Remont czy ulepszenie, od razu w koszty czy rozłożona na wiele lat amortyzacja? Przed takim dylematem stają firmy, które przerabiają biura, aby zaoszczędzić na energii.

– W ostatnich miesiącach koszty zakupu energii kilkakrotnie wzrosły. Dlatego wiele firm przeprowadza w biurach inwestycje mające na celu ograniczenie jej zużycia. Takie jak wymiana oświetlenia, założenie czujników ruchu na światło, montaż systemów zarządzających ogrzewaniem, wentylacją i klimatyzacją – mówi Agnieszka Krzekotowska, senior partner i dyrektor działu zarządzania nieruchomościami w firmie doradczej Colliers.

Ulepszenie budynku

– Po podwyżkach cen energii firmy nie mają wyjścia, muszą inwestować w energooszczędne systemy. Finansowo takie nakłady potrafią się szybko zwrócić, nawet już po dwóch latach korzyści z oszczędności przewyższają wydatki. Gorzej jest z podatkami, bo ulepszając budynek, jesteśmy skazani na amortyzację, która może trwać nawet 40 lat – mówi Paweł Kuźmiak, doradca podatkowy, partner w DSK Kancelaria. – Efekt jest taki, że choć firma poniosła znaczny wydatek, to w niewielkim stopniu wpływa na podstawę opodatkowania i płacony na bieżąco podatek. Zalicza bowiem do kosztów tylko miesięczny odpis amortyzacyjny. Tarcze antyinflacyjne nie wprowadziły żadnych szczególnych preferencji dla takich inwestycji – dodaje Paweł Kuźmiak.

– Jeśli inwestycja powoduje ulepszenie budynku i przekracza 10 tys. zł, wydatki trzeba doliczyć do wartości nieruchomości i amortyzować. Podstawowa stawka dla budynków użytkowych to 2,5 proc. rocznie. Amortyzacja trwa więc 40 lat. Wydatki w celu ograniczenia zużycia energii będą rozliczane w podatkowych kosztach aż do jej końca. W zależności od tego, ile czasu już amortyzujemy budynek, może to być 20, 30, a nawet w skrajnym wypadku 40 lat – potwierdza doradca podatkowy Wojciech Kliś.

Szansę na szybsze rozliczenie mamy wtedy, gdy energooszczędne przeróbki są remontem. Wydatki zaliczamy do kosztów od razu, nie trzeba ich amortyzować.

Jak jednak odróżnić remont od ulepszenia? Prawo budowlane definiuje remont jako wykonywanie w istniejącym obiekcie robót polegających na odtworzeniu stanu pierwotnego. Natomiast z ulepszeniem (zgodnie z ustawami o PIT i o CIT) mamy do czynienia wtedy, gdy wskutek przebudowy, rozbudowy, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji następuje wzrost wartości użytkowej danego środka trwałego w stosunku do wartości z dnia przyjęcia do używania. Mierzy się ją m.in. kosztami eksploatacji.

Czy da się szybciej

– Odróżnienie prac remontowych od ulepszenia to bardzo karkołomne zadanie. I nie warto w tej sprawie liczyć na wyrozumiałość fiskusa, który może łatwo zakwestionować rozliczenie. Trudno zresztą obronić tezę, że założenie systemu zarządzającego ogrzewaniem czy nawet okien akumulujących ciepło jest zwykłym remontem – mówi Paweł Kuźmiak.

– Wdrożenie zintegrowanych systemów HVAC (ogrzewania, wentylacji oraz klimatyzacji) lub innych inteligentnych modeli, a nawet nowych systemów oświetleniowych LED, powoduje faktyczne ulepszenie budynku. Szczególnie jeśli są to systemy wdrażane po raz pierwszy w danej nieruchomości – przyznaje Wojciech Kliś. Dodaje, że wydatki na ulepszenie zostaną szybciej rozliczone, jeśli stosujemy indywidualną stawkę amortyzacji, np. do budynków, które były używane już przed nabyciem.

– Krótszy okres amortyzacji jest też przy wydatkach na ulepszenie nieruchomości, które wynajmujemy. Są to tzw. inwestycje w obce środki trwałe. Wydatki zaliczamy do kosztów przez dziesięć lat – tłumaczy Wojciech Kliś.

Eksperci dodają, że łatwiej rozliczyć rzeczy, które stanowią samodzielne środki trwałe, szczególnie o niskiej wartości. Jeśli wydatek nie przekracza 10 tys. zł, zakupy można od razu zaliczyć do kosztów PIT/CIT, bez wpisywania majątku do ewidencji środków trwałych i naliczania odpisów amortyzacyjnych. Przepisy przewidują też możliwość jednorazowej amortyzacji niektórych fabrycznie nowych środków trwałych do 100 tys. zł. A także jednorazową amortyzację dla małych podatników i rozpoczynających biznes (limit to 50 tys. euro rocznie).

Szerzej o inwestycjach firm w ekologiczne biura pisaliśmy w „Rzeczpospolitej” z 7 października.

Gdy można zdjąć i założyć gdzie indziej

Rzeczy, które są samodzielnym środkiem trwałym, rozliczamy odrębnie (nie zwiększają wartości budynku). Przykładowo fotowoltaikę. O jej rozliczenie zapytał skarbówkę przedsiębiorca prowadzący jednoosobową firmę. Zajmuje się sprzedażą sprzętu sanitarnego. W budynku, w którym ma sklep, planuje założyć system fotowoltaiczny przeznaczony do produkcji energii elektrycznej poprzez wykorzystanie promieni słonecznych. Instalację zamontuje na dachu. Ma kosztować około 25 tys. zł.

Przedsiębiorca podkreśla, że fotowoltaika jest samodzielnym urządzeniem, może być zdjęta i założona gdzie indziej. Stanowi więc odrębny środek trwały. Jej zamontowanie nie powoduje ulepszenia sklepu. Należy ją wobec tego rozliczyć oddzielnie. Ponieważ przedsiębiorca jest małym podatnikiem, twierdzi, że ma prawo dokonać jednorazowej amortyzacji. Dzięki temu zaliczy wydatki na nabycie i montaż instalacji od razu do kosztów. Nie musi amortyzować inwestycji przez wiele lat. Fiskus nie miał nic przeciwko (interpretacja nr 0113-KDIPT2-1.4011.86.2021.1.AP).