Wydatki na samochód pracownika są limitowane

Musi pamiętać o obowiązujących limitach. Przepisy mówią, że wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów w jazdach lokalnych[b] będą kosztem podatkowym do wysokości określonego limitu lub ryczałtu pieniężnego, który ustala pracodawca na podstawie stawek za 1 km [/b]podanych w rozporządzeniu w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

[srodtytul]Ryczałt w określonej wysokości [/srodtytul]

Ryczałt ten ustalany jest w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, i nie może przekroczyć:

- 300 km – do 100 tys. mieszkańców,

- 500 km – ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,

- 700 km – ponad 500 tys. mieszkańców.

Kosztem u pracodawcy będą wydatki do wysokości stawek za 1 km przebiegu pojazdu określonych we wspomnianym rozporządzeniu.

[b]Przebieg powinien być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez przedsiębiorcę na koniec każdego miesiąca.[/b] Ewidencję przebiegu pojazdu powinna prowadzić osoba, która go używa.

[srodtytul]Nie tylko w jazdach lokalnych[/srodtytul]

Pracownik może wykorzystywać swój samochód na potrzeby pracodawcy w jazdach zamiejscowych (podróżach służbowych).

Podróżą służbową jest wyjazd poza stałe miejsce pracy, który odbywa się na polecenie pracodawcy i jest związany ze świadczeniem pracy. Z tytułu podróży służbowej pracownikowi przysługują określone należności na pokrycie związanych z nią kosztów.

Zasady ustalania należności z tytułu podróży służbowych dla pracowników sfery budżetowej regulują przepisy [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=E41713C13D2ACD57D2B62BF4E8B5ADC3?id=167998]rozporządzenia z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (DzU nr 236, poz. 1990 ze zm.)[/link]. Natomiast art. 77[sup]5[/sup] § 3 kodeksu pracy daje pozostałym pracodawcom działającym w sferze pozabudżetowej możliwość dowolnego ustalania wysokości należności z tytułu podróży służbowych pracowników (w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania).

W przypadku braku uregulowania przez pracodawcę kwestii zwrotu należności z tytułu podróży służbowej pracowników w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania, umowie o pracę pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży w wysokości przewidzianej dla pracowników sfery budżetowej.

[srodtytul]Ile się należy[/srodtytul]

Pracownikowi oddelegowanemu w krajową podróż służbową przysługują z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę diety oraz zwrot kosztów: przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Przepisy rozporządzenia przewidują również możliwość odbycia podróży służbowej samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy. Korzystanie z takiego środka transportu[b] dopuszczalne jest jednak wyłącznie na wniosek pracownika i pod warunkiem, że pracodawca wyrazi na to zgodę.[/b] W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=CF0B54731F973962F61620F7B5C6AA7C?id=232414]ustawy o transporcie drogowym[/link].

[srodtytul]Nie wszystko jest zwolnione z PIT [/srodtytul]

Zwrot pracownikom wydatków związanych z korzystaniem przez nich z samochodów prywatnych jest zwolniony z opodatkowania wyłącznie w sytuacji, gdy pracownik odbywa podróż służbową w rozumieniu kodeksu pracy. Natomiast w odniesieniu do zwrotu kosztów używania pojazdów na potrzeby zakładu pracy w jazdach lokalnych istotna jest treść art. 21 ust. 1 pkt 23b. Przepis ten mówi, że wolny od podatku dochodowego jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, na potrzeby zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw – do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika.

[b]Nieopodatkowane są zatem tylko te świadczenia (dotyczące jazd lokalnych), których wypłatę przewidują przepisy innych ustaw:[/b]

- wyznaczając pracodawcy obowiązek ich wypłaty, bądź

- wskazując możliwość zwrotu kosztów używania samochodu w pracy.

Zwróciła na to uwagę [b]Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacji z 3 grudnia 2008 r. (ITPB1/415-496/08/AK)[/b]. Jak czytamy w interpretacji, „nie korzystają ze zwolnienia od opodatkowania wypłacone przez pracodawcę kwoty zwrotu kosztów używania samochodów osobowych przez pracowników – w sytuacji gdy zwrot dotyczy kosztów wyjazdów, które nie stanowią podróży służbowej. Natomiast należności otrzymywane przez pracownika tytułem zwrotu kosztów używania prywatnego samochodu dla celów podróży służbowej korzystają ze zwolnienia na zasadach określonych w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych”.

[ramka][b]Uwaga [/b]

Aby ustalić faktyczny przebieg pojazdu, pracownik powinien prowadzić ewidencję przebiegu.[/ramka]