Pracownikowi trzeba założyć kartę przychodów

Prowadzę podatkową księgę przychodów i rozchodów. Od lipca 2014 r. zatrudniam pracownika. Do tej pory prowadziłam działalność samodzielnie. Czy w związku z pojawieniem się w firmie pracownika dochodzą mi jakieś obowiązki ewidencyjne? – pyta czytelniczka.

Tak.

Czytelniczka powinna założyć i prowadzić indywidualną (imienną) kartę przychodów dla tego pracownika. Zobowiązuje ją do tego § 5 ust. 1 rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (tekst jedn. DzU ?z 2014 r., poz. 1037). Mówi on, że podatnicy wypłacający pracownikom należności ze stosunku pracy, o których mowa w art. 12 ustawy o PIT, są obowiązani prowadzić indywidualne (imienne) karty przychodów pracowników.

Za pracownika uważa się osobę pozostającą w stosunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy.

Nie tylko pensja

W karcie przychodów należy więc wykazać wynagrodzenia i inne przychody wypłacone pracownikowi w danym miesiącu. Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop ?i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Przepisy nie określają urzędowego wzoru karty przychodów. Rozporządzenie w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów mówi jednak, co powinna ona zawierać.

Dane, których nie może zabraknąć

Ma się w niej znaleźć, poza imieniem i nazwiskiem pracownika, również identyfikator podatkowy (numer identyfikacji podatkowej – NIP – albo numer Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności – PESEL). W karcie należy również wpisać miesiąc, w którym nastąpiła wypłata, a także sumę osiągniętych w danym miesiącu przychodów brutto (w gotówce i w naturze), koszty uzyskania przychodu, składkę na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe) i podstawę obliczenia zaliczki w danym miesiącu.

W karcie przychodów pracownika muszą znaleźć się również takie dane jak:

? ?razem dochód narastająco od początku roku,

? ?kwota należnej zaliczki na podatek dochodowy obliczona zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym,

? ?składka na powszechne ubezpieczenie zdrowotne,

? ?należna zaliczka na podatek dochodowy.

W karcie należy również wskazać datę przekazania zaliczki na rachunek urzędu skarbowego.

Dla konkretnego roku

Karty przychodów mają umożliwić pracodawcy m.in. prawidłowe wywiązywanie się z obowiązków płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych (a więc m.in. obliczenie wysokości miesięcznej zaliczki na podatek dochodowy, sporządzenie informacji PIT-11 albo rocznego obliczenia podatku PIT-40). To zaś powoduje, że powinny być one prowadzone dla przychodów pracownika otrzymanych (posta-?wionych do jego dyspozycji) ?w danym roku. Oznacza to, że jeżeli wynagrodzenie za grudzień 2014 r. zostanie otrzymane (postawione do dyspozycji) przez pracownika jeszcze ?w grudniu 2014 r., ujmujemy je w karcie przychodów za 2014 r. Jeśli zaś zostałoby otrzymane (postawione do dyspozycji) przez pracownika dopiero ?w styczniu 2015 r., ujmujemy je w karcie przychodów za 2015 r.

Odnosząc się do pytania zadanego przez czytelniczkę, trzeba podkreślić, że jeśli wynagrodzenie za lipiec 2014 r. zostałoby wypłacone pracownikowi nie 31 lipca, ale 1 sierpnia, to pozycja karty przychodów dotycząca lipca nie byłaby wypełniona. W takim przypadku należałoby wykazać wynagrodzenie w pozycji dotyczącej sierpnia 2014 r.

Do kiedy wypełnić

Podatnik jest obowiązany wypełnić karty przychodów pracowników najpóźniej w terminie przewidzianym dla przekazania zaliczki na podatek dochodowy od tych przychodów na rachunek urzędu skarbowego. Wynika tak z § 18 ust. 3 rozporządzenia w sprawie podatkowej księgi przychodów ?i rozchodów. Płatnicy (a więc zakłady pracy) przekazują kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki. Kartę przychodów za lipiec 2014 r. czytelniczka powinna więc wypełnić do ?20 sierpnia 2014 r.

Gdy podatkowa księga przychodów i rozchodów prowadzona jest przy zastosowaniu technik informatycznych, na koniec każdego miesiąca – w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni – podatnik jest obowiązany sporządzić wydruk zapisów dokonanych za dany miesiąc. Zobowiązuje go do tego § 31 ust. 2 w zw. z ust. 1 rozporządzenia. Oznacza to, że w tym terminie powinien także wydrukować tak prowadzoną kartę przychodów (nie ma bowiem przeszkód, by imienne karty przychodów były prowadzone przy zastosowaniu technik informatycznych).

Inne obowiązki

Imienne karty przychodów to nie jedyne ewidencje, do których prowadzenia zobowiązany jest pracodawca. Stosownie do § 8 pkt 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. ?w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU ?z 1996 r. nr 62, poz. 286 ze zm.), pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą. Przepisy prawa pracy nie określają, co powinna zawierać karta wynagrodzeń pracownika. W praktyce karta wynagrodzeń służy do rozliczeń z ZUS (składki na ubezpieczenie społeczne, zarówno w części finansowanej przez pracownika, jak i pracodawcę, oraz składki na ubezpieczenie zdrowotne).

W praktyce przyjmuje się, że pracodawca może prowadzić odrębne karty przychodów (na podstawie przepisów o podatkowej księdze przychodów ?i rozchodów) oraz karty wynagrodzeń pracownika (na podstawie przepisów prawa pracy). Możliwe jest też połączenie tych dwóch kart w jednym formularzu.

Autor jest doradcą podatkowym

Przykład

Wynagrodzenie pracownika wynikające z umowy o pracę wynosi 2000 zł. Pracownik mieszka w miejscowości, gdzie znajduje  się zakład pracy, a zatem miesięczne koszty uzyskania przychodów wynoszą 111, 25 zł. Wypłata wynagrodzenia za lipiec 2014 r. nastąpiła ostatniego dnia miesiąca (31 lipca), a  1 sierpnia przedsiębiorca  zapłacił należną składkę na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne zatrudnianego pracownika. Kwoty na ubezpieczenie społeczne w części finansowanej przez pracownika wyniosły odpowiednio:

? emerytalne 195,20 zł (9,76 proc. x 2000 zł),