Odliczenie VAT: Jak rozliczyć wydatki na walkę ze skutkami zimy

W zimę przedsiębiorcy mają dodatkowe obowiązki. Muszą sprzątnąć śnieg nie tylko na terenie firmy, ale także z chodników wzdłuż ich działek. Wynika to z art. 5 ust. 1 pkt 4 ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (tekst jedn. DzU z 2005 r. nr 236, poz. 2008 ze zm.).

Koszty pośrednie

Powoduje to oczywiście dodatkowe wydatki. Ich wysokość jest różna. Właścicielowi małego sklepu wystarczy jedna łopata i trochę piasku. W dużej firmie konieczny jest zakup znacznie droższego sprzętu lub wynajęcie zewnętrznej firmy.

Odliczenie wydatków, które bezpośrednio nie są powiązane z uzyskaniem przychodu, zawsze budzi pewne wątpliwości. Definicja kosztów uzyskania przychodów zawarta jest w art. 22 ust. 1  ustawy o PIT i art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Z przepisów tych wynika, że są to koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Nie może więc być wątpliwości, że wydatki związane z odśnieżaniem i usuwaniem sopli i inne podobne mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Do ich ponoszenia zobowiązują bowiem przepisy. Poza tym uprzątnięty teren firmy zachęca do skorzystania z jej usług lub zakupu oferowanych przez nią towarów.

Własnymi siłami...

Kupując sprzęt do odśnieżania (np. łopaty, miotły i skuwacze lodu), można zaliczyć wydatki do kosztów uzyskania przychodów. Czynni podatnicy VAT odliczą  także podatek naliczony. W taki sam sposób należy rozliczyć zakup preparatów do śliskich nawierzchni np. mieszanki piaskowo-solne lub żużlu.

Trzeba jednak pamiętać, że do kosztów podatkowych przedsiębiorca zaliczy tylko wydatki na zakup narzędzi i materiałów do odśnieżania. Nie uwzględni natomiast wartości własnej pracy, a także pracy małżonka i małoletnich dzieci. Z art. 23 ust. 1 pkt 10 ustawy o PIT wynika bowiem, że nie można ich uznać za takie koszty.

...lub z użyciem sprzętu

Jeżeli jednak przedsiębiorca zamiast 5 mkw. chodnika musi odśnieżyć 500 mkw. parkingu, a jego firma znajduje się w okolicach Zakopanego, to za pomocą jednej łopaty mało zdziała. W tym sytuacji pozostaje mu, albo zdać się na usługi wyspecjalizowanej firmy, albo zainwestować w wyspecjalizowany sprzęt do odśnieżania.

W zależności od rodzaju działalności gospodarczej, posiadanych nieruchomości, dla przedsiębiorcy atrakcyjniejszy i korzystniejszy finansowo może być zakup własnego sprzętu niż wynajęcie firmy zajmującej się odśnieżaniem. Podatnik może kupić np. odśnieżarkę kompaktową lub samobieżną, pług wirnikowy lub spycharkę gąsienicową. Podatkowe ujęcie takiego wydatku zależy m.in. od tego, czy nabyty sprzęt jest zdatny do samodzielnego użytku, czy też wymaga zamontowania na jakimś pojeździe.

Popularne jest montowanie pługu  na quadzie czy ciągniku. Jeśli cena netto takiego pługu nie przekracza 3500 zł, to można zaliczyć ją od razu do kosztów uzyskania przychodów. Jeśli jest droższy, to mamy do czynienia z ulepszeniem. Wynika to z art. 22g ust. 17 ustawy o PIT albo art. 16g ust. 13 ustawy o CIT.

Zgodnie z nimi jeżeli suma wydatków poniesionych na przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację już posiadanego środka trwałego w danym roku podatkowym przekracza 3500 zł i wydatki te powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środków trwałych do używania to dochodzi do ulepszenia środka trwałego.

Przykład

Pan Jan prowadzi myjnię samochodową. Jednym ze środków trwałych jego firmy jest ciągnik o wartości początkowej 60 tys. zł.

W związku z koniecznością odśnieżania podjazdu do myjni i parkingu dla klientów kupił pług do śniegu o wartości 6 tys. zł. Pług został zamontowany na ciągniku. Zakup urządzenia jest ulepszeniem środka trwałego. Kwota 6 tys. zł podwyższa więc wartość początkową ciągnika.

Pług jako część składowa będzie amortyzowany wraz z ciągnikiem.

Od miesiąca następującego po ulepszeniu przedsiębiorca będzie zaliczał w koszty wyższe odpisy amortyzacyjne.

W tym przypadku pług nie jest odrębnym środkiem trwałym, ponieważ nie jest zdatny do samodzielnego użytku. Gdyby jednak wartość pługu nie przekraczała 3,5 tys. zł, to wydatek na jego zakup mógłby być jednorazowo zaliczony do kosztów uzyskania przychodów.

Przykład

Pan Zbigniew prowadzi sklep spożywczy. Ze względu na bezpieczeństwo klientów, zakupił odśnieżarkę spalinową do usuwania śniegu wokół sklepu o wartości 3,5 tys. zł. Ma on kilka możliwości podatkowego rozliczenia tego wydatku:

? może go zaksięgować bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów na podstawie wystawionej faktury. Możliwość taką przewiduje art. 22d ust. 1 ustawy o PIT oraz art. 16d ust. 1 ustawy o CIT,

? może uznać, że odśnieżarka to samodzielny środek trwały. Stanie się tak dlatego, że  sprzęt jest kompletny i zdatny

do użytku w dniu przyjęcia do używania. Z uwagi na wartość sprzętu możliwe są kolejne opcje: amortyzacja jednorazowa lub rozłożona w czasie (tu są kolejne możliwości: amortyzacja liniowa lub degresywna).

Wynajem profesjonalistów

Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na zlecenie odśnieżania wyspecjalizowanej firmie, to fakturę, którą otrzyma, może rozliczyć jako koszt uzyskania przychodu.

Przykład

Pani Karolina prowadzi przedszkole. Zdecydowała się na powierzenie wykonania usługi odśnieżania dachu i powierzchni wokół budynku wyspecjalizowanej firmie.

Po otrzymaniu faktury może zapłatę za tę usługę zaliczyć do kosztów podatkowych.

Alternatywnym rozwiązaniem jest np. zawarcie umowy-zlecenia lub o dzieło z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej.  Kosztem podatkowym będzie wypłacone zleceniobiorcy wynagrodzenie.

Wydatek będzie mógł być zaliczony w koszty dopiero z chwilą zapłaty za zlecone prace. Przedsiębiorca musi posiadać pokwitowanie odbioru gotówki albo potwierdzenie wykonania przelewu bankowego.

Tak wynika z art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o CIT. Przepisy te mówią, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodu niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności z działalności wykonywanej osobiście na podstawie umowy-zlecenia lub o dzieło.

Konsekwencją zawarcia umo- wy zlecenia lub o dzieło jest konieczność wpłaty zaliczek na podatek dochodowy, a po zakończonym roku podatkowym sporządzenia formularzy PIT-4R, PIT-8AR, PIT-11.

VAT nie zawsze do odliczenia

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o naliczony, jeśli nabyte towary i usługi są wykorzystane do wykonania czynności opodatkowanych. Czy więc można odliczyć VAT od zakupów związanych z usuwaniem skutków zimy? Zależy to od tego, czy firma zajmuje się działalnością opodatkowaną, czy zwolnioną.

Przykład

Pan Adam prowadzi prywatną firmę świadczącą usługi odśnieżania. W tym celu  zakupił rozsypywarkę talerzową do soli i piasku o wartości 40 tys. zł netto.