Kurs prawa jazdy pracownika a koszty pracodawcy

Spółka jawna, w której prowadzę podatkową księgę przychodów i rozchodów, zajmuje się handlem pokryciami dachowymi. Firma zatrudnia kilku pracowników. Wspólnicy spółki zamierzają jednemu z nich powierzyć obowiązki, które wiążą się z częstymi wyjazdami do klientów. Pracownik ten nie posiada prawa jazdy. Czy wydatki poniesione na sfinansowanie dla niego kursu prawa jazdy kat. B będzie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów? Czy od świadczenia na rzecz pracownika trzeba pobrać zaliczkę na PIT i ustalić składki ZUS? Czy jeżeli pracownik w najbliższym czasie zrezygnowałby z pracy, to możnaby oczekiwać od niego zwrotu poniesionych przez spółkę kosztów tego szkolenia? – pyta czytelnik.

Kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT. Wydatki związane z dokształcaniem pracownika nie zostały wymienione w katalogu wyłączeń zawartym w art. 23 ustawy o PIT, wobec czego możliwość zaliczenia ich do kosztów podatkowych należy oceniać pod kątem związku z przychodami uzyskiwanymi w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

Ocena możliwości zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych nie zawsze jest prosta i pozbawiona wątpliwości. Kłopotliwa w tej ocenie bywa zwłaszcza możliwość uwzględnienia w kosztach podatkowych wydatków, które wprawdzie w sposób pośredni są związane z przychodami uzyskiwanymi przez podatnika w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, ale jednocześnie w pewnym zakresie mogą służyć celom innym niż prowadzona działalność gospodarcza, w tym np. celom osobistym pracownika. Przykładem takiego wydatku jest sfinansowanie pracownikowi kursu prawa jazdy kategorii B.

Także lekcje doszkalające

Jeżeli po ukończeniu kursu prawa jazdy kat. B do obowiązków służbowych pracownika będzie należało kierowanie pojazdami, a uzyskane przez niego kwalifikacje będą się przekładały na przychody osiągane przez przedsiębiorcę, to wydatki poniesione na sfinansowanie pracownikowi kursu prawa jazdy stanowią koszty uzyskania przychodów.

Podobnie uznała Izba Skarbo- wa w Bydgoszczy w interpretacji z 12 czerwca 2012 r. (ITPB1/415-274b/12/PSZ). Pismo dotyczy podatnika, który miał zamiar sfinansować kursy prawa jazdy kilku pracownikom, których praca wiązała się wyjazdami poza siedzibę pracodawcy. Byli to pracownicy posiadający kwalifikacje zawodowe o szczególnym dla pracodawcy znaczeniu, tj. zatrudnieni jako optometryści oraz handlowcy zajmujący się doborem opraw okularowych w przychodniach na terenie całego kraju. Ze względu na to, że charakter obowiązków służbowych wymagał od zatrudnionych dyspozycyjności (praca poza miejscem zamieszkania przez cztery–pięć dni w tygodniu), to pracownikom, którzy zgodzili się na takie warunki pracy, pracodawca organizował różnego rodzaju szkolenia w celu przygotowania ich do zawodu. Szkolenia te objęły także pracowników, którzy nie mieli prawa jazdy. W tych okolicznościach organ podatkowy uznał za zasadne zaliczenie opisanych wydatków do kosztów podatkowych, także w sytuacji, gdyby pracownik kilkakrotnie przystępował do egzaminu, a pracodawca ponosił dodatkowe wydatki na kursy doszkalające oraz dodatkowe opłaty za egzamin.

W piśmie tym czytamy: „Sfinansowany przez Pana kurs na prawo jazdy wiąże się z zakresem prowadzonej przez Pana działalności gospodarczej. Wydatki poniesione z tego tytułu mają na celu podniesienie umiejętności pracowników poprzez uzyskanie prawa jazdy niezbędnego do wykonywania pracy w charakterze handlowców. (...) należy stwierdzić, iż faktycznie poniesione i właściwie udokumentowane wydatki na pokrycie kosztów kursu nauki jazdy pracowników zatrudnionych na umowę o pracę oraz dodatkowych lekcji jazdy należy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów i ewidencjonować w podatkowej księdze przychodów i rozchodów".

Korekta niepotrzebna

Izba skarbowa dodała również, że w przypadku rozwiązania umowy o pracę z pracownikiem, któremu podatnik sfinansował kurs prawa jazdy, nie występuje konieczność korygowania kosztów uzyskania przychodów, skoro wydatki poniesione przez podatnika były racjonalnie uzasadnione.

Tym samym, jeżeli wydatek poniesiony przez podatnika na sfinansowanie kursu prawa jazdy kat. B służy podniesieniu kwalifikacji zawodowych pracownika i jest celowy ze względu na zakres wykonywanej przez niego pracy, to dla pracodawcy jest on kosztem uzyskania przychodów.

Przykład

Spółka jawna jest producentem stolarki budowlanej. Dochody uzyskane z tego źródła rozlicza na zasadach ogólnych, ewidencjonując je w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Wydatki ujmuje w księdze metodą uproszczoną.

Spółka powierzyła jednemu ze swoich pracowników wykonywanie nowych zadań polegających na obsłudze klientów spoza siedziby firmy, co dla tego pracownika wiązało się z częstymi wyjazdami służbowymi. W związku z tym, że pracownik nie posiadał prawa jazdy, firma sfinansowała mu kurs prawa jazdy.

W marcu br. spółka otrzymała fakturę za udział pracownika w kursie prawa jazdy kat. B na kwotę 1500 zł. Na podstawie faktury wystawionej 25 marca 2015 r. wydatek ujęto w kolumnie 13 pkpir „Pozostałe wydatki" pod datą wystawienia faktury.

Kara za przedwczesne odejście

Pracownik może zostać obciążony obowiązkiem częściowego zwrotu kosztów szkolenia, spowodowanym rozwiązaniem przez niego stosunku pracy przed upływem ustalonego umownie okresu świadczenia pracy >patrz ramka. Taki zwrot ma charakter odszkodowania (kary). Firma otrzymująca rekompensatę pieniężną w kwocie odpowiadającej częściowym kosztom szkolenia jest zobowiązana uznać ten wpływ za przychód podatkowy. Powstaje on w momencie faktycznego otrzymania zapłaty od pracownika (art. 14 ust. 1i ustawy o PIT).

Przykład

Spółka jawna, o której mowa w poprzednim przykładzie, zawarła z pracownikiem dodatkową umowę szkoleniową, z której wynikało, że jeśli pracownik w ciągu dwóch lat od ukończenia kursu prawa jazdy kat. B rozwiąże umowę o pracę za wypowiedzeniem, to jest on zobowiązany do zwrócenia pracodawcy wydatków poniesionych na szkolenie w części określonej w tej umowie.

Pracownik wypowiedział umowę o pracę ze skutkiem na 31 marca 2015 r. 7 kwietnia br. wpłacił do firmowej kasy kwotę odpowiadającą częściowemu zwrotowi kosztów szkolenia. Uzyskany przez spółkę przychód wpisano w kolumnie 8 pkpir „Pozostałe przychody" pod datą otrzymania wpłaty od pracownika (7 kwietnia 2015 r.).

W przypadku braku umowy szkoleniowej spółka na okoliczność rozwiązania przez pracownika stosunku pracy nie mogłaby żądać od niego zwrotu części kosztów szkolenia.

Przychód ze stosunku pracy

Sfinansowanie pracownikowi kursu prawa jazdy kat. B może powodować u niego powstanie przychodu ze stosunku pracy. Tak uznała Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 2 czerwca 2010 r. (IBPBII/1/415-276/10/MK). Pismo dotyczy przypadku, w którym pracodawca sfinansował kurs prawa jazdy kat. B pracownicy zatrudnionej na umowę o pracę na stanowisku sekretarki-asystentki. Przed sfinansowaniem kursu pracownica, wykonując swoje obowiązki służbowe, korzystała z samochodu służbowego, do którego prowadzenia angażowany był kierowca, co – zdaniem podatnika – ze względu na liczbę zatrudnionych kierowców wywierało negatywny wpływ na organizację pracy w firmie. Zdaniem podatnika posiadanie prawa jazdy przez sekretarkę-asystentkę pozostawało w ścisłym związku z wykonywanymi przez nią obowiązkami służbowymi, wobec czego sfinansowanie tego kursu nie powoduje konieczności zapłaty PIT.

Organ podatkowy uznał jednak inaczej. Izba skarbowa wyjaśniła, że: „(...) sfinansowanie przez wnioskodawcę – pracodawcę kosztów kursu na prawo jazdy kat. B stanowi dla pracownicy – sekretarki-asystentki przychód ze stosunku pracy, gdyż kurs ten, niewątpliwie przydatny również poza pełnieniem obowiązków służbowych (do celów osobistych), nie jest niezbędny do wykonywania obowiązków zawodowych pracownicy. Zdobyte umiejętności nie są ściśle związane z wykonywanym przez nią zajęciem (praca sekretarki-asystentki) i nie będą wykorzystywane wyłącznie w pracy zawodowej.

Zatem poniesiona przez pracodawcę odpłatność za ww. kurs nie jest dla pracownicy świadczeniem przyznanym przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych, w związku z czym nie jest zwolniona z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 90 ww. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Odpłatność ta jest natomiast przychodem ww. pracownicy ze stosunku pracy, o którym mowa w ww. art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych".

Bez podatku i składek ZUS...

Aby udział pracownika w kursie prawa jazdy nie powodował obowiązku zapłaty podatku dochodowego w związku z uzyskanym przez niego przychodem ze stosunku pracy, powinien spełniać warunki do objęcia zwolnieniem z opodatkowania, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o PIT. Z przepisu tego wynika, że wolna od opodatkowania PIT jest wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych (z wyjątkiem wynagrodzeń otrzymywanych za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy oraz za czas urlopu szkoleniowego).

...ale tylko gdy są spełnione warunki

Aby sfinansowany przez pracodawcę kurs prawa jazdy kat. B był zwolniony z opodatkowania PIT, świadczenie to powinno:

- zostać przyznane przez pracodawcę zgodnie z odrębnymi przepisami, np. poprzez zawarcie umowy szkoleniowej, o której mowa w 1034 § 1 kodeksu pracy,

- powodować podniesienie kwalifikacji zawodowych pracownika.