Doręczenia: Osoby uprawnione do odbioru pisma z urzędu skarbowego

Z art. 151 ordynacji podatkowej (dalej op) wynika, że osobom prawnym (a więc np. spółce z o.o. czy akcyjnej) oraz jednostkom organizacyjnym niemającym osobowości prawnej pisma doręcza się w lokalu ich siedziby lub w miejscu prowadzenia działalności – osobie upoważnionej do odbioru korespondencji.

Nie każdemu wolno przyjąć

Listonosz czy kurier albo pracownik skarbówki nie może zatem wymuszać odbioru i pokwitowania na pierwszym lepszym pracowniku spotkanym w siedzibie spółki. Taki pracownik nie powinien wręcz tego robić. W interesie przedsiębiorcy jest poinformowanie podwładnych, aby nie podpisywali czegokolwiek i komukolwiek.

Konieczne jest też wyznaczenie osoby, która takie pisma będzie odbierała i nie zapomni ich nam następnie przekazać (jej spóźnienie może bowiem oznaczać, że minie nam np. termin na przygotowanie odwołania od decyzji podatkowej, a ponieważ fiskus przyjmie, że została ona prawidłowo doręczona, trudno będzie uzasadnić wniosek o przywrócenie terminu do wniesienia odwołania).

Zwrócił na to uwagę WSA w Warszawie w wyroku z 27 lipca 2011 r. (III SA/Wa 610/11). Jego zdaniem zaniedbanie pracownika odbierającego korespondencję, „którego niewątpliwym skutkiem było niezłożenie odwołania od decyzji w wyznaczonym terminie, nie może stanowić okoliczności potwierdzającej brak winy skarżącej.

To skarżąca jako podmiot gospodarczy, posiadający osobowość prawną, odpowiada za działania i zaniechania swoich pracowników przed osobami trzecimi”.Powoływanie się na zaniedbanie pracownika nie daje zatem podstaw do uznania, że zachodzi brak winy w zaniechaniu podatnika.

Podobnie wynika z wyroku NSA z 17 maja 2006 r. (I FSK 890/05). Czytamy w nim: „korespondencję odebraną przez osobę dysponującą firmową pieczątką uważa się za doręczoną prawidłowo. Jeżeli zaś zrobi to nieuprawniony pracownik, a do tego nie powiadomi na czas właściwych osób, to jego niestaranność pociąga za sobą określone konsekwencje dla firmy, także finansowe”.

Jest pieczątka, jest domniemanie

Skoro więc pracownik spółki (księgowa) zobowiązał się do odbioru przesyłki, umieszczając przy tym na dowodzie doręczenia pieczątkę spółki wraz ze swoim czytelnym podpisem, można było z takiego działania domniemywać, że jest uprawniony do odbioru korespondencji.

W ocenie sądu nie ma znaczenia, jaki konkretnie zakres prac przewidziano w umowie dla danego pracownika. Wystarczy, że był obecny w siedzibie firmy, posługiwał się jej pieczątką i nie oświadczył doręczającemu, że przyjmowanie przesyłek nie należy do jego obowiązków.

Sądy uważają, że „w przypadku doręczenia pisma pracownikowi przedsiębiorcy przyjmuje się domniemanie, iż osoba, która dysponuje pieczęcią osobistą pracodawcy i potwierdza odbiór korespondencji, jest osobą upoważnioną do odbioru pisma doręczonego zakładowi pracy” (wyrok WSA w Warszawie z 30 czerwca 2011 r., III SA/Wa 194/11).

Doręczyciel nie sprawdza

W postanowieniu z 27 maja 2010 r. (I FZ 179/10) NSA podkreślił, że gdy osoba obecna w firmie podejmuje się odebrać pismo, wykazując, że jest zatrudniona w tym miejscu przez adresata, i potwierdza to dostępem do firmowych pieczęci (lub innych urządzeń biurowo-administracyjnych), nie ma powodu, aby pojawiały się zastrzeżenia co do jej upoważnienia do odbioru korespondencji.

Tym bardziej – na co wrócił uwagę NSA w wyroku z 10 grudnia 2010 r. (II FSK 1456/09) – gdy wielokrotnie odbierała przesyłki kierowane do adresata.

Zresztą, i o tym lepiej, aby podatnicy pamiętali, osoba doręczająca nie ma obowiązku kontrolowania – jako przesłanki doręczenia – czy osoba, która podejmuje się przyjąć przesyłkę, została faktycznie i prawnie umocowana do jej przyjmowania.

W opinii NSA to, że dana osoba podjęła się oddania przesyłki, była czynna w lokalu, a do potwierdzenia odbioru przesyłki użyła pieczątki firmy, wskazuje na istnienie upoważnienia  (wyrok z 16 października 2007 r., II FSK 1026/ 07).

Skutek złej organizacji pracy może być taki, że nawet doręczenie pisma pracownikowi wprost nieupoważnionemu traktowane będzie jako prawidłowe.

Potwierdza to wyrok WSA w Krakowie z 28 listopada 2008 r. (I SA/Kr 1145/08). Czytamy w nim, że „za osobę uprawnioną do odbioru pism można także uznać każdą osobę, która ze względu na funkcję wykonywaną w organizacji adresata jest regulaminowo lub zwyczajowo uprawniona do odbioru pism. Taką osobą może być właśnie recepcjonista czy portier”.

Zdaniem sądu dla skuteczności doręczenia „nie jest konieczne wykazanie, że pismo zostało faktycznie przekazane organowi powołanemu do działania w imieniu jednostki organizacyjnej”.

Sąd podkreślił, że obowiązkiem osób prawnych i jednostek organizacyjnych jest taka organizacja pracy, aby doręczanie pism w godzinach pracy i w lokalu ich siedziby było zawsze możliwe.

„Skoro zatem w dniu 31 stycznia 2008 r. sekretariat zarządu spółki był zamknięty, mimo że nie był to dzień świąteczny, słusznie organ uznał, że pracownik recepcji (…), został upoważniony do odbioru korespondencji.

Potwierdzeniem tego jest m.in. wyposażenie go  w pieczęć firmową Spółki. Trudno bowiem znaleźć inne uzasadnienie dla wyposażenia pracownika ochrony, który w szczególności ma za zadanie kierować osoby przybywające do budynku do właściwych biur, w taką pieczęć” – podsumował sąd.