Zasady samofakturowania

- Zastanawiamy się nad wprowadzeniem w spółce procedury fakturowania usług przez nabywcę. Chodzi o usługi transportu. Jakie są warunki stosowania tego rozwiązania? Czy konieczne jest spełnienie jakichś konkretnych przesłanek?

Samofakturowanie oznacza wystawianie faktur przez nabywcę towarów lub usług, czyli w uproszczeniu  wystawianie faktur samemu sobie. Podstawowym warunkiem dopuszczalności samofakturowania jest istnienie między stronami umowy regulującej  wystawianie faktur przez nabywcę, w szczególności zawierającej upoważnienie dla nabywcy do wystawiania faktur, faktur korygujących oraz duplikatów w imieniu i na rachunek dostawcy towarów lub świadczącego usługę.

Zarówno sprzedawca, jak i nabywca towarów lub usług muszą być zarejestrowanymi podatnikami VAT czynnymi. Przepisy wskazują też, jakie postanowienia powinny koniecznie znaleźć się w takiej umowie.

Sprzedawca, oprócz upoważnienia nabywcy do wystawiania faktur w imieniu i na rachunek sprzedawcy, powinien zobowiązać się, że niezwłocznie poinformuje nabywcę w przypadku

• wykreślenia go z rejestru jako podatnika VAT czynnego, a także

• zbycia swojego przedsiębiorstwa.

W umowie łączącej strony powinien zostać wskazany okres jej obowiązywania, który nie może być dłuższy niż dwa lata, a także zakres towarów lub usług, w odniesieniu do których nabywca będzie wystawiał faktury w imieniu i na rzecz dostawcy lub usługodawcy w okresie obowiązywania umowy. Pisemna informacja o zawarciu tej umowy powinna zostać dostarczona właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia zawarcia umowy.

W przypadku samofakturowania ważne jest także zapewnienie przez nabywcę towarów i usług, odpowiedzialnego za wystawianie faktur, odpowiedniej procedury akceptacji wystawionych w imieniu sprzedawcy faktur, tak aby termin przedstawienia do akceptacji oryginału faktury umożliwiał terminowe rozliczenie podatku przez dostawcę czy usługodawcę.

Należy również podkreślić, że zgodnie z literalnym brzmieniem przepisów regulujących procedurę wystawiania faktur przez nabywcę jej zastosowanie możliwe jest wyłącznie w przypadku

• dostawy towarów i świadczenia usług na terytorium kraju oraz

• wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.