Zasady wypełniania formularza PIT-40, czyli jak rozliczyć podatek pracownika

W rozliczeniu za 2009 r. podatnicy już sami będą wykazywać to odliczenie.

[srodtytul]Potrzebne oświadczenie [/srodtytul]

Pracodawca musi rozliczyć pracownika za 2008 r., jeśli ten złożył mu najpóźniej 9 stycznia br. oświadczenie PIT-12. Deklaruje w nim m.in., że nie uzyskał w ubiegłym roku innych dochodów (z pewnymi wyjątkami) oraz że nie korzysta ze wspólnego rozliczenia z małżonkiem lub dzieckiem. W tym samym terminie pracownik powinien przekazać pracodawcy wniosek o odliczenie ulgi na dzieci. Musi w nim oświadczyć, że spełnia warunki ulgi, wskazać liczbę dzieci oraz kwotę odliczenia.

Roczne rozliczenie pracodawca sporządza na formularzu PIT-40.

[srodtytul]Kto musi złożyć... [/srodtytul]

Na formularzu PIT-40 mogą rozliczyć pracownika:

- zakłady pracy,

- rolnicze spółdzielnie produkcyjne oraz inne spółdzielnie zajmujące się produkcją rolną,

- osoby prawne i ich jednostki organizacyjne, które wypłacają emerytury i renty z zagranicy,

- jednostki organizacyjne uczelni, placówki naukowe, zakłady pracy oraz inne jednostki organizacyjne, wypłacające stypendia,

- areszty śledcze oraz zakłady karne,

- centrum integracji społecznej.

[srodtytul]...i do kiedy [/srodtytul]

Zeznanie w imieniu podatnika trzeba wypełnić do końca lutego. Ostatni dzień tego miesiąca przypada w 2009 r. na dzień wolny (w sobotę), więc termin przesuwamy na 2 marca. W tym samym terminie PIT-40 musi być dostarczony zarówno pracownikowi, jak i urzędowi skarbowemu właściwemu według miejsca jego zamieszkania (lub urzędowi skarbowemu właściwemu w sprawach opodatkowania osób zagranicznych, gdy podatnikiem jest osoba niemająca w Polsce miejsca zamieszkania).

[ramka][b]Trzeba potrącić albo oddać różnicę[/b]

Płatnik musi rozliczyć zarówno nadpłatę, jak i niedopłatę podatku wynikającą z formularza PIT-40. Różnicę minusową (niedopłatę) płatnik musi zapłacić fiskusowi. Odciągnie ją z dochodu pracownika za marzec 2009 r. lub na jego wniosek z dochodu za kwiecień. Jeśli umowę o pracę rozwiązano wcześniej, np. w styczniu czy lutym, różnicę pobiera się z dochodu za miesiąc, za który pobrana została ostatnia zaliczka. Niedopłatę pracodawca wpłaca na rachunek urzędu skarbowego właściwego dla niego jako płatnika, łącznie z zaliczkami za te miesiące.

Jeżeli natomiast z deklaracji PIT-40 wynika nadpłata, zalicza się ją na poczet zaliczki należnej za marzec 2009 r. Jeżeli po pobraniu tej zaliczki nadal mamy nadpłatę, płatnik zwraca ją pracownikowi w gotówce. Następnie kwotę zwrotu rekompensuje sobie poprzez pomniejszenie pobranych zaliczek, przekazywanych fiskusowi. Wykaże to w deklaracji PIT-4R za 2009 r. [/ramka]

[srodtytul]Przychody wykazujemy wszystkie, ulgi przysługują tylko niektóre [/srodtytul]

[b]W PIT-40 pracodawca musi wpisać przychody zatrudnionego, wykazać koszty, obliczyć dochód i odliczyć ulgi. Na koniec wychodzi kwota do zwrotu fiskusowi lub nadpłata[/b]

Formularz składa się z trzech stron. Na pierwszej wpisujemy dane identyfikacyjne płatnika oraz podatnika. Trzeba tu również podać NIP płatnika, który składa zeznanie, oraz wskazać urząd skarbowy, do którego je adresuje. Jeśli załączamy PIT-R lub NIP-3, informujemy o tym w części D.

Druga strona zaczyna się od części E, informującej o kosztach uzyskania przychodów ze stosunku pracy i pokrewnych. Zaznaczamy tu właściwy kwadrat (np. nr 2, gdy z jedną osobą zawarliśmy więcej niż jedną umowę o pracę).

Następnie przechodzimy do części F i wybieramy wiersz z właściwym źródłem przychodów. Należności ze stosunku pracy lub pokrewnych (służbowy, spółdzielczy, praca nakładcza) oraz zasiłki z ubezpieczenia społecznego, wypłacone przez zakład pracy, kwalifikujemy do wiersza 1.

[srodtytul]Wynagrodzenia za pracę[/srodtytul]

W wierszu 1 części F wykazujemy kwotę łącznego przychodu, osiągniętego przez pracownika w 2008 r. Chodzi o wypłacone lub postawione do jego dyspozycji w tym roku pieniądze oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze lub innych nieodpłatnych świadczeń.

W PIT-40 nie wykazujemy przychodów zwolnionych z podatku na podstawie art. 21 ustawy o PIT, przykładowo:

- należności za podróże służbowe,

- świadczeń rzeczowych sfinansowanych w całości ze środków zfśs lub funduszy związków zawodowych do wysokości 380 zł na rok,

- ekwiwalentów pieniężnych za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy własne narzędzia, materiały lub sprzęt,

- świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego pracownika, z pewnymi wyjątkami,

- świadczeń rzeczowych i ekwiwalentów za nie przysługujących na podstawie przepisów o bhp (np. odzież robocza, ekwiwalent za używanie oraz pranie własnej odzieży roboczej).

[srodtytul]Koszty limitowane...[/srodtytul]

Po przychodach wpisujemy koszty ich uzyskania. Roczne zryczałtowane koszty są limitowane i nie wolno wykazywać tu wyższych kwot niż wynikające z art. 22 ust. 2 ustawy o PIT. W 2008 r. jest to rocznie:

- 1335 zł dla jednego stosunku pracy,

- 2002,05 zł dla więcej niż jednego stosunku pracy,

- 1668,72 zł – podwyższone, dla jednego stosunku pracy, gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę,

- 2502,56 zł – podwyższone, dla więcej niż jednego stosunku pracy.

[srodtytul]...ale można je podwyższyć [/srodtytul]

Pracownikom, którzy na dojazdy do pracy wydali więcej, niż wynoszą kwoty rocznego limitu zryczałtowanych kosztów, i potrafią to udokumentować okresowymi imiennymi biletami, płatnik odliczy faktycznie poniesione wydatki. Inny dokument niż okresowy imienny bilet nie wchodzi w grę. Prawo do takich kosztów mają pracownicy dojeżdżający do zakładu pracy środkami transportu autobusowego, kolejowego, promowego lub komunikacji miejskiej.

Koszty faktyczne nie przysługują pracownikowi, który otrzymuje zwrot wydatków na dojazd do zakładu pracy, z wyjątkiem gdy zwrócone koszty zostały zaliczone do przychodów. W większości przypadków refundacja wydatków na dojazdy jest jednak u pracowników przychodem. Zwolnienie tego rodzaju świadczeń z podatku obejmuje tylko takie sytuacje, w których przepisy innych ustaw nakazują wprost pracodawcom zwrócenie kosztów dojazdów pracowników do pracy. Dotyczy to wąskiej grupy podatników, np. funkcjonariuszy policji, straży pożarnej, sędziów, prokuratorów.

[srodtytul]Nie pomyl się przy odliczaniu [/srodtytul]

Przy rozliczaniu kosztów powinniśmy pamiętać o kilku regułach:

- gdy w jednym miesiącu pracownik dostał więcej niż jedną wypłatę, koszty potrąca się tylko raz,

- jeśli z jednym zakładem pracownik nawiązał więcej niż jeden stosunek pracy, to koszty przysługują mu z każdej umowy odrębnie (ale roczne w wysokości limitowanych, tj. 2002,05 zł lub podwyższone 2502,56 zł),

- nawet jeśli przychód miesięczny jest niższy niż zryczałtowana kwotowa norma kosztów, to koszty te przysługują w pełnej wysokości,

- koszty nie przysługują pracownikowi przebywającemu cały miesiąc na urlopie bezpłatnym, macierzyńskim lub wychowawczym albo chorującemu, który za cały miesiąc otrzymał zasiłek chorobowy (świadczenie rehabilitacyjne), pod warunkiem że nie uzyskał od pracodawcy w tym miesiącu żadnej wypłaty stanowiącej przychód ze stosunku pracy.

[srodtytul]Dochód i zaliczki [/srodtytul]

Następnie wykazujemy dochód, czyli różnicę między przychodami a kosztami ich uzyskania. Wpisujemy go w poz. 39. Natomiast w poz. 40 wykazujemy pobrane w ciągu roku zaliczki.

W wierszu 1 części F są jeszcze dwie pozycje (41 i 42), dotyczące tej części przychodów pracownika, które otrzymał w związku z pracą twórczą. Jeżeli w umowie o pracę zostało wyodrębnione wynagrodzenie za prace autorskie i zastosowano do nich w ciągu roku 50-proc. koszty, to właśnie w te pola odpowiednio wpisuje się kwotę tego przychodu oraz koszty.

[srodtytul]Należności z umów i praw [/srodtytul]

Kolejne wiersze części F (2 – 7) dotyczą takich przychodów, jak:

- należności z tytułu członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego uzyskane od tej spółdzielni,

- emerytury, renty zagraniczne,

- należności za pracę przypadające tymczasowo aresztowanym lub skazanym,

- przychody z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 13 ustawy o PIT (m.in. z umów-zleceń, o dzieło, z kontraktów menedżerskich, z członkostwa w zarządach, radach nadzorczych osób prawnych),

- z praw autorskich i innych praw wynikających z art. 18 ustawy o PIT,

- inne przychody, wyżej niewymienione.

W wierszu 8 podsumowujemy poszczególne kolumny z przychodami, kosztami, dochodem oraz zaliczkami.

[srodtytul]Rozliczamy dodatkowe zarobki [/srodtytul]

Na formularzu PIT-40 można rozliczyć przychody z działalności wykonywanej osobiście, ale tylko pracownikom, którzy dla swojego pracodawcy ją realizowali (zlecenia, umowy o dzieło, funkcja w zarządzie). Dla osób, które osiągały przychód np. tylko z umowy cywilnej, wypełnia się PIT-11.

Od przychodów z umów-zleceń i o dzieło potrąca się koszty uzyskania ustalone procentowo: 20 lub 50 proc. (z praw autorskich). Jeżeli jednak na koniec roku okaże się, że koszty były wyższe niż wynikające z zastosowania normy procentowej, można uwzględnić je w wysokości tych faktycznie poniesionych. Pozwala na to art. 22 ust. 10 ustawy o PIT. Ustawodawca w tym przepisie nie wskazuje, jakie to mogą być koszty ani jak mają być udokumentowane. Skoro jednak chodzi o koszty rzeczywiste, to zleceniobiorca powinien dysponować np. biletami komunikacyjnymi, fakturami czy rachunkami, które je potwierdzą. Oczywiście koszty te muszą mieć związek z osiąganiem przychodów z działalności wykonywanej osobiście (wydatki na materiały, narzędzia, dojazdy, noclegi itp.).

Pracownikom uzyskującym przychody z zasiadania w organach spółki pracodawcy (zarząd, rada nadzorcza, komisja rewizyjna) przysługują podstawowe koszty zryczałtowane, takie jak ze stosunku pracy – 1335 zł lub 2002,05 zł, jeżeli podatnik tego samego rodzaju przychody uzyskuje od więcej niż jednego podmiotu albo od tego samego podmiotu, ale z tytułu kilku stosunków prawnych. Nie mają oni jednak prawa do potrącenia kosztów faktycznie poniesionych.

[srodtytul]Odliczenia od dochodu...[/srodtytul]

W części G formularza wpisujemy odliczenia od dochodu:

- składki na ubezpieczenia społeczne, potrącone przez płatnika w danym roku z przychodu pracownika, oraz zapłacone przez ubezpieczonego składki zagraniczne (jeśli takie są),

- zwrot nienależnie pobranych świadczeń (np. zawyżonego wynagrodzenia, niesłusznie wypłaconej nagrody), które już zostały opodatkowane (w kwocie zawierającej podatek), o ile wcześniej nie zostały potrącone z dochodu przy poborze zaliczek,

- inne odliczenia, jeśli przepisy je przewidują; obecnie jednak ustawa o PIT zezwala tylko na pomniejszenie dochodu w formularzu PIT-40 o składki społeczne i zwrot nienależnych świadczeń.

[srodtytul]...i od podatku [/srodtytul]

Część H służy do obliczenia podatku. Od dochodu (poz. 66) odejmujemy odliczenia z poz. 68, 70 i 72. Wynik (zaokrąglony do pełnych złotych) wpisujemy w poz. 73.

Od tej wartości naliczamy podatek, zgodnie z art. 27 ustawy o PIT, tj. według skali podatkowej obowiązującej w 2008 r.

Jeśli w ubiegłym roku zwróciliśmy pracownikowi uprzednio zapłacone i odliczone składki na ubezpieczenie zdrowotne, to w poz. 75 doliczamy ten zwrot do podatku z poz. 74. Na ostateczną kwotę podatku (po doliczeniu) jest miejsce w poz. 76.

Następnie podatek z poz. 76 obniżamy o kolejne odliczenia:

- składki na ubezpieczenie zdrowotne, pobrane w 2008 r. (w wysokości nieprzekraczającej 7,75 proc. podstawy wymiaru), w tym zapłacone przez niego obowiązkowe składki zagraniczne (poz. 77 i 78),

- inne odliczenia od podatku (trzeba wpisać ich rodzaj); tu płatnik po raz ostatni odlicza pracownikowi ulgę na dzieci (w rozliczeniu za 2009 r. pracownik będzie musiał zrobić to sam). Aby było to możliwe, pracownik powinien, oprócz oświadczenia PIT-12, złożyć odrębne oświadczenie (przed 10 stycznia), że spełnia warunki ulgi oraz wskazać w nim liczbę dzieci i kwotę odliczenia. W 2008 r. ulga na jedno dziecko wynosi 1173,70 zł.

[srodtytul]Do zapłaty lub zwrotu [/srodtytul]

Po odjęciu odliczeń mamy podatek należny, który zaokrąglamy do pełnych złotych (poz. 82). Oczywiście kwota odliczeń nie może przekraczać kwoty samego podatku. Jeśli tak będzie, należy wpisać w to pole zero.

Ostatni etap to ustalenie podatku do zapłaty bądź kwoty nadpłaty. Jeśli podatek należny (poz. 82) jest wyższy od sumy zaliczek pobranych przez płatnika z poz. 67, wówczas wychodzi kwota do zapłaty. W przeciwnym razie – gdy wyższa od podatku należnego jest suma pobranych zaliczek – mamy nadpłatę.

Na końcu formularza w części I płatnik lub osoba wyznaczona do obliczenia i pobrania podatku (lub pełnomocnik płatnika) składa podpis.

[ramka][b]Koszty za cały rok, nawet gdy nie było wypłaty[/b]

Nie ma problemu z ustaleniem wysokości kosztów, jeśli zatrudniony przepracował cały rok i regularnie otrzymywał pobory. Kłopoty pojawiają się, gdy nie było systematycznych wypłat lub gdy zatrudniony nie świadczył pracy.

Na ten temat wypowiedziała się [b]Izba Skarbowa w Łodzi w interpretacji z 10 stycznia 2006 r. (PB-I-3/4150/IN-717/ US/2005/PM)[/b]. Rozpatrywała problem wysokości kosztów u osoby, która przepracowała cały rok, ale otrzymała 11 pensji ze względu na zmianę terminu wypłat wynagrodzeń w trakcie roku. Firma wypełniała dla niej właśnie PIT-40.

Według izby skarbowej: „Koszty uzyskania przychodu należą się pracownikowi, jeżeli uzyskał on w danym miesiącu przychód. Przychodami ze stosunku pracy są wyłącznie kwoty otrzymane lub postawione do dyspozycji pracownika.

Jeżeli zatem pracownik nie otrzymał przychodu, choćby był on należny, to nie ma podstaw do uwzględnienia w tym miesiącu pracowniczych kosztów uzyskania przychodu. Powyższe nie oznacza jednak, że pracownik nie będzie miał prawa do uwzględnienia kosztów za wszystkie miesiące, w których świadczył pracę. Koszty te za dany miesiąc będą mogły być jednak uwzględnione dopiero w zeznaniu rocznym”.

Zdaniem izby skarbowej w sytuacji gdy pracodawca rozlicza zatrudnionego na formularzu PIT-40, koszty uzyskania przysługują mu za cały rok podatkowy, gdyż przez 12 miesięcy pozostawał w stosunku pracy i ją świadczył.

Takie stanowisko jest zgodnie z [b]pismem Ministerstwa Finansów z 3 czerwca 1993 r. (PO 2/10-8010-0938/93)[/b]. Jest ono już dość wiekowe, ale pozostaje aktualne, gdyż same zasady odliczania kosztów się nie zmieniły. Ministerstwo wyjaśnia: „przy obliczaniu podatku za cały rok podatkowy zakład pracy powinien uwzględnić przysługujące pracownikowi koszty uzyskania również za te miesiące, w których pracownik świadczył pracę a nie otrzymywał wynagrodzenia. Koszty uzyskania związane są bowiem bezpośrednio ze świadczeniem pracy przez pracownika wynikającym z umowy, który to obowiązek pracownik spełnił. Zatem koszty należą się zawsze, bez względu na to, czy zakład pracy wywiązał się ze swego obowiązku wypłaty w terminie wynagrodzeń, o ile tylko pracownik zgodnie z umową świadczył pracę na rzecz zakładu”. [/ramka]

[ramka][b]Przykład wypełnionego formularza[/b]

Pracownik Adam Nowakowski złożył 9 stycznia 2009 r. w firmie formularz PIT-12 i tym samym zobowiązał pracodawcę do sporządzenia mu rocznego obliczenia podatku za 2008 r.

– PIT-40. Do tego dołączył oświadczenie o odliczeniu ulgi na jedno dziecko (w wysokości 1173,70 zł). Miesięczna pensja pracownika wynosiła 5000 zł brutto. Korzysta on z podstawowych kosztów uzyskania przychodów. Miał uwzględnianą także kwotę zmniejszającą podatek na podstawie PIT-2. W listopadzie 2008 r. dochód Adama Nowakowskiego liczony narastająco od początku roku przekroczył górną granicę pierwszego progu podatkowego. Tak więc pracodawca od wypłaty grudniowej pobrał 30-proc. zaliczkę.

W formularzu PIT-40 pracodawca wykaże:

-[b] część F, wiersz 1[/b], należności ze stosunku pracy

poz. 37 – przychód 60 000 zł

poz. 38 – koszty uzyskania przychodów 1335 zł (12 x 111,25 zł)

poz. 39 – dochód 58 665 zł

poz. 40 – zaliczka pobrana przez płatnika 5443 zł

- [b]część G[/b] – odliczenia od dochodu

poz. 68 – 8226 zł składki na ubezpieczenia społeczne

- [b]część H[/b] – obliczenie podatku

poz. 73 – podstawa obliczenia podatku 50 439 zł (dochód 58 665 zł – składki 8226 zł)

poz. 74 – podatek wg skali na 2008 r. 9650,95 zł (7866,25 zł + 1784,70 zł; 1784,70 zł to podatek w wysokości 30 proc. od nadwyżki dochodu ponad 44 490 zł, czyli 50 439 zł – 44 490 zł = 5949 zł; 5949 zł x 30 proc. = 1784,70 zł)

Kwotę 9650,95 zł przenosimy do poz. 76.

poz. 77 – składki na ubezpieczenia zdrowotne (w wysokości 7,75 proc. podstawy wymiaru) odliczane od podatku 4012,44 zł

poz. 81 – ulga na dziecko 1173,70 zł

poz. 82 – podatek należny (po zaokrągleniu do pełnych złotych) 4465 zł (9650,95 zł – 4012,44 zł – 1173,70 zł)

poz. 83 – 0 zł

poz. 84 – 978 zł (5443 zł – 4465 zł) nadpłata

Nadpłatę pracodawca zaliczy na poczet zaliczki podatkowej za marzec 2009 r. Jeżeli po pobraniu tej zaliczki nadal pozostanie nadpłata, resztę pracodawca zwróci pracownikowi w gotówce. Pieniądze odciągnie sobie z pobranych zaliczek przekazywanych do urzędu skarbowego.

[link=http://grafik.rp.pl/grafika2/259648]Zobacz formularz[/link][/ramka]