albo płatność została dokonana z pominięciem mechanizmu podzielonej płatności (art. 15d ust. 2 ustawy o CIT).

Jest wyjątek od zasady

Przepisów wyłączających wydatki opłacone gotówką z kosztów uzyskania przychodów nie stosuje się w przypadkach wskazanych w art. 15d ust. 4 ustawy o CIT.

Chodzi o sytuacje, w których zapłata należności przez podatnika została dokonana przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu na tzw. białej liście, a podatnik złożył przy pierwszej zapłacie należności przelewem na ten rachunek zawiadomienie, o którym mowa w art. 117ba § 3 pkt 2 ordynacji podatkowej (zawiadomienie ZAW-NR), do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla podatnika, który dokonał zapłaty należności, w terminie siedmiu dni od dnia zlecenia przelewu. Terminowe złożenie zawiadomienia ZAW-NR jest zatem sposobem na uniknięcie konieczności wyłączenia danego wydatków z kosztów uzyskania przychodów (w tym poprzez odpisy amortyzacyjne) w przypadku pominięcia obligatoryjnej zapłaty na rachunek z tzw. białej listy.

Wzór zawiadomienia ZAW-NR jest określony w rozporządzeniu ministra finansów z 1 lipca 2020 r. w sprawie wzoru zawiadomienia o zapłacie należności na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów, o którym mowa w art. 96b ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2022 r., poz. 1188).

Stosownie do art. 117ba § 4 ordynacji podatkowej zawiadomienie ZAW-NR zawiera:

1) numer identyfikacyjny, firmę (nazwę) oraz adres siedziby albo – w przypadku podatnika będącego osobą fizyczną – imię i nazwisko oraz adres stałego miejsca prowadzenia działalności, a w przypadku nieposiadania stałego miejsca prowadzenia działalności – adres miejsca zamieszkania, podatnika, który dokonał zapłaty należności;

2) dane wystawcy faktury wskazane na fakturze (numer identyfikacyjny, nazwę albo imię i nazwisko oraz adres);

3) numer rachunku, na który dokonano zapłaty należności;

4) wysokość należności zapłaconej przelewem na rachunek, o którym mowa w pkt 3, i dzień zlecenia przelewu na ten rachunek.

Odpowiedzialność solidarna

Terminowe złożenie zawiadomienia ZAW-NR jest także jednym ze sposób na uniknięcie zapłaty VAT (w ramach odpowiedzialności solidarnej) za kontrahenta.

Stosownie do art. 117ba § 1 i 2 ordynacji podatkowej podatnik VAT czynny:

- na rzecz którego dokonano dostawy towarów lub świadczenia usług, odpowiada solidarnie całym swoim majątkiem wraz z dostawcą towarów lub usługodawcą zarejestrowanym jako podatnik VAT czynny za jego zaległości podatkowe w części podatku od towarów i usług proporcjonalnie przypadającej na tę dostawę towarów lub to świadczenie usług, jeżeli zapłata należności za dostawę towarów lub świadczenie usług, potwierdzone fakturą, została dokonana przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu na tzw. białej liście,

- który na podstawie umowy zawartej z dostawcą towarów lub usługodawcą zarejestrowanym jako podatnik VAT czynny albo z nabywcą towarów lub usługobiorcą jest obowiązany do pobrania należności od nabywcy towarów lub usługobiorcy za dostawę towarów lub świadczenie usług, potwierdzone fakturą, i przekazania jej w całości albo części dostawcy towarów lub usługodawcy, odpowiada solidarnie całym swoim majątkiem wraz z dostawcą towarów lub usługodawcą za jego zaległości podatkowe w części podatku od towarów i usług proporcjonalnie przypadającej na tę należność, jeżeli dokonał zapłaty tej należności przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu na tzw. białej liście.

Stosownie jednak do art. 117ba § 3 ordynacji podatkowej ta solidarna odpowiedzialność nie ma zastosowania, jeżeli zapłata należności przez podatnika została dokonana przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu na tzw. białej liście, a podatnik w odpowiednim terminie zawiadomienie ZAW-NR.

Sankcyjne przychody

Terminowe złożenie zawiadomienia ZAW-NR jest także jednym ze sposobów na uniknięcie konieczności rozpoznania sankcyjnego przychodu.

U podatnika, który na podstawie umowy zawartej z dostawcą towarów lub usługodawcą zarejestrowanym jako podatnik VAT czynny albo z nabywcą towarów lub usługobiorcą jest obowiązany do pobrania należności od nabywcy towarów lub usługobiorcy za dostawę towarów lub świadczenie usług, potwierdzone fakturą, i przekazania jej w całości albo części dostawcy towarów lub usługodawcy, zapłacił tę należność bez pośrednictwa rachunku płatniczego lub przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu na  tzw. białej liście, ustala się przychód w dniu zapłaty tej należności. Przychód ten ustala się w takiej wysokości, w jakiej należność została zapłacona bez pośrednictwa rachunku płatniczego lub przelewem na rachunek inny niż zawarty na białej liście (art. 12 ust. 4i ustawy o CIT, art. 14 ust. 2h ustawy o PIT).

Stosownie natomiast do art. 12 ust. 4j pkt 2 ustawy o CIT (art. 14 ust. 2i pkt 2 ustawy o PIT) nie ustala się tego przychodu, jeżeli zapłata należności przez podatnika została dokonana przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu na tzw. białej liście, a podatnik złożył przy pierwszej zapłacie należności przelewem na ten rachunek zawiadomienie ZAW-NR w terminie siedmiu dni od dnia zlecenia przelewu.

Stanowisko ministra finansów…

Jak wyjaśnił minister finansów w Objaśnieniach podatkowych z 20 grudnia 2019 r. (Wykaz podatników VAT) „(…) W przypadku wysłania zawiadomienia o dokonaniu zapłaty na rachunek spoza Wykazu podatnik nie będzie obowiązany dokonywać ponownie takiego zawiadomienia w sytuacji, gdyby kolejna wpłata została dokonana na ten sam rachunek spoza Wykazu, o którym podatnik już raz poinformował organy, składając stosowne zawiadomienie. Wystarczające będzie dokonanie jednorazowego zgłoszenia takiego rachunku do właściwego naczelnika urzędu skarbowego (…)”.

…i dyrektora KIS

Organy podatkowe zgadzają się, że wystarczy jednokrotne złożenie zawiadomienia ZAW-NR, bez konieczności powtórnego składania go przy dokonywaniu kolejnych płatności na rachunek bankowy kontrahenta nieznajdujący się na tzw. białej liście, w sytuacji gdy kolejna wpłata została dokonana na ten sam rachunek spoza tzw. białej listy, o którym podatnik już raz poinformował organy, składając stosowne zawiadomienie ZAW-NR. Wystarczające jest jednorazowe zgłoszenie takiego rachunku do właściwego naczelnika urzędu skarbowego (interpretacja indywidualna dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 9 stycznia 2023 r., 0111-KDIB2-1.4010.665.2022. 2.BJ).

Przykład

Spółka z o.o. Y (podatnik VAT czynny) dokonuje płatności za nabywane towary i usługi od innych firm (podatników VAT czynnych) na rachunki bankowe kontrahentów figurujące na tzw. białej liście. W przypadku jednego z kontrahentów (także podatnik VAT czynny) spółka Y (zgodnie z ustalaniami z tym kontrahentem) dokonuje jednak zapłaty za nabywane usługi (udokumentowane fakturą) na rachunek, który nie figuruje na tej liście. Jednorazowa wartość transakcji przekracza 15 tys. zł. Są to należności cykliczne. Spółka Y dokonała pierwszej z nich i – aby „uchronić” koszt uzyskania przychodu – w dniu dokonania płatności złożyła do urzędu skarbowego zawiadomienie ZAW-NR o zapłacie na rachunek niefigurujący na białej liście. W przypadku następnych płatności na ten rachunek tego samego kontrahenta (płatność dotycząca tej samej umowy) spółka Y nie musi już składać kolejnych zawiadomień ZAW-NR i zachowuje prawo zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu.

Autor jest doradcą podatkowym

Podstawa prawna:

- art. 15d ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz.U. z 2022 r., poz. 2587 ze zm.)

- art. 96 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. Dz.U. z 2023 r., poz. 1570 ze zm.)

- art. 117ba, art. 119zh pkt 2–9, art. 119zp § 1 pkt 1, § 2 pkt 1 lit. a i b, art. 119zq pkt 1 oraz art. 119zr § 1 i 2 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz.U. z 2022 r., poz. 2651 ze zm.)

- art. 19 ustawy z 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (tekst jedn. Dz.U. z 2023 r., poz. 221 ze zm.)