Aby wydatek poniesiony przez podatnika był kosztem uzyskania przychodu, musi spełniać następujące warunki:

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- został poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Artykuł 16 ust. 1 pkt. 22 ustawy o CIT wyklucza z kosztów podatkowych kary umowne i odszkodowania z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad albo zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług.

Organy podatkowe wskazują, że na podstawie tego przepisu kosztem nie są kary umowne i odszkodowania z tytułu:

- wad dostarczonych towarów,

- wad wykonanych robót,

- wad wykonanych usług,

- zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad,

- zwłoki w usunięciu wad towarów,

- zwłoki w usunięciu wad wykonanych usług.

Jest to katalog zamknięty. Wymienione w nim kary umowne i odszkodowania wiążą się z nienależytym wykonaniem zobowiązań (por. interpretację Izby Skarbowej w Katowicach z 2 października 2015 r., IBPB-1-2/4510-304/15/AK).

Natomiast fiskus akceptuje zaliczanie do kosztów kar umownych z innych tytułów, pod warunkiem, że są one związane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą i uzyskiwanymi z tego tytułu przychodami, a obowiązek ich zapłaty wynika z zawartej umowy. W szczególności dotyczy to kary umownej z tytułu opóźnienia w realizacji umowy, jako niewymienionej w art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT. Istotne jest przy tym, aby opóźnienie w realizacji usługi wynikało z przyczyn niezależnych od podatnika (usługodawcy). Te kary umowne, co do zasady, mogą stanowić koszt podatkowy, jeżeli spełnione będą zasadnicze przesłanki z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT (por. interpretację Izby Skarbowej w Katowicach z 24 listopada 2015 r., IBPB-1-1/4510-84/15/BK).

Kara umowna musi wynikać z zapisów umowy

Można zastrzec w umowie, że naprawienie szkody wynikłej z nie- wykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego nastąpi przez zapłatę określonej sumy (kara umowna) (art. 483 § 1 kodeksu cywilnego). W razie niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania kara umowna należy się wierzycielowi w zastrzeżonej na ten wypadek wysokości bez względu na wysokość poniesionej szkody. Kara umowna należna jest na mocy zastrzeżenia umownego. Możliwość jej żądania nie jest uzależniona od rzeczywistego zaistnienia szkody w związku z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem zobowiązania. Dla powstania obowiązku zapłaty kary umownej wystarczy zaistnienie określonych w umowie przesłanek (np. nieterminowa realizacja umowy). Pod pojęciem kary umownej należy rozumieć zastrzeżenie, że naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego nastąpi przez zapłatę określonej sumy.

Jeżeli opóźnienie nie powstało z winy spółki, a zapłata kary ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i uzyskiwanymi przychodami, i jest należycie udokumentowana (umowa, nota księgowa), to może ona zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów spółki.

—Marcin Szymankiewicz, doradca podatkowy