Jedną z naczelnych zasad postępowania podatkowego jest – zgodnie z art. 123 § 1 ordynacji podatkowej (dalej op) – zapewnienie podatnikowi (występującemu w charakterze strony) czynnego udziału na każdym jego etapie. Uchybienia w tym zakresie mogą stać się podstawą uchylenia decyzji podatkowej, a nawet późniejszego wznowienia postępowania.

Organ podatkowy musi zadbać o właściwe powiadomienie strony o wszczęciu postępowania. Zazwyczaj prawidłowe doręczenie zawiadomienia nie rodzi problemów dla osób prowadzących postępowanie. Komplikacje mogą się pojawić, gdy pod znanym organowi adresem nie można zastać podatnika bądź pismo odebrała inna osoba.

Doręczenie do rąk własnych...

Wszelkie pisma w toku postępowania powinno się doręczać stronom przede wszystkim „do rąk własnych” w miejscu ich zamieszkania bądź osobom upoważnionym do odbioru korespondencji w siedzibie (miejscu prowadzenia działalności) podatników będących osobami prawnymi lub jednostkami organizacyjnymi. Organy podatkowe czerpią wiedzę o miejscu zamieszkania (siedzibie) podatników z prowadzonych przez siebie rejestrów.

Zgodnie z art. 5 ust. 1 i 2 oraz art. 9 ust. 1 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (tekst jedn. DzU z 2004 r. nr 269, poz. 2681 ze zm.) podatnicy składający zgłoszenie identyfikacyjne w celu uzyskania NIP mają obowiązek podać m.in. swoje miejsce zamieszkania lub siedzibę oraz na bieżąco te dane aktualizować. Na wskazane adresy kierowane jest pismo zawierające postanowienie o wszczęciu postępowania.

...nie zawsze możliwe

Gdy nie zastano podatnika będącego osobą fizyczną, pisma doręcza się za pokwitowaniem pełnoletniemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, jeśli osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi. Zawiadomienie o doręczeniu korespondencji sąsiadowi lub dozorcy domu umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub na  drzwiach mieszkania adresata albo w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata.

W orzecznictwie podkreśla się, że przesłanki doręczenia pism w tym trybie muszą być ściśle przestrzegane przez organy. Zatem już w momencie odbioru przesyłki przez jedną ze wskazanych osób musi być przez nią złożone jednoznaczne oświadczenie woli, że zobowiązuje się ona przekazać list do rąk adresata. Nawet późniejsze uzyskanie informacji przez organ, że podatnik faktycznie zapoznał się z pismem, nie może konwalidować pierwotnego uchybienia (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 11 października 2007, I FSK  1371/ 06).

W trybie zastępczym

Jeśli organ nie może we wskazany wyżej sposób skutecznie dostarczyć korespondencji stronie, ma prawo skorzystać z instytucji tzw. doręczenia zastępczego. W takim wypadku zgodnie z  art. 150 op pismo pozostawia się na okres 14 dni w placówce pocztowej lub urzędzie gminy, zawiadamiając jednocześnie stronę o możliwości odebrania go we wskazanych miejscach, poprzez pozostawienie awiza w skrzynce pocztowej lub w widocznym miejscu przy drzwiach.

7 dni  co najmniej z takim wyprzedzeniem organ powinien powiadomić stronę o miejscu i terminie przeprowadzenia dowodu z zeznań świadków, opinii biegłych lub oględzin

Po upływie 14 dni prowadzący postępowanie może w drodze fikcji prawnej przyjąć, że doszło do skutecznego doręczenia pisma. Jednak, by organ mógł skutecznie powołać się na doręczenie zastępcze, muszą zostać spełnione dodatkowe wymogi.

Przede wszystkim nie może być wątpliwości, że pod adresem, gdzie dokonano doręczenia, podatnik ma faktycznie swoje miejsce zamieszkania (siedzibę), co podkreślił NSA w wyroku z 22 października 2010 (II FSK 1071/09).

Jeżeli zatem organ mógł z innych źródeł dowiedzieć się, że podatnik stale zamieszkuje pod innym adresem, to powinien podjąć próbę doręczenia pisma w miejscu jego rzeczywistego pobytu i to niezależnie od niedochowania przez podatnika obowiązku zgłoszenia zmiany do ewidencji podatników (tak m.in. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Kielcach w wyroku z 19 marca 2009, I SA/Ke 53/09).

Kolejnym warunkiem przekazania przesyłki w trybie doręczenia zastępczego „jest wykazanie przez organ administracji, że placówka pocztowa zawiadomiła adresata w sposób niebudzący wątpliwości o nadejściu pisma i miejscu, gdzie może je odebrać” (postanowienie NSA z 4 listopda 2010, I FZ 420/10).

Przeprowadzenie dowodu

Wskazane zasady należy stosować do każdego kolejnego pisma doręczanego stronie. Podatnik powinien być na bieżąco informowany o włączeniu nowych materiałów do akt sprawy, przeprowadzeniu przez organ podatkowy dowodu z przesłuchania świadków, powołaniu i przesłuchaniu biegłych.

W celu pełnej realizacji zasady czynnego uczestniczenia w  postępowaniu strona powinna być zawiadomiona o miejscu i terminie przeprowadzenia dowodu z zeznań świadków, opinii biegłych lub oględzin przynajmniej na siedem dni przed terminem.

Dla urzeczywistnienia omawianej reguły w piśmie powiadamiającym powinna być również przedstawiona teza dowodowa (czyli wskazanie okoliczności, jakie mają być ustalone za pomocą określonego środka dowodowego) oraz dokładnie określone źródło dowodowe (np. wskazanie konkretnego świadka, który ma zostać przesłuchany). Wskazanie tych okoliczności ma umożliwić stronie merytoryczne przygotowanie się do przeprowadzenia dowodu i wyjaśnienia ewentualnych spornych okoliczności.

Ustanowienie reprezentanta

Czynny udział strony w postępowaniu jest realizowany także poprzez możliwość ustanowienia przez nią pełnomocnika, który będzie reprezentował ją przed organami podatkowymi. Pełnomocnikiem takim może być wyłącznie osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych. Strona może ustanowić pełnomocnika przez udzielenie mu na piśmie upoważnienia do reprezentowania jej w toku postępowania bądź też zgłoszenie ustnego oświadczenia do protokołu przed organem podatkowym.

Należy podkreślić, że do zagadnień związanych z pełnomocnictwem, w zakresie nieuregulowanym w ordynacji, stosuje się odpowiednio przepisy prawa cywilnego, czyli przede wszystkim regulacje zawarte w kodeksie cywilnym i w kodeksie postępowania cywilnego.Nieznajomość tych regulacji może pociągnąć za sobą przykre konsekwencje.

Jak skutecznie powołać i odwołać pełnomocnika

Dana osoba staje się dla organu prowadzącego postępowanie pełnomocnikiem strony dopiero z chwilą skutecznego powiadomienia go o tym fakcie np. przez przedłożenie w urzędzie skarbowym dokumentu pełnomocnictwa.

Jak podkreślił NSA w wyroku z 10 sierpnia 2011 (II FSK 429/10): „dopiero od momentu złożenia pełnomocnictwa do akt konkretnej sprawy aktualizują się procesowe obowiązki i uprawnienia pełnomocnika w określonym postępowaniu”.

Również odwołanie pełnomocnictwa wiąże się z koniecznością powiadomienia o tym fakcie organu i jest skuteczne względem prowadzącego postępowanie dopiero od tej chwili. Jednak gdy pełnomocnictwo wypowiada pełnomocnik, to należy pamiętać, że zgodnie z art. 94 § 2 k.p.c. w związku z art. 137 § 4 op powinien on działać w imieniu strony jeszcze przez dwa tygodnie, jeżeli jest to konieczne do uchronienia mocodawcy od niekorzystnych skutków prawnych.

Tym samym odwołanie wniesione przez takiego pełnomocnika we wskazanym okresie jest w pełni skuteczne i powinno być rozpoznane przez organ podatkowy (wyrok NSA z 1 października 2010, I FSK 1613/09).

Z chwilą ustanowienia pełnomocnika do niego powinien kierować wszelkie pisma organ podatkowy. Pełnomocnik ma prawo być obecny podczas wszelkich czynności dowodowych, składać wnioski o ich przeprowadzenie, a także może wnosić odwołania w imieniu strony, którą reprezentuje.

Zapoznanie się z materiałem

Jednym z najważniejszych przejawów zasady czynnego udziału w postępowaniu jest obowiązek wyznaczenia stronie siedmiodniowego terminu na  zapoznanie się z materiałem zebranym w sprawie. Stronie (bądź jej pełnomocnikowi) powinny być przedstawione kompletne akta sprawy podatkowej.

Dzięki temu strona ma ostatnią możliwość zgłoszenia dodatkowych wniosków dowodowych bądź zwrócenia uwagi prowadzącemu postępowanie na błędy, których dopuścił się, prowadząc postępowanie.

Skutki uchybień

Uchybienie przez organ podatkowy któremuś ze wskazanych powyżej wymogów, wyrażających zasadę czynnego udziału w postępowaniu, może skutkować uchyleniem decyzji przez sąd administracyjny, jeżeli stwierdzi on, że wadliwość ta mogła mieć istotny wpływ na  końcowe rozstrzygnięcie.

Gdy strona nie miała informacji o prowadzonym względem niej postępowaniu podatkowym, które zostało zakończone wydaniem prawomocnej decyzji, to może na podstawie art. 240 § 1 pkt 4 op złożyć wniosek o wznowienie postępowania. Zgodnie z tym przepisem postępowanie wznawia się w  przypadku, gdy strona nie z własnej winy nie brała w nim udziału.

Odpowiednie pismo strona powinna złożyć niezwłocznie, bowiem wznowienie postępowania ze wskazanej przyczyny może nastąpić wyłącznie na jej wniosek, zgłoszony w terminie miesiąca od dnia, w którym powzięła ona informację o wydaniu względem niej decyzji podatkowej. -

Autor jest doradcą podatkowym, prowadzi Kancelarię Podatkowo-Rachunkową Perfect z siedzibą w Sosnowcu

Czytaj również: