Wydatki wpisujemy do księgi na podstawie dowodów księgowych, przede wszystkim faktur. Jeśli nie ma możliwości jej otrzymania, to potrzebny jest inny dowód. Może to być dokument pozasądowej ugody. Potwierdza to interpretacja Izby Skarbowej w Łodzi z 24 listopada 2016 r. (1061-IPTPB1.4511.753.2016.1.KU).
Wystąpił o nią właściciel firmy handlowo-usługowej. W ramach działalności wykonywał roboty budowlane, a konkretnie instalacje elektryczne. Prace zlecił podwykonawcy. Ten jednak zmarł na placu budowy. Roboty zostały częściowo wykonane, pozostały jednak niezafakturowane i niezapłacone zobowiązania na prawie 40 tys. zł. Przedsiębiorca chce podpisać ugodę ze spadkobiercami (jest ich troje) i uregulować należność. Nie prowadzą oni jednak działalności gospodarczej i nie mają możliwości wystawienia faktury (przepisy o VAT zabraniają też sporządzenia faktury w imieniu zmarłego wykonawcy).