Ryczałt na pranie roboczych ubrań ze składkami ZUS i podatkiem

Większość pracodawców rozliczających się z pracownikami ryczałtowo z tytułu zwrotu kosztów prania żyje w przeświadczeniu, że wypłaty te nie podlegają obciążeniom fiskalnym. Okazuje się jednak, że jest inaczej. Potwierdzają to wydawane od jakiegoś czasu interpretacje niektórych Izb Skarbowych i oddziałów ZUS.

Zdaniem urzędu

Według interpretacji ZUS – decyzja 380 z 2 października 2013 r. (DI/100000/451/734/ 2013) oraz decyzja 966/2013 z 30 lipca 2013 r. (DI/200000/ 51/956/2013) – zwrot kosztów prania w formie ryczałtu określonego stałą kwotą nie podlega zwolnieniu z podstawy wymiaru składek społecznych. Trochę inaczej jest przy interpretacjach wydawanych przez Izby Skarbowe, gdzie stanowiska nie są jednolite. Na przykład Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 10 października 2012 r. (IPPB4/415-574/ 12-4/JK) stwierdziła, że „...wypłata pracownikom stałej ryczałtowej kwoty kosztów prania odzieży roboczej podlega opodatkowaniu jako przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych". Pojawiają się jednak interpretacje odmienne, gdzie pada stwierdzenie, że mimo ryczałtowego ustalania kosztów prania zwolnienie z podatku przysługuje. Tak wynika m.in. z interpretacji ITPB2/415-168/13/RST z 7 maja 2013 r. wydanej przez Izbę Skarbową w Bydgoszczy. Interpretacją pewnie byli zaskoczeni sami wnioskodawcy, którzy chcieli opodatkowywać wypłaty, a urząd skarbowy stwierdził, że nie ma takiej potrzeby.

U wielu pracodawców informacje te spowodowały spore zamieszanie i niepewność w zakresie opodatkowania i ozusowania wypłat. Nałożenie daniny oznacza dodatkowy koszt w postaci składek finansowanych przez pracodawcę od kwoty ekwiwalentu i mniejsze wpływy dla podwładnych. Kosztowną alternatywą dla firm jest budowanie pralni i zatrudnianie dodatkowo ludzi albo korzystanie z komercyjnych pralni, gdzie cena takiej usługi jest kilkakrotnie wyższa. Ale czym jest ekwiwalent za pranie i jaka jest jego funkcja?

Gotówka czy pralnia

Art. 237

9

§ 1 kodeksu pracy zabrania pracodawcy dopuszczenia pracownika do pracy bez środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego przewidzianego do stosowania na danym stanowisku. Ciąży na nim również obowiązek konserwacji, prania, napraw, odpylania i odkażania środków ochrony indywidualnej. Wyjątkowo, gdy zakład nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te może wykonać pracownik, który z nich korzysta – musi się jednak zgodzić i otrzymywać z tego tytułu stosowny ekwiwalent.

Kiedy jednak pracodawca musi prać odzież roboczą we własnym zakresie, a kiedy może wypłacać ekwiwalent? W doktrynie pojawia się teza, że decyduje tu przede wszystkim subiektywna ocena pracodawcy, a nie obiektywny stan. Tylko w przypadku dużych zakładów pracy należy uznać, że obiektywnie wykluczony jest brak możliwości zapewnienia prania odzieży roboczej. Preferowane jest stosowanie ekwiwalentu za pranie. To forma w szczególności korzystna dla przedsiębiorców. O wiele taniej bowiem wypłacić ekwiwalent niż zorganizować i utrzymać specjalistyczną pralnię. Z kolei korzystanie z pralni komercyjnej, której ceny mogą kilkukrotnie przewyższać kwotę przyznanego ekwiwalentu, również jest transakcją kosztowną. Dlatego też pracodawcy często przerzucają na pracowników obowiązek prania odzieży roboczej w zamian za pieniężną gratyfikację. Jedynie gdy chodzi o środki ochrony indywidualnej, które uległy skażeniu środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi, zabronione jest przerzucanie na barki pracownika prania, konserwacji, a także odpylania i odkażania odzieży roboczej.

Pracownicy nie protestują w temacie prania własnej odzieży, ponieważ rekompensata z tego tytułu w całości wpada do ich kieszeni. Częstotliwość konserwacji, prania czy odkażania jest wymuszona wymogiem posiadania przez odzież właściwości ochronnych i użytkowych. Wraz ze służbą bhp powinno się ustalić częstotliwość prania, aby zostały zachowane właściwości odzieży. Patrząc na wymienione wyżej interpretacje, dla bezpieczeństwa finansowego wydaje się, że rozliczając się z kosztów prania ryczałtem, trzeba od niego naliczyć składki i podatek. Ale jest pewna alternatywa.

Poniesione koszty

Nie ulega wątpliwości, że kwoty ekwiwalentu należy realnie ustalić, a najlepiej uzgodnić z pracownikiem – tak, aby każda część składowa była wyspecyfikowana i uzasadniona. W interpretacjach ZUS postawiony jest warunek – ekwiwalent musi odpowiadać rzeczywistej wartości kosztów poniesionych przez pracownika.

W praktyce ustalenia takie mogą prowadzić do absurdu. Ciężko bowiem oszacować każdorazowo i indywidualnie dla każdego pracownika, ile gramów proszku zużyto na upranie fartucha, ile litrów wody przypisać na koszt prania i płukania kombinezonu roboczego. Ten problem trzeba jednak rozwiązać racjonalnie, przyjmując pewne rozsądne normy. Zdrowe podejście do tej kwestii przedstawiła Izba Skarbowa w Katowicach, wydając interpretację IBPBII/1/ 415-526/13/MK z 8 sierpnia 2013 r. Przychyliła się ona do wniosku płatnika składek, który szczegółowo dokonał kalkulacji kosztów prania odzieży, gdzie przedstawił następujące wyliczenia:

1. Koszt wody: 0,45 zł

- średnie zużycie wody (w tym ścieki); 52 l + 39 l = 91 : 2 = 45,5 l – dane zebrano z dwóch różnych pralek, na podstawie tego wyliczono średnie zużycie, czyli:

– 45,5 litra na 1 pranie,

– cena 1 m3 (4,74 zł woda, 6,26 zł ścieki) = 10 zł

1000 l – 10 zł

45,5 l – 0,45 zł.

2. Koszt energii elektrycznej: 0,48 zł

- średnie zużycie prądu na 1 cykl prania ustalono na podstawie dwóch pralek:

– 0,85 KWh + 0,85 KWh = 1,7 KWh : 2 = 0,85 KWh

– średnia cena 1 KWh – 0,56 zł

0,85 x 0,56 = 0,48 zł na 1 cykl prania

3. Koszt proszku do prania:  2,66 zł

- Proszek 26,66 zł/1 kg proszku

– 1 pranie 10 dag proszku = 2,66 zł

– 1 pranie 5 dag proszku = 1,33 zł.

Razem koszt 1 prania: 0,45 zł + 0,48 zł + 2,66 zł = 3,59 zł.

Izba skarbowa przystała na wyżej wymieniony sposób rozliczenia, gdzie na kwotę ekwiwalentu składają się części składowe kosztów. Tym samym taki sposób ustalania kosztów wydaje się być racjonalny i w praktyce nie powinny go kwestionować instytucje kontrolujące, tym bardziej że przepisy nie przewidują konieczności dokumentowania wydatków. Jedynym warunkiem jest, aby kwota ekwiwalentu odpowiadała wysokości poniesionych kosztów.

Dodać należy, że pracodawca powinien uwzględnić w zwrocie za pranie koszt robocizny pracownika, określony na podstawie czasu trwania tej czynności. Izba Skarbowa stwierdziła też, że: „Wysokość kosztów może być ustalana we wzajemnym porozumieniu pracodawcy i pracowników". Przykładowy kosztorys do zastosowania w firmie przedstawia tabela. Zapisy o refundowaniu kosztów prania powinny znaleźć się w regulaminie pracy, lub w regulaminie wynagradzania. Jeżeli pracodawca nie tworzy tych aktów, to powinny zawierać się w porozumieniu, które do celów dowodowych lepiej sporządzić na piśmie. Warto też przeanalizować, dla których stanowisk, jakie normy dotyczące prania zastosować.

Ważny przedmiot zwrotu

Czytając

interpretację Izby Skarbowej w Bydgoszczy (ITPB2/415-575/13/MU) z 28 sierpnia 2013 r.

należy zwrócić uwagę na to stwierdzenie: „Podkreślenia wymaga, że przepisy prawa pracy nie są przepisami podatkowymi, wobec czego tutejszy organ nie posiada kompetencji do ich autorytarnej interpretacji. W celu ostatecznego rozstrzygnięcia wątpliwości w zakresie podstaw do wypłaty wysokości ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej należy zwrócić się do organów właściwych dla spraw pracowniczych i bhp". Takie sformułowanie pojawia się w większości interpretacji podatkowych, gdzie przedmiotem wydawanej interpretacji jest opodatkowanie ekwiwalentu za pranie. Co to oznacza dla wnioskodawcy? Mianowicie to, że interpretacja wcale nie będzie chronić, gdy okaże się, że wypłacany ekwiwalent nie jest umocowany w art. 237

9