Czy można tak zorganizować dokumentowanie dostaw mediów, aby nie rozliczać VAT przed otrzymaniem zapłaty? – pyta czytelniczka.
Od 1 stycznia br. dla dostaw mediów przewidziano nowy moment powstania obowiązku podatkowego w VAT. Jest to dzień wystawienia faktury ?(art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy ?o VAT). Przy czym w sytuacji, gdy dostawca nie wystawi faktury bądź wystawi ją ?z opóźnieniem, obowiązek podatkowy powstanie z chwilą upływu terminu płatności, który jest jednocześnie właśnie ustawowym terminem na wystawienie faktury (art. 19a ust. 7 ustawy o VAT). Jeżeli faktura zawiera informację, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy (co w praktyce jest normą), to w przepisach nie ma określenia najwcześniejszego ustawowego momentu, w którym taka faktura może zostać wystawiona.
Jednocześnie, co istotne, zaliczki czy inne typy przedpłat z tytułu dostawy mediów nie kreują u dostawcy obowiązku podatkowego, a zatem pozostają neutralne dla rozliczenia VAT.
Oznacza to, że każda prawidłowo wystawiona faktura ?z tytułu dostaw mediów powoduje powstanie obowiązku podatkowego. Biorąc pod uwagę, że faktury te wystawiane są zwykle na długo przed terminem płatności (wskazanym m.in. na fakturze), dostawcy obowiązani są naliczać VAT i odprowadzać go do urzędu skarbowego często dużo wcześniej, niż otrzymują zapłatę.
Pewną możliwością odroczenia terminu płatności VAT należnego z tytułu dostaw mediów jest zatem jak najpóźniejsze fakturowanie tych dostaw. Optymalną (najpóźniejszą) z punktu widzenia przepływów pieniężnych datą fakturowania jest data terminu płatności. Zastosowanie takiego rozwiązania oznacza jednak, że wcześniej w inny sposób należy powiadomić nabywcę o konieczności zapłaty za dostawę (np. wezwanie do zapłaty z określonym terminem płatności, faktura pro forma, itp.).
Podstawowe minusy takiego rozwiązania poprawiającego cash flow firmy to:
1. ?większe nakłady administracyjne (przygotowanie podwójnej dokumentacji – np. wezwań do zapłaty, a potem właściwych faktur; poza tym każdy termin płatności miałby swoją fakturę, co oznacza również zwiększenie liczby samych faktur ?w porównaniu z sytuacją, gdzie jedna faktura określa kilka terminów płatności),
2. ?potencjalnie trudniejsze egzekwowanie zapłaty (tu jednak kluczowe mogą być postanowienia umowne), oraz
3. ?odroczenie możliwości odliczenia VAT naliczonego przez tych nabywców, którzy mają status podatników VAT (przesunięcie momentu podatkowego przez sprzedawcę oznacza bowiem automatyczne przesunięcie momentu odliczenia VAT przez klienta).
Andrzej Kapczuk?, starszy menedżer w dziale doradztwa ?podatkowego EY
