Z art. 232 kodeksu pracy wynika, że w przypadku zatrudniania pracowników w warunkach szczególnie uciążliwych pracodawca jest obowiązany nieodpłatnie zapewnić tym pracownikom odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych. Rodzaje tych posiłków i napojów oraz wymagania, jakie powinny spełniać, a także przypadki i warunki ich wydawania, określa rozporządzenie Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (DzU nr 60, poz. 279; dalej: rozporządzenie) >patrz ramka.
Posiłki te powinny zostać zapewnione m.in. tym pracownikom, którzy w okresie zimowym, tj. od 1 listopada do 31 marca, wykonują pracę na otwartej przestrzeni, jeżeli praca ta jest związana z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet.
Pracodawca, który na tej podstawie jest zobowiązany do zapewnienia napojów i posiłków profilaktycznych, nie może wykonywać tego obowiązku poprzez wypłatę kwoty stanowiącej równowartość należności za posiłki i napoje. Przepisy o bezpieczeństwie i higienie pracy nie tylko nie przewidują wypłaty takiego ekwiwalentu, ale wręcz go wykluczają. Jak wynika bowiem z § 8 rozporządzenia, pracownikom nie przysługuje ekwiwalent pieniężny za posiłki i napoje.
Ze składkami i podatkiem
Wypłacenie pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego, zamiast zapewnienia mu posiłków „w naturze", ma swoje konsekwencje w obciążeniach z tytułu PIT i ZUS.
Co do zasady posiłki wydawane pracownikom na zasadach określonych w przepisach BHP są zwolnione z opodatkowania i składek. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw. Natomiast z § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.) wynika, że podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe nie stanowi m.in. wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra.
Zwykły składnik wynagrodzenia
Z uwagi na to, że przepisy rozporządzenia w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów nie tylko nie przyznają, ale wręcz wykluczają ekwiwalent pieniężny za posiłki profilaktyczne, to jego wypłata nie jest wolna od obciążeń podatkowo – składkowych. Skoro ekwiwalent ten nie przysługuje na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, to jego ewentualną wypłatę należy uznać za opodatkowaną. W tym przypadku nie znajdzie zastosowania wyłączenie z opodatkowania przewidziane w art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT. Pracodawca nie będzie również mógł zastosować wyłączenia z oskładkowania. Nawet jeśli pracownicy wyrażą zgodę na takie rozwiązanie, to od wypłaconych im ekwiwalentów pieniężnych za napoje i posiłki profilaktyczne trzeba będzie naliczyć PIT i wszystkie składki ZUS (tak jak od „zwykłego" składnika wynagrodzenia ze stosunku pracy). Zasadą jest, aby pracownikowi wykonującemu pracę w uciążliwych warunkach, powodujących zwiększony wydatek energetyczny organizmu, zapewnić posiłek w naturze.
Dania i napoje profilaktyczne są określone w przepisach
Z § 1 i § 2 ust. 2 rozporządzenia wynika, że pracodawca ma obowiązek nieodpłatnie zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych:
