W wyjątkowej sytuacji pracodawca ma prawo odwołać zatrudnionego z urlopu wypoczynkowego. Jest to możliwe, gdy wymagają tego sprawy niecierpiące zwłoki i nieprzewidziane w chwili rozpoczynania wypoczynku, a bez tej właśnie osoby nie da się problemu rozwiązać.

Jednak decydując się taki krok firma, ma obowiązek pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem z urlopu, np. wydatki na powrót jego i rodziny z wakacji, proporcjonalne opłaty za hotel czy pensjonat, zakupu jeszcze niewykorzystanych wycieczek, na bilety na imprezy turystyczne (art. 167 kodeksu pracy).

Dwa sposoby rozumienia przepisu

Co do statusu podatkowego refundacji pracownikowi wydatków z racji odwołania z trwającego już wypoczynku wykształciły się dwa poglądy. Zgodnie z pierwszym część specjalistów przyjmowało, że kwoty te są wprawdzie przychodem ze stosunku pracy, ale jako należności o charakterze odszkodowawczym są zwolnione z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT (tak np. interpretacja Pierwszego Urzędu Skarbowego w Bydgoszczy z 29 września  2006 r., PD2.2-415-35/06).

Zgodnie z tym przepisem wolne od podatku dochodowego są otrzymane odszkodowania lub zadośćuczynienia, jeżeli ich wysokość lub zasady ustalania wynikają wprost z przepisów odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.

Wedle drugiego stanowiska oddane zatrudnionemu koszty odwołania z urlopu w ogóle nie są przychodem ze stosunku pracy i wobec tego nie ma mowy o ich opodatkowaniu. Nie stwarzają one bowiem żadnego przysporzenia po stronie podwładnego (tak m.in. interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 30 września 2009 r., ILPB2/415-704/09-6/WM). Wątpliwości zdaje się rozstrzygnął WSA w Gorzowie Wielkopolskim w wyroku z 28 kwietnia 2010 r. (I SA/Go 56/10), w którym wprost sąd opowiedział się za tym drugim sposobem wykładni.

Wakacje przełożone na później

Firma może też przesunąć termin nie rozpoczętego jeszcze urlopu wypoczynkowego ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy, jeżeli nieobecność zatrudnionego spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy (art. 164 § 2 kodeksu pracy). Choć przepisy prawa pracy nie precyzują tego wprost, eksperci przyjmują na zasadzie analogii, że również w tej sytuacji spoczywa na niej obowiązek oddania poniesionych przez niego kosztów i pozostających w bezpośrednim związku z przesunięciem na później zaplanowanego wypoczynku.

Organy skarbowe długo uznawały, że taki zwrot wydatków będzie obciążony podatkiem dochodowym. Uzasadniały, że kodeks pracy przewiduje tylko zwrot wydatków z tytułu odwołania zatrudnionej osoby z trwającego urlopu. Nie przekonywały go argumenty, że eksperci prawa pracy jak jeden mąż uznają również konieczność oddania zatrudnionemu kosztów przesunięcia w czasie zaplanowanego wypoczynku, który jeszcze nie został rozpoczęty.

Również te dyskusje znowu przeciął WSA w Gorzowie Wielkopolskim w wyroku z 28 kwietnia 2010 r., gdzie wprost stwierdził, że zwrot kosztów przesunięcia urlopu nie zalicza się do przychodów ze stosunku pracy.

Reasumując, od oddanych pracownikowi kosztów odwołania i przesunięcia urlopu wypoczynkowego nie odprowadza się zaliczek na podatek dochodowy. Aby skorzystać ze zwolnienia trzeba jednak spełnić pewne warunki. Po pierwsze, musi chodzić o zwrot kosztów bezpośrednio poniesionych na wypoczynek, które rekompensują mu poniesione straty, a nie kreują przysporzenia majątkowego. Po drugie, zatrudniony musi je odpowiednio udokumentować.

W konsekwencji od zwrotu podwładnemu obu rodzajów wydatków nie pobieramy również składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Podstawą wymiaru składek jest bowiem przychód ze stosunku pracy w rozumieniu podatkowym. Jeśli pracodawca zdecyduje się pracownikowi wypłacić z tego tytułu więcej niż powinien, to nadwyżka jest przychodem opodatkowanym i oskładkowanym.