Rachunek musi potwierdzać wykonanie usługi lub dokonanie sprzedaży

- Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą. Jak klient chce, to wystawiam mu rachunek, jednak zazwyczaj klienci nie chcą rachunków. Czasami zdarza się, że klient po jakimś czasie chce tego rachunku za usługę, bo się zorientował, że musi się rozliczyć ze swoim pracodawcą. Do jakiego terminu po wykonaniu usługi mogę taki rachunek wystawić? – pyta czytelnik.

Zgodnie z art. 87 § 1 ordynacji podatkowej (dalej: o.p.) podatnicy prowadzący działalność gospodarczą mają obowiązek wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi na żądanie kupującego lub usługobiorcy. Kupujący (usługobiorca) ma zatem prawo żądania od sprzedawcy (usługodawcy) wystawienia takiego rachunku.

Skorzystanie z tego uprawnienia ma szczególne znaczenie w sytuacji, gdy druga strona, ponosząc wydatki, zamierza je zakwalifikować i zaewidencjonować jako koszty uzyskania przychodu (wyrok WSA w Lublinie z 4 kwietnia 2008 r., I SA/Lu 796/07).

Każda działalność zarobkowa

Obowiązek wystawienia rachunku ciąży zatem na podatnikach prowadzących działalność gospodarczą tylko wtedy, gdy żąda tego druga strona transakcji. Przy czym zgodnie z art. 3 pkt 9 o.p., jako działalność gospodarczą rozumie się każdą działalność, zarobkową w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej, a także każdą inną działalność, zarobkową wykonywaną we własnym imieniu i na własny lub cudzy rachunek, nawet, gdy inne ustawy nie zaliczają tej działalności do działalności gospodarczej lub osoby wykonującej taką działalność – do przedsiębiorców.

Istotny jest termin

Rachunek powinien zostać wystawiony nie później niż w terminie 7 dni od dnia wykonania usługi lub wydania towaru. W przypadku, gdy takie żądanie zostało zgłoszone po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru, wystawienie rachunku powinno nastąpić w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia tego żądania (art. 87 § 3 o.p.). Jednak usługodawca czy też wykonujący usługę nie będzie czekał wiecznie na to, aż druga strona zdecyduje się na to, czy chce, żeby jej wystawić rachunek czy nie.

Ustawodawca wskazał bowiem w art. 87 § 4 o.p., że podatnik nie ma obowiązku wystawienia rachunku, jeśli żądanie takie zostanie zgłoszone po upływie 3 miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.

Niezbędne elementy

Wystawiane rachunki muszą odpowiadać treści ewidencji prowadzonej przez podatnika prowadzącego działalność gospodarczą.

Rachunki należy więc wystawiać tak, aby można było odnieść się do konkretnych zapisów ewidencji podatnika (wyrok WSA w Lublinie z 5 października 2007 r., I SA/Lu 445/07).

Przykład

POTWIERDZENIE ZAPŁATY ZA SZKOLENIE

Stowarzyszenie osiąga dochody ze szkoleń przeprowadzanych dla pracowników firm obcych. Przychody ze szkoleń są przeznaczane w całości na cele statutowe stowarzyszenia. Stowarzyszenie nie jest czynnym podatnikiem VAT, nie prowadzi działalności zarobkowej. Na żądanie usługobiorców wystawia rachunki potwierdzające wykonanie usługi i otrzymanie zapłaty.

Rachunek powinien zawierać:

1) imiona i nazwiska (nazwę albo firmę) oraz adresy sprzedawcy i kupującego (wykonawcy i odbiorcy usługi);

2) datę wystawienia i numer kolejny rachunku;

3) odpowiednio wyraz „ORYGINAŁ" albo „KOPIA";

4) określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowe;

5) ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie;