Prowadzę działalność gospodarczą (książka przychodów i rozchodów). Potwierdzenie dokonanych operacji otrzymuję często w formie zbiorczego wyciągu w formie papierowej, wysłanego pocztą, a czasami, gdy zamówię potwierdzenie konkretnej operacji, przez Internet w formie elektronicznej (do samodzielnego wydrukowania). Potwierdzenia i wyciągi z banku nie zawierają pieczęci banku ani podpisu. Wpisywana jest natomiast na nich data ich wygenerowania. Czy mogą być one dowodem księgowym?
O tym jak dokumentować wydatki, rozstrzygają przepisy rozporządzenia z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Jego § 12 ust. 3 mówi, że podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe. Są nimi:
1) faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, VAT RR, VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach, lub
2) inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
Natomiast § 13 rozporządzenia mówi, że za dowody księgowe uważa się również m.in. dowody opłat pocztowych i bankowych oraz inne dowody opłat i dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2.
Wyciągi bankowe określają zazwyczaj, poza nazwą właściciela rachunku i jego numerem, również datę sporządzenia, okres, którego dotyczą, stan początkowy i końcowy środków na rachunku, a także sumę obciążeń i uznań. Tak sporządzony wyciąg jest wiarygodnym dowodem. Potwierdził to Drugi Urząd Skarbowy w Rzeszowie w interpretacji z 27 sierpnia 2007 r. (II.US.I/415-48/07). Czytamy w niej: „wyciąg bankowy należy traktować jako inny dowód opłat. Jeżeli dowód odzwierciedla rzeczywiste zdarzenie, brak jakiegoś elementu – podpisu, stempla – nie może stanowić o zakwestionowaniu dowodu dla celów podatkowych”.
Urząd potwierdził w interpretacji również to, że za dowód księgowy mogą być uznane wyciągi bankowe przesłane drogą elektroniczną, które potem przedsiębiorca sam drukuje. „Wyciągi takie mogą być uznane za dowód księgowy i stanowić podstawę do księgowania prowizji pobranych przez bank, odsetek od udzielonych kredytów. (...) taki wyciąg jest także podstawą do ewidencjonowania przychodów z kapitalizacji odsetek na rachunku bankowym oraz służy do obliczania różnic kursowych”.
Wyciąg taki nie może być natomiast – na co zwrócił uwagę urząd skarbowy – podstawą do wpisywania do księgi podatkowej zdarzeń gospodarczych, które ewidencjonowane są na podstawie dowodów wymienionych w § 12, 13 i 14 wspomnianego rozporządzenia.
