Fiskus powinien promować e-deklaracje

Rz: Dziś prawie żaden przedsiębiorca nie biega już do banku z przelewami.Załatwia to przez Internet. Jednocześnie większość firm wciąż wysyła deklaracje podatkowe na papierze. Dlaczego?

Odpowiada Ernest Frankowski, starszy menedżer w zespole ds. zastosowań informatyki w rozliczeniach podatkowych firmy Deloitte

:

Moim zdaniem głównymi powodami nie są już problemy prawne czy techniczne.

Przygotowana przez Ministerstwo Finansów strona www.e-deklaracje.gov.pl na pewno nie jest doskonała, ale przekazanie za jej pomocą formularza podatkowego z pewnością nie jest bardziej kłopotliwe, niż przesłanie go w tradycyjny sposób. Jest także możliwe zautomatyzowanie tego procesu. Oczywiście pod warunkiem że nie robimy tego po raz pierwszy. I to jest chyba największy kłopot.

Pracownicy działów finansowo-księgowych i tak co chwila muszą uczyć się nowych rzeczy. Raczej nie chcą więc zmieniać czegokolwiek, jeśli nie jest to konieczne lub jeżeli nie przynosi to korzyści. Na przykładzie informacji podsumowującej VAT-UE widać jednak, że nawet niewielkie zachęty dla firm znacznie wpływają na upowszechnienie e-deklaracji. Po prostu muszą one wiedzieć, że elektroniczne rozliczenie niesie za sobą pewne obiektywne korzyści.

A na czym polega korzyść, jeśli podatnik zdecyduje się na składanie deklaracji VAT-UE przez Internet?

Co do zasady należy je składać do 15. dnia następnego miesiąca. Wynika to z art. 100 ust. 3 ustawy o VAT. Na podstawie ust. 4 tego przepisu niektórzy podatnicy mogą je przesyłać co kwartał: do 15. stycznia, kwietnia, lipca i października. Istotny jest art. 100 ust. 7 ustawy o VAT. Wskazuje on, że informacje podsumowujące składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej składa się do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu lub kwartale rozliczeniowym. A zatem, dzięki formie elektronicznej podatnicy zyskują dziesięć dni na złożenie deklaracji VAT-UE.

Czy to rzeczywiście istotna korzyść dla firm?

Tak. W połowie miesiąca firmy często jeszcze nie mają pełnej informacji niezbędnej do wypełnienia deklaracji VAT-UE. W efekcie, musi być ona wkrótce korygowana. Powiązanie terminu na złożenie VAT-UE z datą składania deklaracji VAT-7 (25. dzień miesiąca) pozwala uprościć proces rozliczenia VAT. Uniknięcie niepotrzebnych korekt deklaracji VAT-UE jest istotne, ponieważ są one bardziej kłopotliwe, niż innych deklaracji np. trzeba w nich zawrzeć dane w układzie: było – powinno być.

Jakie inne formularze firmy często przesyłają przez Internet?

W ten sposób wielu podatników przesyła deklaracje VAT-7. Trzeba je bowiem składać co miesiąc, a to oznacza, że forma elektroniczna znacznie upraszcza cały proces rozliczeń. W firmach zatrudniających wiele osób, dość popularne staje się elektroniczne wysyłanie przez Internet deklaracji

PIT-11. Rzadziej w formie elektronicznej składane są deklaracje CIT-8. Wynika to oczywiście z tego, że są to dokumenty składane raz w roku. Podobnie jest w innymi rocznymi formularzami np. PIT-4R, IFT-2, CIT-10Z.

Jak w praktyce wygląda wysłanie e-deklaracji do urzędu skarbowego. Czy wystarczy kliknąć myszką na odpowiednią ikonę w programie finansowo-księgowym?

Niestety, nie jest to takie proste. Takie rozwiązanie łatwiej byłoby wprowadzić w przeznaczonym dla osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą programie do wypełniania podatkowej księgi przychodów i rozchodów i ewidencji VAT, niż w rozbudowanym systemie finansowo-księgowym dla dużych firm.

Ten pierwszy służy bowiem głównie do prawidłowego rozliczenia podatków. Może więc przygotować dane pod kątem wypełnienia formularzy podatkowych. Pozostaje jeszcze kwestia stworzenia w takim programie deklaracji w wymaganym przez władze skarbowe formacie XML i podpisanie jej bezpiecznym e-podpisem. Wtedy nie ma już przeszkód, aby wysłać je przez Internet.

Czy duże systemy finansowo- księgowe tego nie potrafią?

W dużych firmach sytuacja jest zdecydowanie bardziej skomplikowana. Głównym zadaniem dostępnych dla nich systemów finansowo- księgowych jest bowiem dostarczanie niezbędnych informacji do zarządzania firmą i prowadzenia rozbudowanej księgowości, często według Międzynarodowych Standardów Rachunkowości. Priorytetem są więc dane o innym niż podatkowy charakterze.

Z takiego systemu, niejako przy okazji, generowane są dane niezbędne do sporządzenia deklaracji podatkowych. Niemal zawsze wymagają one jednak dodatkowych, dokonywanych poza systemem korekt. Tym bardziej, że często są to systemy międzynarodowe, a w polskim prawie podatkowym występuje wiele typowych tylko dla niego rozwiązań (także w zakresie VAT).

Niektóre z tych specyficznie polskich wymagań można próbować uwzględnić na etapie wdrożenia systemu finansowo-księgowego. Zwykle są to bowiem do pewnego stopnia systemy modyfikowalne. Mimo to w praktyce nie wszystkie wymagania polskiego prawa podatkowego udaje się uwzględnić w danym systemie finansowym. Bywa to niemożliwe z technicznego punktu widzenia, albo też po prostu nieopłacalne.

W jaki sposób wypełniane są więc deklaracje? Czy główny księgowy siada z kalkulatorem i następnie dodaje oraz odejmuje odpowiednie kwoty?

Zamiast kalkulatora raczej używa się komputera i arkusza kalkulacyjnego ze zdefiniowanymi odpowiednimi procedurami. Jest też inna metoda. Można zastosować specjalistyczne oprogramowanie, które odpowiednio dostosuje dane z systemu finansowo- księgowego, tak aby na tej podstawie można było sporządzić deklaracje.

Które rozwiązanie jest lepsze?

Stosowanie arkusza kalkulacyjnego ma jedną zaletę – jest tańsze. Łatwiej jednak popełnić błąd. Jest też inny problem – wtedy zwykle tylko twórca arkusza kalkulacyjnego wie w szczegółach, jak wyliczany jest podatek.

Dlatego lepszym rozwiązaniem jest specjalistyczne oprogramowanie, które jest też łatwiejsze w obsłudze i wydajniejsze. Za jego stosowaniem przemawia także to, że może ono konwertować dane do wymaganego przez fiskusa formatu XML i udostępnia środowisko do składania e-podpisu na e-deklaracji. To z kolei umożliwia automatyzację samego procesu wysyłania e-deklaracji.

Warto zauważyć, że w krajach Europy Zachodniej tego typu specjalistyczne oprogramowanie jest powszechnie stosowane. Tam standardem jest, że oprócz systemu finansowo-księgowego w firmach zainstalowany jest program kategorii tax engine (silnik podatkowy).

A czy bez takiego specjalistycznego programu również można złożyć e-deklaracje?

Oczywiście, ale jest to bardziej pracochłonne. Trzeba bowiem wejść na stronę www.e-deklaracje.gov.pl i otworzyć odpowiedni formularz, a następnie go wypełnić na podstawie odpowiednio skorygowanych danych z programu finansowo-księgowego. W praktyce niewiele się to więc różni od wypełnienia deklaracji na papierze.

Wcześniej trzeba jednak na formularzu UPL-1 przesłać pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Należy je przekazać naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu w sprawach ewidencji podatników i płatników.

Czy wszystkie formularze podatkowe można składać przez Internet?

W ten sposób można przesłać większość deklaracji podatkowych. Trzeba jednak pamiętać, że najczęściej niezbędny jest do tego kwalifikowany podpis elektroniczny. Bez niego możliwe jest przekazanie jedynie druków związanych z rozliczenie podatku dochodowego od osób fizycznych: PIT-16, PIT-16A, PIT-19A, PIT-28, PIT-36, PIT-36L, PIT-37, PIT-38 i PIT-39.

W ich przypadku nie trzeba też wcześniej składać formularza UPL-1. W praktyce dostępność podpisu elektronicznego nie jest już jednak problemem. Jest on bowiem niezbędny do przesyłanie informacji ZUS. Poza tym jego koszt nie jest duży, to około 100 zł na rok. Podatnicy akcyzy i podatku od gier muszą też pamiętać, że do elektronicznego składania deklaracji powinni wykorzystywać przygotowany przez administrację celną system e-Zefir.