Tak uznał dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 12 stycznia 2018 r. (0111-KDIB3-1.4012.845.2017.1.IK).

Spółka jest właścicielem, a także aktywnym uczestnikiem systemu oraz serwisu internetowego, który umożliwia obsługę procesu fakturowania w relacjach z kontrahentami. Spółka wystawia za jego pośrednictwem faktury jako sprzedawca oraz otrzymuje faktury zakupu jako nabywca. Spółka planuje poszerzenie funkcjonalności systemu o dodanie możliwości wgrywania przez użytkowników plików (skanów) faktur, które pierwotnie otrzymali w formie papierowej oraz ich przechowywania w formie archiwum elektronicznego (w tzw. chmurze). Faktury w formie elektronicznej będą przechowywane na serwerach w podziale na okresy rozliczeniowe oraz w taki sposób, aby zapewnić autentyczność ich pochodzenia, integralność treści, czytelność dokumentów oraz łatwe ich odszukanie. Serwis umożliwi też organom podatkowym lub organom kontroli dostęp do dokumentów znajdujących się na serwerach. Zakłada się, że po wgraniu na serwer skanów dokumentów, ich papierowe wersje będą niszczone zgodnie z polityką przechowywania dokumentów przyjętą u danego użytkownika. W związku z takim stanem faktycznym spółka zadała pytania:

- czy przedstawiony sposób przechowywania zdigitalizowanych dokumentów, których pierwotna forma papierowa zostanie zniszczona, jest zgodny z przepisami ustawy o VAT, oraz

- czy jako użytkownikowi systemu będzie jej przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego zgodnie z art. 86 ustawy VAT, przy założeniu, że po zeskanowaniu i wgraniu skanów faktur do systemu ich papierowe odpowiedniki zostaną zniszczone.

Spółka uważała, że wskazany przez nią sposób przechowywania dokumentów zdigitalizowanych, których forma pierwotna zostanie zniszczona, jest zgodny z przepisami o VAT. Nie wykluczają one, aby faktury otrzymane w formie papierowej były przechowywane w formie elektronicznej i w związku z tym jako użytkownik systemu nie straci ona prawa do odliczenia VAT naliczonego (przepisy o VAT nie uzależniają prawa do odliczenia od rodzaju faktury ani formy w jakiej podatnik przechowuje faktury).

Organ uznał stanowisko spółki za prawidłowe w zakresie wszystkich postawionych pytań wskazując, że jeśli skany faktur będą przechowywane w sposób gwarantujący spełnienie przesłanek określonych w art. 106m oraz 112a ustawy o VAT, to należy uznać opisany we wniosku sposób przechowywania faktur za prawidłowy według ustawy o VAT. Organ wskazał także, że fakt zutylizowania faktur papierowych nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia VAT wynikającego z faktur pod warunkiem, że zostaną spełnione warunki wynikające z art. 86 oraz 88 ustawy VAT.

Komentarz eksperta

Piotr Kochanecki, starszy konsultant w dziale prawnopodatkowym PwC

Stanowisko organu w przedmiotowej sprawie należy uznać za słuszne. Jest ono zgodne z linią interpretacyjną kształtującą się w ostatnim czasie, która potwierdza możliwość przechowywania faktur wyłącznie w „chmurze", nawet jeżeli pierwotnie zostały one otrzymane w formie papierowej. Już wcześniej taką możliwość potwierdzały również sądy administracyjne.

Podstawowe zasady dotyczące sposobu i terminów przechowywania dokumentów są określone w art. 112 i 112a ustawy o VAT. Zgodnie z nimi faktury powinny być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dodatkowo podatnik jest zobowiązany m.in. do zapewnienia organom podatkowym lub organom kontroli dostępu do faktur, a także możliwości ich poboru i przetwarzania zawartych w nich danych.

W zakresie zapewnienia autentyczności pochodzenia, czytelności oraz integralności faktur istotny wydaje się przepis art. 106m ustawy o VAT. Stanowi on, że przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy, usługodawcy lub wystawcy faktury, natomiast przez integralność treści to, że w fakturze „nie zmieniono żadnych danych, które powinna zawierać faktura". Ponadto wskazuje on, że wszystkie te warunki można zapewnić za pomocą „dowolnych kontroli biznesowych", które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Wyrażenia te nie są jasne i od lat stwarzają problemy interpretacyjne podatników. Niemniej jednak, przepisy o VAT nie formułują żadnego wymogu co do formy przechowywania faktur. Żaden przepis nie przewiduje także, żeby faktura wystawiona w formie papierowej musiała być w tej formie przechowywana. Mając to na uwadze wydaje się, że jeżeli w wersji elektronicznej zachowana zostanie oryginalna postać faktury gwarantująca autentyczność jej pochodzenia i integralność jej treści, a także spełnione będą pozostałe warunki określone w ustawie, to nic nie stoi na przeszkodzie, aby przechowywać faktury otrzymane pierwotnie w formie papierowej wyłącznie w chmurze. Tym bardziej, że krajowy ustawodawca nie zdecydował się na implementację do polskich przepisów wymogu przechowywania faktur w oryginalnej postaci (czyli takiej, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione) określonego w art. 247 ust. 2 dyrektywy VAT. Skoro natomiast przechowywanie takie będzie zgodne z przepisami o VAT, to nie powinno to również wpływać na prawo do odliczenia podatku, jeżeli tylko spełnione będą pozostałe warunki do odliczenia.

Komentowana interpretacja dotyczy kwestii przechowywania faktur wyłącznie według przepisów ustawy o VAT. Wdrażając system elektronicznego przechowywania faktur, należałoby się zastanowić również nad potencjalnymi konsekwencjami zniszczenia papierowych wersji faktur i przechowywania wyłącznie ich zdigitalizowanych wersji na podstawie innych przepisów, które wymagają przechowywania faktur w celach dowodowych.