VAT: Kiedy trzeba zacząć prowadzić ewidencję przebiegu pojazdów

Od 1 kwietnia 2014 r. obowiązują nowe przepisy określające ograniczenia w odliczaniu podatku naliczonego od wydatków dotyczących pojazdów samochodowych. Obecnie,  ?w przypadku większości pojazdów samochodowych ?(w szczególności w przypadku samochodów osobowych) uznanie ich za uprawniające do pełnych odliczeń (jako wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika) wymaga prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Ewidencja przebiegu pojazdu musi być prowadzona od dnia rozpoczęcia wykorzystywania pojazdu samochodowego wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika do dnia zakończenia wykorzystywania tego pojazdu wyłącznie do tej działalności (zob. art. 86a ust. 6 ustawy ?o VAT). Na gruncie tego przepisu pewne wątpliwości może budzić to, od kiedy ewidencję przebiegu pojazdu powinni prowadzić podatnicy nabywający pojazdy samochodowe, którzy chcą dokonać pełnego odliczenia z tytułu nabycia tych pojazdów.

Teoretycznie z art. 86a ust. 9 ustawy o VAT wynika, że ?w przypadkach takich konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu od dnia zakupu. Według mnie możliwe jest jednak nieco późniejsze rozpoczęcie prowadzenia ewidencji przebiegu, tj. rozpoczęcie jej prowadzenia przed końcem miesiąca, w którym nabyto samochód (względnie dokonano jego importu) . Do wniosku takiego prowadzi treść art. 90b ust. 1 pkt 2 oraz art. 90b ust. 4 ustawy o VAT. Przepisy te:

1) ?uprawniają do korygowania kwoty podatku naliczonego, w przypadkach gdy nastąpiła zmiana wykorzystywania pojazdu samochodowego na wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej (zob. art. 90b ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT),

2) ?przewidują, że na potrzeby tej korekty pojazd uznaje się za wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika począwszy od miesiąca, ?w którym nastąpiła zmiana jego wykorzystywania, ?a korekty dokonuje się ?w deklaracji za okres rozliczeniowy, w którym nastąpiła zmiana, w kwocie proporcjonalnej do pozostałego okresu korekty (zob. ?art. 90b ust. 4 ustawy o VAT).

W świetle wskazanych przepisów możliwe jest – według mnie – odliczanie całej kwoty podatku naliczonego przy nabyciu pojazdu samochodowego, który bezpośrednio po nabyciu nie był wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika (np. ze względu na nieprowadzenie ewidencji jego przebiegu), lecz stał się nim przed końcem miesiąca nabycia tego pojazdu samochodowego (np. w związku z rozpoczęciem ewidencjonowania jego przebiegu). W przypadkach takich co prawda kwotą podatku naliczonego przy nabyciu samochodu jest połowa kwoty podatku z faktury dokumentującej jego zakup, lecz odliczenie drugiej połowy tej kwoty jest możliwe w deklaracji VAT-7 składanej za miesiąc zakupu (względnie w deklaracji VAT-7K/VAT-7D składanej za kwartał zakupu) na podstawie art. 90b ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT.

Niestety, na razie nie wiadomo, jakie będzie w tej kwestii stanowisko organów podatkowych. Dlatego też ze względów bezpieczeństwa nie warto zwlekać z rozpoczynaniem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów (w przypadkach gdy jest to konieczne z punktu widzenia dokonywania pełnych odliczeń).

Przykład

2 kwietnia 2014 r. spółka ABC kupiła samochód osobowy. Spółka zamierza odliczyć ?w całości podatek z faktury dokumentującej zakup tego samochodu. Uważam, że w tym celu ABC musi rozpocząć prowadzenie ewidencji przebiegu tego samochodu najpóźniej ?30 kwietnia 2014 r. Przyjęcie takiego stanowiska jest jednak obarczone dość dużym ryzykiem. Znacznie bezpieczniej byłoby, aby spółka rozpoczęła prowadzenie takiej ewidencji już w dniu zakupu samochodu,? tj. 2 kwietnia 2014 r.

Treść ewidencji przebiegu pojazdów jest ściśle określona w art. 86a ust. 7 i 8 ustawy ?o VAT. Nie jest natomiast określony obowiązujący wzór takiej ewidencji, a więc w tym zakresie podatnicy mają swobodę.

Jednym z elementów ewidencji przebiegu pojazdów są wpisy dotyczące każdego wykorzystania pojazdu. Treść tych wpisów zależy od tego, czy osobą kierującą pojazdem będzie podatnik lub jego pracownik czy też osoba niebędąca pracownikiem podatnika (np. osoba zatrudniona na podstawie umowy-zlecenie czy osoba współpracująca).

Autor jest doradcą podatkowym i autorem komentarza? do ustawy o VAT

TABELA 1. Pełne odliczenie tylko w razie prowadzenia ewidencji

Pojazdy samochodowe uprawniające do pełnych odliczeń pod warunkiem prowadzenia ewidencji ich przebiegu:

1) samochody osobowe,

2) pojazdy samochodowe inne niż osobowe, z wyłączeniem pojazdów samochodowych:

a) ?o dopuszczalnej masie całkowitej przekraczającej 3,5 tony,

b) konstrukcyjnie przeznaczonych do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą (czyli autobusów),

c) ?mających jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą, klasyfikowanych na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van,

d) ?mających jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków,

e) ?posiadających kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu,

f) ?specjalnych o przeznaczeniach: agregat elektryczny/spawalniczy, do prac wiertniczych, koparka, koparko-spycharka, ładowarka, podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych oraz żuraw samochodowy,

g) ?specjalnych o przeznaczeniu pogrzebowy albo bankowóz typu A lub B, które mają jeden rząd siedzeń albo których dopuszczalna masa całkowita jest większa niż 3 tony.

TABELA 2. Treść ewidencji przebiegu pojazdów

Dane podstawowe w ewidencji:

1) numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;

2) dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;

3) ?stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz ?na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;

4) ?wpisy dotyczące każdego wykorzystania pojazdu (zob. tabelę Wpisy dotyczące wykorzystania pojazdu)