Tak wynika z art.  41b ustawy o PIT. Przepis ten dotyczy wypłaty i zwrotu nienależnego świadczenia ?w tym samym roku podatkowym, który przy opodatkowaniu wynagrodzeń podatkiem dochodowym pokrywa się z rokiem kalendarzowym.

Jeśli więc pracownik odda pracodawcy kwotę nienależnej pensji, to pracodawca jako płatnik pomniejszy miesięczny dochód pracownika o kwotę zwrotu w tym miesiącu, w którym pracownik oddał pieniądze. Taki sposób rozliczenia podatku nie obciąża podatnika jakimikolwiek czynnościami, ponieważ wszystko rozlicza płatnik.

Przykład

29 sierpnia 2014 r. pracownik pomyłkowo otrzymał wynagrodzenie w kwocie 2295,76 zł zamiast 2017,67 zł. 3 września 2014 r. pracownik oddał różnicę, tj. 278,09 zł. Zwrot zawyżonej pensji trzeba rozliczyć.

Kwota zwróconego wynagrodzenia przez pracownika wynosi 278,09 zł netto. Nadpłacony podatek wynosi 36 zł (217 zł – 181 zł).

Obliczając zaliczkę na podatek dochodowy ?od wynagrodzenia wypłacanego we wrześniu br. ?płatnik uwzględni zwrot dokonany przez pracownika łącznie z podatkiem, czyli kwotę 314,09 zł.

Podstawę obliczenia zaliczki należy wyliczyć ?w ten sposób, że od kwoty 2305,00 zł trzeba odjąć ?kwotę 278,09 zł oraz podatek 36 zł. Wobec tego ?podstawą obliczenia zaliczki będzie kwota 1991,00 zł.

W jakim terminie

Pomniejszenie dochodu o zwrot nienależnego wynagrodzenia przez płatnika w tym miesiącu, ?w którym ten zwrot miał miejsce, możliwe jest tylko w tym samym roku, w którym podatnik zwrócił pieniądze.

Płatnik może również  rozliczyć zwrot w rocznym obliczeniu podatku PIT-40, jeśli pracownik wystąpi do pracodawcy o takie rozliczenie.

Gdyby pracownik oddawał wypłatę w ratach ?w poszczególnych miesiącach, to płatnik w każdym miesiącu powinien pomniejszyć dochód pracownika o kwotę zwrotu wraz z podatkiem.

W zeznaniu rocznym

Artykuł 26 ust. 1 pkt 5 ustawy o PIT umożliwia podatnikowi odliczenie od dochodu w zeznaniu podatkowym dokonanych w roku podatkowym zwrotów nienależnie pobranych świadczeń, które uprzednio zwiększyły dochód podlegający opodatkowaniu, w kwotach uwzględniających pobrany podatek dochodowy, jeżeli zwroty nie zostały potrącone przez płatnika.

Przykład

Załóżmy, że w sierpniu 2012 r. spółka A wypłaciła nienależnie swojemu pracownikowi Adamowi Kowalskiemu zasiłek chorobowy w kwocie ?2230,00 zł brutto. Zaliczkę na podatek od zasiłku zapłacono do urzędu skarbowego w kwocie ?401 zł. W styczniu 2013 roku pracownikowi ?wypłacono wynagrodzenie, ale pracownik  część ?wypłaty oddał na poczet nienależnego zasiłku.

W opisanym przypadku panu Adamowi ?pobrano zatem i zapłacono zaliczkę na podatek ?od nienależnie wypłaconego zasiłku chorobowego. Zaliczka ta podlega zwrotowi, gdyż została ?zapłacona ze środków pracownika. Ponieważ ?zwrot zasiłku nastąpił w innym roku kalendarzowym ?niż ten, w którym pan Adam go otrzymał, ?płatnik (spółka A) nie może rozliczyć takiego ?świadczenia. Rozliczenie musi zrobić podatnik ?(pan Adam) w zeznaniu podatkowym na podstawie ?art. 26 ust. 1 pkt 5 ustawy o PIT.

Taki pogląd wyraziła Izba Skarbowa w Bydgoszczy ?w interpretacji z 20 grudnia 2013 roku (ITPB2/415-907/13/IB), stwierdzając: „gdy zwrot nienależnie pobranego wynagrodzenia dokonywany jest po upływie roku podatkowego, w którym nienależne świadczenie zostało wypłacone, płatnik nie rozliczy podatnikowi ww. zwrotu. W tym wypadku uprawnienie do rozliczenia świadczenia przysługuje samemu podatnikowi na podstawie art. 26 ust. 1 pkt 5 updof".

Jak wykazać

Zasiłek (wynagrodzenie) wypłacony w poprzednim roku (np. w 2012 r.), ale zwrócony w następnym (2013 r.) pracownik powinien wykazać w zeznaniu za 2013 rok. Świadczenie podlega bowiem rozliczeniu w tym roku, w którym je zwrócono.

Kwotę zwrotu wykazuje się w załączniku PIT/O ?w pozycji zwrot nienależnie pobranych świadczeń, które uprzednio zwiększyły dochód podlegający opodatkowaniu (w kwotach uwzględniających podatek), jeśli nie zostały one potrącone przez płatnika. Wobec tego w odniesieniu do powyższego przykładów załączniku pracownik wpisze kwotę ?2230,00 zł (tj. 1828,60 + 401,40).

Następnie kwotę tę wpisze w zeznaniu podatkowym PIT-37 za 2013 rok w pozycji 97 lub 98.

Jeśli pracownik nie wie, jaką kwotę ma wpisać ?w zeznaniu, to dowodem będącym podstawą  korekty jest przekaz, przelew albo zaświadczenie od pracodawcy.

Korekty dokumentów

Ustawodawca określił sposób postępowania mającego doprowadzić do odzyskania nadpłaconej zaliczki. Ma on zastosowanie w odniesieniu do zwrotu świadczenia w tym samym roku kalendarzowym oraz w latach następnych.

Przykład

Pracodawca wypłacił pracownikowi w 2012 r. ?zasiłek chorobowy, który został zwrócony ?w 2013 roku. Zawyżony przychód  wykazano ?w informacji PIT-11 za 2012 rok z uwzględnieniem zaliczki na podatek oraz w deklaracji PIT-4R ?za 2012 rok. Płatnik nie ma obowiązku korygowania deklaracji PIT-4R za 2012 rok oraz informacji ?PIT-11 za 2012 r., gdyż w dokumentach ?tych wykazano stan faktyczny, jaki istniał w rzeczywistości w tym okresie.

Trzeba rozliczyć nadpłacone składki

Jeżeli pracownik zwrócił wypłatę, to pracodawca powinien skorygować dokumenty rozliczeniowe ZUS za grudzień 2013 roku. W związku z nienależnie wypłaconym wynagrodzeniem, płatnikowi są zwracane składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Składki te płatnik musi oddać pracownikowi.

Przykład

W grudniu 2013 r. pracownik przebywał na urlopie bezpłatnym, ale omyłkowo wypłacono mu pensję za grudzień w kwocie 3200 zł brutto, w której zawarto zaliczkę na podatek oraz składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Pracownik uzgodnił ?z pracodawcą, że nienależną pensję odda dopiero ?w maju 2014 roku. Przychód z tytułu nienależnie otrzymanego świadczenia został uwzględniony ?w PIT-11 za 2013 rok.

Ponieważ pracownik rozliczył się na podstawie PIT-11 ?i w zeznaniu podatkowym za 2013 odliczył od dochodu składki na ubezpieczenie społeczne, a od podatku odliczył składki zdrowotne, to w przypadku zwrotu tych składek musi je sam doliczyć do przychodu lub podatku.

Zgodnie bowiem z art. 45 ust. 3a ustawy o PIT, jeżeli podatnik, obliczając podatek należny, dokonał odliczeń ?od dochodu, podstawy obliczenia podatku lub podatku, ?a następnie otrzymał zwrot odliczonych kwot (w całości ?lub w części), to w zeznaniu podatkowym składanym ?za rok podatkowy, w którym otrzymał ten zwrot, dolicza odpowiednio kwoty poprzednio odliczone.

Stanowisko to potwierdziła Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacji z 22 kwietnia 2014 r. (ITPB2/415-243/14/MU). W piśmie tym czytamy, że: „przypadku otrzymania zwrotu uprzednio zapłaconych i odliczonych składek na ubezpieczenia społeczne ?i ubezpieczenie zdrowotne to podatnik (osoba, która otrzymała zwrot) obowiązany jest doliczyć odpowiednio do dochodu i do podatku kwoty uprzednio odliczone i dokonuje tego w zeznaniu podatkowym składanym za rok podatkowy, w którym składki zostały mu zwrócone".

Co po zmianie pracy

Jeżeli rozliczenie dotyczy byłego pracownika, to płatnik rozliczy zwrot jako przychód ze stosunku pracy i wystawi PIT-11. Natomiast zwrócone i wcześniej odliczone składki zdrowotne pracownik rozlicza w zeznaniu podatkowym na podstawie art. 45 ust. 3a ustawy o PIT.

Tak uznała Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacji z 21 lutego 2013 r. (ILPB2/415-1060/12-2/ES). W piśmie tym czytamy, że „W sytuacji gdy na dzień dokonania zwrotu osoba nie jest już pracownikiem, to płatnik potraktuje zwrot jako przychód ze stosunku pracy, potrąci koszty uzyskania przychodów, należną składkę na ubezpieczenie zdrowotne, odprowadzi zaliczkę na podatek dochodowy oraz wystawi PIT-11.(...) ?W przypadku otrzymania zwrotu uprzednio zapłaconych i odliczonych składek zdrowotnych, to pracownik co do zasady obowiązany jest doliczyć do podatku kwoty uprzednio odliczone i dokonuje tego w zeznaniu podatkowym składanym za rok podatkowy, w którym składka została zwrócona".

Netto czy brutto

Artykuł 41b ustawy o PIT nie określa ?wyraźnie czy należy oddać pracodawcy ?(zleceniodawcy) wynagrodzenie w kwocie ?brutto czy netto. ?Według tego przepisu, należy zwrócić ?świadczenie, które uprzednio zwiększyło ?dochód do opodatkowania razem z podatkiem, ?a więc pracownik powinien oddać wynagrodzenie netto powiększone o zaliczkę na podatek. ?Z treści przepisu nie wynika, świadczenie ?należało oddać ze składkami ubezpieczeniowymi.

Takie stanowisko zawarto w interpretacji ?Izby Skarbowej w Warszawie z 17 marca ?2014 r. (IPPB2/415-14/14-2/MK1). ?W piśmie tym czytamy: „przepis art. 41b, ?jak i ww. przepis art. 26 ust. 1 pkt 5 ?ustawy o podatku dochodowym od osób ?fizycznych dotyczy sytuacji, w której zwracane ?przez podatnika nienależnie pobrane ?świadczenia uprzednio zwiększały dochód podlegający opodatkowaniu podatkiem ?dochodowym od osób fizycznych, dlatego ?też zwrot ten dokonywany jest w kwocie brutto, ?tj. łącznie z pobranymi zaliczkami na podatek dochodowy, co gwarantuje odzyskanie ?przez podatnika kwoty tych zaliczek".