PIT i CIT: jak rozliczyć wydatki na poczęstunek dla kontrahenta

Przepisy o podatku dochodowym nie pozwalają zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatków na reprezentację, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Od dawna trwają spory podatników z fiskusem, jak należy rozumieć te regulacje. Większość pytań dotyczy zasad rozliczania różnego rodzaju poczęstunku dla kontrahentów.

Faktury z restauracji

Przede wszystkim wątpliwości budzą faktury z restauracji. Zdaniem organów podatkowych wartości posiłków i napojów nie należy uwzględniać przy obliczaniu podstawy opodatkowania. Jednym z ostatnich przykładów takiej odpowiedzi jest interpretacja Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 10 sierpnia 2011 (ITPB3/423-238b/ 11/PST).

Z pytaniem zwróciła się spółka, której pracownicy spotykają się z obecnymi i potencjalnymi kontrahentami, aby omówić różnego rodzaju sprawy biznesowe, np. przedstawiają aktualną ofertę handlową i negocjują postanowienia umów. Znaczna część spotkań organizowana jest w siedzibie firmy.

Nie zawsze jest to jednak możliwe. Czasem konieczne jest bowiem spotkanie z kontrahentem z miasta, gdzie spółka nie ma biura. Wtedy jest on zapraszany do restauracji. Spółka chciała wiedzieć, czy może zaliczyć do kosztów podatkowych kwoty zapłacone za posiłki.

Bez wystawności i okazałości

Spółka podkreśliła, że spotkanie w restauracji nie ma charakteru wytwornego ani okazałego, ani specjalnie organizowanej imprezy. Dlatego jej zdaniem wydatków tych nie można traktować jako reprezentacji, tylko jako zwykłe bieżące koszty działalności.

Spółka zauważyła, że ustawa o CIT nie definiuje pojęcia reprezentacji. Trzeba więc zastosować definicję słownikową. Zgodnie z nią reprezentacja to okazałość, wystawność, wytworność w czyimś sposobie życia, związane ze stanowiskiem, pozycją społeczną.

Spółka uważa, że ponoszone przez nią wydatki nie mają takiego charakteru. Zaproponowanie kontrahentom kawy lub herbaty, poczęstowanie drobnymi słodyczami czy też zaproszenie na obiad w restauracji (w przypadku spotkania poza siedzibą biura spółki w innej miejscowości) nie jest działaniem o charakterze nadzwyczajnym.

Organizacja spotkań z kontrahentami nie wiąże się przecież z chęcią zaimponowania kontrahentowi okazałością czy wystawnością posiłku. Celem jest omówienie konkretnych spraw, związanych z działalnością spółki.

Wnioskodawca podkreślił, że spotkania w restauracjach są koniecznością. Przedstawiciel spółki odwiedzając danego kontrahenta, aby pozyskać kontrakt, negocjować wcześniej zawartą umowę lub omówić warunki współpracy, proponuje je tam z powodu braku wydzielonego pomieszczenia w siedzibie kontrahenta (co w przypadku osób wolnego zawodu jest normą).

Główną przyczyną odbywania spotkań w restauracjach jest potrzeba skorzystania z jej lokalu. Nie sposób jest jednak prowadzić tam rozmowy bez spożywania posiłków.

Lokal gastronomiczny kreuje wizerunek

Izba skarbowa nie zgodziła się z tymi argumentami. Ona również powołała się na słownikową definicję reprezentacji, ale wyciągnęła z niej nieco inne wnioski.

Zdaniem izby reprezentacja to przede wszystkim działania polegające na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi, związane w szczególności z utrzymywaniem delegacji lub kontrahentów, uczestnictwem w przyjęciach związanych z pobytem tych podmiotów.

Izba powołała się na orzeczenie Naczelnego Sądu Administracyjnego z 6 maja 1998 (SA/Sz 1412/97), w którym stwierdził on, że reprezentacja nie musi wiązać się z okazałością i wystawnością. Obejmuje ona również dobre reprezentowanie firmy, które może polegać na odpowiednim ubiorze pracowników, wystroju firmy, jego logo, tablicach informacyjnych, sposobie podejmowania interesantów i kontrahentów.

Dalej w interpretacji czytamy, że „ponoszone przez spółkę wydatki na usługi gastronomiczne w lokalach zewnętrznych wiążą się z tworzeniem i utrwalaniem pozytywnego wizerunku firmy, a zatem nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów. Ich charakter bezsprzecznie świadczy o kreowaniu pozytywnego wizerunku firmy, czyli kształtowaniu lepszego postrzegania spółki na zewnątrz.

Powoływanie się w tym kontekście przez wnioskodawcę na okoliczność, że zaproszenie kontrahenta do restauracji nie nosi cech okazałości czy wystawności i specjalnie organizowanej imprezy, nie odbiera wyżej wymienionym czynnościom cech reprezentacji”.

Jeden wyjątek

Podobnie wyglądają inne odpowiedzi fiskusa dotyczące tego problemu. Jest tylko jeden wyjątek: interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 27 sierpnia 2009 (IPPB5/4240-24/09-2/AM).

Pytanie było bardzo podobne do rozpatrywanego przez Izbę Skarbową w Bydgoszczy. Wystąpiła z nim firma, która od czasu do czasu zaprasza kontrahentów do restauracji na rozmowy biznesowe. Zaproszenia te nie mają nic wspólnego z okazywaniem przepychu i wystawnością. Zdaniem spółki faktury za takie spotkania mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Izba skarbowa początkowo nie zgodziła się z taką wykładnią. Uznała, że jest to wyłączona z kosztów reprezentacja. Wnioskodawca nie dał za wygraną i złożył skargę do sądu. Wtedy Izba Skarbowa w Warszawie, nie czekając na wyrok, uwzględniła ją w całości i uznała stanowisko podatnika za prawidłowe.

W uzasadnieniu napisała, że zaproszenie kontrahenta na kawę, „zwykły” lunch czy obiad do restauracji nie jest działaniem o charakterze nadzwyczajnym (reprezentacją). Jest to bowiem powszechna praktyka. Posiłek spożywany w restauracji nie jest „okazały” ani „wykwintny” (jak definiuje się reprezentację), bo powodem spotkania w restauracji nie jest chęć zaimponowania kontrahentowi.

Problemem możliwości zaliczania do kosztów faktur z restauracji wielokrotnie zajmowały się sądy administracyjne, ale nie wypracowały jednolitej linii orzeczniczej.

Sądy częściej przyznają rację fiskusowi

Fiskus przywołuje m.in. wyrok WSA w Warszawie z 13 września 2010 (III SA/Wa 752/10). Czytamy w nim, że „definicje słownikowe wskazujące okazałość i wystawność jako przymioty reprezentacji nie mogą być wprost i niejako automatycznie przenoszone na grunt prawa podatkowego oraz działalności gospodarczej, z założenia profesjonalnej, posługujących się specyficzną siatką pojęć.

Tworzone są bowiem w oparciu o znaczenie pojęć w języku potocznym, innymi słowy odzwierciedlają potoczne ich rozumienie. (...) Próby stworzenia definicji pojęcia reprezentacja w oparciu o znaczenie potoczne tego słowa, są w istocie próbami dostosowania do rzeczywistości gospodarczej przepisu ustawy o CIT, który w sposób jednoznaczny i niebudzący wątpliwości wyłącza wydatki na reprezentację z kosztów uzyskania przychodów.

Słowo reprezentacja wywodzi się z łacińskiego repraesentatio, oznaczającego wizerunek. Takie też jego rozumienie, zdaniem sądu, odzwierciedla funkcjonalne znaczenie analizowanego terminu, jakie należy przyjąć na potrzeby podatku dochodowego od osób prawnych.

W piśmiennictwie do wydatków na reprezentację zalicza się koszty poczęstunku gości podmiotu gospodarczego, uczestników konferencji, przyjęć i posiedzeń, koszty poczęstunków z okazji świąt branżowych, państwowych, wręczania nagród i odznaczeń; koszty imprez artystycznych organizowanych z okazji uroczystości, zakupy kwiatów do dekoracji pomieszczeń oraz przeznaczonych do wręczania określonym osobom; koszty uczestnictwa na zewnątrz firmy w przyjęciach, spotkaniach, posiedzeniach, konferencjach, zjazdach i innych imprezach organizowanych okazjonalnie lub na okoliczność świąt, rocznic i celowych przedsięwzięć reprezentacyjnych, również w imprezach towarzyszących, w tym także koszty wyjazdów zagranicznych związanych z reprezentowaniem firmy w tych imprezach („Podatek dochodowy od osób prawnych” pod red. J. Marciniuka; Warszawa 2008, Wydawnictwo C.H. Beck). (...)

Zdaniem sądu niezasadne jest akcentowanie wystawności i okazałości jako elementów nadających określonemu wydatkowi cechy kosztu poniesionego na reprezentację. (...) reprezentację należy zatem postrzegać jako wszelkie działania związane z tworzeniem wizerunku przedsiębiorcy, utrzymywaniem dobrych relacji z kontrahentami, które wprawdzie nie są konieczne dla osiągania przychodu lub zabezpieczenia jego źródła, ale sprzyjają temu celowi, są z nim w sposób pośredni powiązane.

Przede wszystkim zaś jest to właśnie dążenie do stworzenia skierowanego na zewnątrz, pozytywnego wizerunku przedsiębiorcy, takiego jaki – wiedziony doświadczeniem i specyfiką działalności – chciałby wykreować na użytek kontrahentów (klientów).

Wizerunek ten, postrzegany i określany jako pozytywny, wcale nie musi odzwierciedlać dostatku, okazałości, zamożności itp. W niektórych sytuacjach wizerunkiem pozytywnym będzie taki, który wykaże cechy przedsiębiorcy, takie jak prostota, zapobiegliwość, oszczędność itp.

Na taki wizerunek podmiotu również należy zapracować i ponieść stosowne do niego wydatki na reprezentację. Być może będą one miały inny charakter niż wydatki zmierzające do wykazania zamożności, ekskluzywności i okazałości, ale wciąż będą to wydatki na reprezentację”.

Podobne są wnioski z wyroków WSA w Warszawie: z14 maja 2010 (III SA/Wa 2257/09), z 20 maja 2010 (III SA/Wa 2120/09), z 15 lipca 2010 (III SA/Wa 589/10) oraz z orzeczenia WSA we Wrocławiu z 21 kwietnia 2010 (I SA/Wr 218/10).

Podatnicy mogą natomiast powołać się np. na wyrok WSA w Bydgoszczy z 16 marca 2010 (I SA/Bd 17/10).