Kaucje pobierane przez podatników (sprzedawców) nie stanowią ich obrotu, a więc nie podlegają opodatkowaniu VAT. Potwierdzają to organy podatkowe w udzielanych przez siebie wyjaśnieniach.

[b]Przykładem może być interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 22 sierpnia 2008 r. (IPPP1-443-1121/08-4/JB), w której czytamy, że „cechą charakterystyczną kaucji jest to, że może ona zostać wykorzystana tylko w ściśle określonym przypadku, tj. w razie niedopełnienia zobowiązania.[/b] Zabezpieczenie wykonania umowy poprzez ustanowienie kaucji ma charakter gwarancyjny, zabezpieczający, co oznacza, że jest ona ustanowiona na wypadek, gdyby strona umowy, która złożyła kaucję, nie wywiązała się z niej. Wówczas druga strona umowy może się zaspokoić ze złożonej kaucji. Co do zasady kaucja nie jest zaliczana na poczet ceny i podlega zwrotowi po zrealizowaniu warunków umowy, zatem nie podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług”.

[srodtytul]Bez obowiązków[/srodtytul]

Pobranej kaucji podatnicy nie muszą (i nie powinni) dokumentować fakturami (chociaż, rzecz jasna, nie ma przeszkód, aby na fakturze znalazła się adnotacja o pobraniu kaucji) oraz – w przypadku kaucji pobieranych od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej – paragonami. Kaucji nie wykazuje się również w ewidencji VAT oraz w deklaracjach VAT.

Zasady te dotyczą również kaucji, które mogą – na skutek okoliczności wskazanych w umowie lub decyzją stron – być zaliczone w przyszłości na poczet wynagrodzenia za dostawę towarów lub świadczenie usługi. [b]Również takie kaucje nie stanowią w momencie ich pobrania obrotu sprzedawców (np. postanowienie naczelnika Urzędu Skarbowego Warszawa-Ursynów z 26 września 2007 r., 1438/VAT2/443-91/07/298-109/JB) i nie powinny być dokumentowane fakturami oraz ewidencjonowane za pomocą kas rejestrujących, a także wykazywane w ewidencji czy deklaracjach VAT.[/b]

[srodtytul]Na poczet wynagrodzenia[/srodtytul]

Skutki w VAT wystąpić mogą dopiero z chwilą zaliczenia pobranej uprzednio kaucji na poczet wynagrodzenia sprzedawcy (za dostarczane towary lub świadczone usługi). Dotyczy to przede wszystkim tych sytuacji, gdy obowiązek podatkowy dla wykonywanych dostaw lub świadczonych usług powstaje na zasadach ogólnych i zaliczenie na poczet wynagrodzenia nastąpi przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. Zaliczona na poczet wynagrodzenia kaucja stanowi wówczas część należności otrzymaną przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi, której otrzymanie (zaliczenie na poczet wynagrodzenia) skutkuje powstaniem obowiązku podatkowego z tytułu dostawy towarów lub świadczenia usługi, których kaucja taka dotyczy (art. 19 ust. 11 ustawy o VAT). [b]Potwierdzają to organy podatkowe w udzielanych wyjaśnieniach (np. Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 22 sierpnia 2008 r., IPPP1-443-1121/08-4/JB).[/b] W zakresie tym na zasadach ogólnych należy wystawić fakturę zaliczkową oraz zewidencjonować obrót za pomocą kasy rejestrującej.

Skutki w VAT (w przypadku czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje na zasadach ogólnych) nie powstają natomiast, jeśli pobranie kaucji następuje po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi. W przypadkach takich obowiązek podatkowy powstał bowiem wcześniej, tj. z chwilą wydania towaru lub wykonania usługi, względnie wystawienia faktury, nie później niż 7. dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.

[srodtytul]Przy najmie inaczej [/srodtytul]

Skutki w VAT występują również w przypadku zaliczania na poczet wynagrodzenia kaucji dotyczących czynności, dla których przepisy przewidują szczególny obowiązek podatkowy, jaki powstaje w związku z otrzymaniem części lub całości zapłaty (np. w przypadku usług najmu – zob. art. 19 ust. 13 pkt 4 ustawy o VAT). W przypadkach takich zaliczenie pobranej kaucji na poczet wynagrodzenia (a więc zapłaty) również powoduje powstanie obowiązku podatkowego (chyba że obowiązek podatkowy powstał już w tym zakresie wcześniej, np. upłynął termin płatności dotyczący usługi najmu czy upłynął 30. dzień, licząc od dnia wykonania usługi budowlanej lub transportowej – zob. art. 19 ust. 13 pkt 2 ustawy o VAT).

Potwierdzają to organy podatkowe w udzielanych wyjaśnieniach. [b]Tytułem przykładu wskazać można postanowienie naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Łódź-Bałuty z 30 sierpnia 2005 r. (III-2/443-57/33890/05/PJ)[/b], w którym czytamy, że „jak wynika z załączonych do wniosku umów, z wpłaconej przez zamawiającego sumy (kaucji), w przypadku zakończenia danego etapu robót budowlano-montażowych, dokonuje się potrącenia zapłaty za wykonaną usługę. Jeżeli zatem wykonawca zaliczy całość lub część środków zgromadzonych na rachunku powierniczym zamawiającego na wynagrodzenie za wykonane usługi, powstanie obowiązek podatkowy na podstawie art. 19 ust. 13 pkt 2 lit. d) ww. ustawy”.

[ramka][b]Gdy chcemy należność zatrzymać [/b]

Pobierane kaucje mogą być zatrzymywane przez sprzedawców na poczet zaległości wynikających z umowy czy odszkodowania należnego od nabywcy towaru czy usługi. W przypadkach takich zatrzymana kaucja pełni funkcję kary umownej (odszkodowania), a kary umowne i odszkodowania nie podlegają opodatkowaniu VAT. [b]Potwierdzają to organy podatkowe w udzielanych wyjaśnieniach, np. postanowienie Drugiego Urzędu Skarbowego w Radomiu z 5 października 2005 r. (1425/021/443/56/05/IW)[/b], w którym czytamy, że „zaliczenie kaucji na poczet zaległości z umowy, kary umownej czy odszkodowania nie jest obrotem w rozumieniu art. 29 ust. 1 i 2 ww. ustawy o podatku od towarów i usług”. [b]Podobne stanowisko zajął Pierwszy Mazowiecki Urząd Skarbowy w Warszawie w postanowieniu z 29 stycznia 2007 r. (1471/NUR1/443-417/06/GW).[/b] [/ramka]