Wydatki na zakup materiałów podstawowych i towarów handlowych wpisuje się do podatkowej księgi przychodów i rozchodów dopiero po ich otrzymaniu od kontrahenta, ale nie później niż przed przyjęciem do magazynu lub przekazaniem do przerobu albo sprzedaży.

Kwestię momentu wpisania zakupu tych materiałów i towarów handlowych do księgi normuje § 17 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=4C895A3C46889C323FB9566218525EA9?id=170518]rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (DzU nr 152, poz. 1475 ze zm.[/link]).

W świetle tego przepisu zaliczka na nabycie tych materiałów i towarów będzie kosztem uzyskania przychodu dopiero w dniu ich otrzymania przez przedsiębiorcę. Do księgi wpisuje się wartość całego otrzymanego materiału – opłaconego w formie zaliczki, a nawet jeszcze nieopłaconego.

[b]Zasada, że zakup materiałów podstawowych (surowców), a także materiałów pomocniczych wpisuje się do podatkowej księgi natychmiast po ich otrzymaniu, ale nie później niż przed przyjęciem do magazynu lub przekazaniem do przerobu albo sprzedaży, obowiązuje również w sytuacji, gdy podatnik prowadzący księgę wcześniej otrzymał od kontrahenta fakturę VAT na ich zakup.[/b] Tak więc urząd skarbowy, który zakwestionował wpisanie przez podatnika do księgi zaliczek jako wydatków na zakup materiałów podstawowych w momencie dokonania wpłaty, ma rację.

Uchybienie ustalonym we wskazanym rozporządzeniu terminom dokonywania wpisów może spowodować zarzut, że księga jest nierzetelna albo wadliwa. Może też być przyczyną wszczęcia postępowania karnego skarbowego i ukarania podatnika mandatem.

Bez znaczenia dla odpowiedzialności przedsiębiorcy wobec fiskusa za prawidłowość rozliczeń z dochodów z działalności gospodarczej jest to, że błędnych zapisów w księdze dokonała osoba zatrudniona w biurze rachunkowym.

Niestety, fakt powierzenia prowadzenia księgi biuru rachunkowemu czy doradcy podatkowemu nie uwalnia podatnika od negatywnych konsekwencji błędów w księdze. W razie wykrycia takich błędów czy nieprawidłowości, jeżeli spowodowały one powstanie zaległości podatkowej, podatnik obowiązany jest zapłacić tę zaległość z odsetkami.

Co więcej, nawet jeśli udowodni, że nierzetelności w księdze powstały bez jego winy i że wyłącznie winna jest osoba prowadząca biuro rachunkowe czy doradca podatkowy, urząd skarbowy może obciążyć go także odpowiedzialnością karną skarbową.

Nie oznacza to, że niesolidny kontrahent podatnika – osoba prowadząca biuro czy doradca – jest bezkarny. Przede wszystkim bowiem podatnik może zgodnie z zasadami kodeksu cywilnego dochodzić od niego wyrównania szkód, jakie poniósł wskutek jego niesolidności. Jest to odpowiedzialność cywilna z tytułu niewykonania albo nienależytego wykonania zobowiązania.

[ramka][b]Uwaga [/b]

Bez wpływu na odpowiedzialność przedsiębiorcy wobec fiskusa za prawidłowość rozliczeń z dochodów z działalności gospodarczej pozostaje fakt, że błędnych zapisów w księdze dokonała osoba zatrudniona w biurze rachunkowym. [/ramka]