Wystarczy przygotować wniosek, złożyć go w urzędzie i zaczekać. Jak napisać taki wniosek? Nie jest to trudne. Trzeba zamieścić w nim, poza danymi wnioskodawcy oraz oznaczeniem organu, do którego go kierujemy, również zakres żądania. Niezbędne jest też wskazanie NIP. W przeciwnym razie czas oczekiwania na zaświadczenie może się wydłużyć, organ wezwie nas bowiem najpierw do uzupełnienia braków (w tym wypadku NIP), a dopiero potem zajmie się naszym pismem.
Przed wydaniem zaświadczeń organ ustali, czy w stosunku do wnioskodawcy nie jest prowadzone postępowanie mające na celu ustalenie lub określenie wysokości jego zobowiązań podatkowych. Jeżeli takie postępowanie jest prowadzone, a zgromadzony materiał dowodowy pozwala na jego zakończenie, organ szybko musi wydać decyzję ustalającą lub określającą wysokość zobowiązań podatkowych, tak aby można było wysokość zobowiązania określić w zaświadczeniu.
Dokument potwierdzający fakt niezalegania w podatkach, ewentualnie stwierdzający stan zaległości podatkowych, fiskus wydaje po konsultacjach z organami podatkowymi, od których otrzymał do realizacji tytuły wykonawcze, lub z innymi organami. Obowiązek taki wynika z ordynacji podatkowej. Jej przepisy mówią, że zaświadczenie wydawane jest na podstawie dokumentacji danego organu oraz informacji otrzymanych od innych organów podatkowych.
Jeśli zdarzyło się, że podatnikowi odroczono termin płatności podatku lub rozłożono jego zapłatę na raty, w zaświadczeniu fiskus zamieszcza informację, że podatnik nie zalega z zapłatą. Informację o odroczeniu terminu płatności podatku lub rozłożeniu zgo na raty, organ podatkowy może zamieścić w zaświadczeniu tylko wtedy, gdy zażąda tego podatnik.
Dodatkowo jeśli odroczono zapłatę zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę lub rozłożono ją na raty, przyjmuje się, że podatnik – do dnia upływu terminów płatności odroczonej zaległości lub raty – nie posiada zaległości podatkowych.
