Na podstawie przepisów obowiązujących od 2 stycznia 2012 r., ilekroć przemieszcza się wyroby węglowe zwolnione z akcyzy, warunkiem zwolnienia jest wystawienie dokumentu dostawy.
Zasady wystawiania dokumentu dostawy określa rozporządzenie ministra finansów z 19 grudnia 2011 r. (DzU nr 292 ). Jest jednak tak zawiłe, że trudno ustalić, kto powinien wystawić ten dokument. Problem powstaje w szczególności, gdy chodzi o obrót między podmiotami pośredniczącymi, które zajmują się sprzedażą węgla bez akcyzy (w odróżnieniu od podmiotów korzystających ze zwolnienia, które nabywają węgiel na własne potrzeby). Dlatego Ministerstwo Finansów opublikowało na stronach internetowych wyjaśnienia do rozporządzenia „Obieg dokumentu dostawy w obrocie wyrobami węglowymi zwolnionymi od akcyzy na terytorium kraju – przykłady".
Zazwyczaj kopalnia będąca podmiotem pośredniczącym sprzedaje węgiel w ten sposób, że ryzyko przechodzi na kupującego na bramie kopalni. Nabywca sam organizuje transport do miejsca przeznaczenia. Z wyjaśnień Ministerstwa Finansów wynika, że w takiej sytuacji kopalnia powinna wystawić dokument dostawy, a nabywca powinien go potwierdzić i zwrócić kopalni. Jeżeli zaś sprzedaje węgiel od razu innemu pośrednikowi lub podmiotowi korzystającemu ze zwolnienia, to on powinien wystawić dokument dostawy. Jeden egzemplarz dokumentu ma być przekazany kopalni, a pozostałe po ich potwierdzeniu przez odbiorcę mają wrócić do wystawcy.
Oznacza to, że kopalnia powinna mieć wiedzę, czy i na jakich warunkach handluje nabywca węgla. Od tego zależy, czy do wystawiania dokumentu dostawy będzie zobowiązana kopalnia czy pośrednik. Gdy nabywca sprzeda węgiel w miejscu, z którego jest następnie przemieszczany, obowiązek wystawienia dokumentu przejdzie z kopalni na niego.
Wydaje się, że stosowanie rozporządzenia przysporzy wielu problemów, gdyż każdorazowo trzeba będzie określić, kto jest sprzedawcą przemieszczanego węgla. Jeśli np. kopalnia sprzeda węgiel w swoim zakładzie pośrednikowi, a on sprzeda go z miejscem dostawy u odbiorcy, wydaje się, że dokument dostawy powinien być wystawiony przez kopalnię, gdyż kolejna sprzedaż węgla nastąpiła już po jego przemieszczeniu.
