Duplikat faktury pozwala odliczyć VAT i ująć koszty

Zasada ta dotyczy także faktur korygujących. Faktura i faktura korygująca wystawiona ponownie musi dodatkowo zawierać wyraz „DUPLIKAT” oraz datę jej wystawienia.

Mimo że sprzedawca posiada kopię faktury pierwotnej lub korygującej, to duplikat wystawiany jest w dwóch egzemplarzach – oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Zasady te wynikają z [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=34D5F13680CB6E1111A9A16C73BADECA?id=291169]rozporządzenia ministra finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (DzU nr 212, poz. 1337 ze zm.)[/link]

[srodtytul]Gdy nie dotrze do adresata[/srodtytul]

W praktyce najczęściej występuje sytuacja, kiedy to faktura pierwotna nigdy nie dociera do adresata. Problemem tym zajmowała się[b] Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 23 listopada 2009 r. (IPPP3/443-794/09-4/KG)[/b].

Z pytaniem zwróciła się spółka jawna. Prowadzi ona działalność w zakresie programowania.

Podatek dochodowy obliczany jest na podstawie księgi przychodów i rozchodów. Spółka ta 15 sierpnia 2009 r. otrzymała duplikat faktury wystawiony 9 sierpnia tego roku. Przyczyną było nieotrzymanie oryginału faktury z 8 kwietnia 2008 r. (dotyczyła ona prac programistycznych i analitycznych projektów – kwota brutto to 53 314 zł).

Prace te zostały wykorzystane do czynności opodatkowanych VAT. Brak faktury został ujawniony w wyniku uzgadniania wzajemnych należności i zobowiązań po zakończeniu 2009 r.

[srodtytul]Podatek odliczany z dowodu zastępczego[/srodtytul]

Zdaniem wnioskodawcy może on obniżyć podatek należny o VAT naliczony zawarty w duplikacie w sierpniu, wrześniu lub październiku. Wynika to z art. 86 ust. 10 i 11 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=17D1F175CBC1000681743E9D550EDE8C?n=1&id=172827&wid=337454]ustawy o VAT[/link].

Izba skarbowa zgodziła się z tym stanowiskiem. Wskazała, że warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi.

Podkreśliła, że pojęcie „faktury” użyte w art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT należy rozumieć w znaczeniu szerokim, tj. obejmującym obok faktur pierwotnych także faktury korygujące, duplikaty oraz inne dokumenty traktowane na podstawie § 20 wskazanego rozporządzenia na równi z fakturami.

[srodtytul]Kiedy ująć wydatek[/srodtytul]

Spółka zapytała jednak nie tylko o VAT. Chciała też wiedzieć, kiedy wydatek wynikający z faktury może zostać ujęty jako koszt uzyskania przychodów. Odpowiedź na to pytanie znalazła się w piśmie[b] Izby Skarbowej w Warszawie z 3 grudnia 2009 r. (IPPB1/415-688/09-4/JB)[/b].

Zdaniem wnioskodawcy w [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=80474]ustawie o PIT[/link] nie ma jednoznacznego przepisu regulującego zasady księgowania wydatków wynikających z duplikatu faktury, która wpłynęła już po złożonym zeznaniu podatkowym.

Artykuł 22 ust. 6b tej ustawy stanowi jednak, że za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do jego zaksięgowania. Dlatego spółka uważa, że z dniem wystawienia faktury duplikatu (9 sierpnia 2009 r.) może zaksięgować do kosztów 2009 r. kwotę netto wynikającą z duplikatu.

Izba skarbowa zgodziła się z tą wykładnią. Wyjaśniła, że w myśl art. 22 ust. 5 ustawy o PIT u podatników prowadzących księgi rachunkowe koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy oraz w roku podatkowym, są potrącane w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody (z zastrzeżeniem ust. 5a i 5b).

Zasady te mają odpowiednio zastosowanie do podatników prowadzących księgę przychodów i rozchodów metodą memoriałową (co ma miejsce w tej sprawie). Stosownie do art. 22 ust. 5a ustawy o PIT koszty bezpośrednio związane z przychodami, odnoszące się do przychodów danego roku podatkowego, a poniesione po zakończeniu tego roku podatkowego do dnia:

- sporządzenia sprawozdania finansowego, zgodnie z odrębnymi przepisami, nie później jednak niż do upływu terminu określonego do złożenia zeznania, jeżeli podatnicy są obowiązani do sporządzania takiego sprawozdania, albo

- złożenia zeznania, nie później jednak niż do upływu terminu określonego do złożenia tego zeznania, jeżeli podatnicy, zgodnie z odrębnymi przepisami, nie są obowiązani do sporządzania sprawozdania finansowego – są potrącalne w roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody.

W myśl art. 22 ust. 5b ustawy o PIT koszty bezpośrednio związane z przychodami, odnoszące się do przychodów danego roku podatkowego, a poniesione po dniu, o którym mowa w powyższych punktach, są potrącalne w roku podatkowym następującym po roku, za który sporządzane jest sprawozdanie finansowe lub składane jest zeznanie.

Z kolei zgodnie z art. 22 ust. 5c ustawy o PIT koszty pośrednio związane z przychodami są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, to stanowią koszty podatkowe proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

Zasady te mają zastosowanie również do podatników prowadzących księgi przychodów i rozchodów, pod warunkiem że stale w każdym roku będą one prowadzone w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów odnoszących się tylko do tego roku podatkowego.

Zgodnie z art. 22 ust. 6b ustawy za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.

Na podstawie tych przepisów izba skarbowa uznała, że prawidłowe będzie ujęcie jako koszt podatkowy 2009 r. kwoty netto wynikającej z duplikatu faktury VAT wystawionego w sierpniu 2009 r.

[ramka][b]Nowe okoliczności mogą pomóc podatnikowi[/b]

[b]Nie ma przeszkód prawnych do uznania, że przedłożone przez skarżącego duplikaty odzwierciedlają oryginalne faktury z daty wystawienia faktur, a nie faktury z daty wystawienia duplikatów. [/b]