W myśl art. 22 ust. 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=80474]ustawy o PIT[/link] oraz art. 15 ust. 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=3EC0892953EAF58605FEE453B6E7CBF6?id=115893]ustawy o CIT[/link] kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 23 ustawy o PIT oraz odpowiednio art. 15 ustawy o CIT.

Kosztami uzyskania przychodu są zatem wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Z oceny związku z prowadzoną działalnością powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może się przyczynić do osiągnięcia przychodów z danego źródła.

Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt, powinien:

- pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,

- nie znajdować się na liście wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów,

- być właściwie udokumentowany.

Warto jednak pamiętać, że [b]sformułowanie „w celu” osiągnięcia przychodu należy rozumieć jako efekt, do którego podatnik dąży, a nie jako skutek, następstwo określonego zachowania się przedsiębiorcy.[/b] Dlatego też za koszty uzyskania przychodów uznać należy te wydatki, co do których, oceniając okoliczności obiektywnie, można stwierdzić, że racjonalnie działający przedsiębiorca mógł zakładać, iż postawiony cel osiągnie. Czyli o kwalifikacji danego wydatku jako kosztu decyduje racjonalny zamiar podatnika oceniany w konkretnych okolicznościach gospodarczych.

Przy czym należy mieć na uwadze, że nie zawsze warunkiem zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów jest bezpośrednia relacja pomiędzy wydatkiem a przychodem.

„Kosztami uzyskania przychodów będą bowiem także koszty pozostające w pośrednim związku z przychodami, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas, gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty” – czytamy w uzasadnieniu [b]wyroku WSA w Gdańsku z 12 października 2009 r. (I SA/Gd 563/09).[/b]