Taniej, szybciej, łatwiej – to argumenty za zastępowaniem faktur papierowych elektronicznymi. Eksperci przestrzegają jednak: pamiętajmy o bezpieczeństwie podatkowego rozliczenia. Faktury są bowiem podstawą odliczenia VAT i fiskus chętnie je weryfikuje.

Dokument w zewnętrznym systemie

Elektroniczne dokumenty są coraz częściej wprowadzane, zwłaszcza przez duże firmy.

– Od października będziemy udostępniać e-faktury użytkownikom na kontach, do których mogą wejść po wpisaniu loginu i hasła – mówi Anna Tokarek z Działu Komunikacji Korporacyjnej i PR Allegro. – O wystawieniu dokumentu będą powiadamiani mejlowo. Faktury będą dostępne w pliku PDF, a usuniemy je z systemu dopiero po siedmiu latach.

Czy z faktury, która znajduje się w zewnętrznym systemie, można odliczyć VAT?

Odliczenie jest możliwe

– Tak, jeśli zawiera wszystkie wymagane przepisami elementy i dokumentuje zakupy na potrzeby działalności, jest podstawą do odliczenia podatku – mówi Michał Borowski, doradca podatkowy w kancelarii Ożóg i Wspólnicy. – Na wszelki wypadek lepiej ją jednak zgrać do własnego systemu. Spotkałem się z sytuacją, w której wystawca przechowywał faktury na swojej platformie tylko przez trzy lata (po tym okresie nabywca musiał płacić za dostęp, w przeciwnym razie dane były kasowane). Gdyby przedsiębiorca nie zarchiwizował dokumentów, mógłby mieć poważne problemy w razie kontroli fiskusa, który może weryfikować rozliczenie przez ponad pięć lat.

Ekspert zaleca, aby przed podjęciem decyzji o korzystaniu z elektronicznych faktur dokładnie zapoznać się zasadami ich przechowywania i udostępniania przez kontrahenta. Radzi też, aby firmy, które wymieniają się fakturami mejlowo, podpisały porozumienie określające zasady takiej korespondencji. Dzięki temu unikniemy problemów, np. w razie awarii u jednej z firm.

Czy e-fakturę trzeba wydrukować?

– Przedsiębiorca może przechowywać ją w formie elektronicznej, gdyż przepisy dopuszczają takie rozwiązanie – mówi Janusz Menkina, właściciel biura rachunkowego. – Większość kontrolerów wymaga jednak przedstawienia dokumentów w postaci papierowej, gdyż tak jest im wygodniej je weryfikować.

Dowolna forma

Michał Borowski dodaje, że orzecznictwo sądowe dopuszcza przechowywanie faktur w dowolnej formie – także na zewnętrznej platformie albo we własnych zbiorach plików. W wyrokach podkreśla się jednak, że konsekwencje utraty danych np. z powodu awarii serwera ponosi sam podatnik.

– Z tego względu zalecam więc przechowywanie faktur w formie papierowej – podsumowuje Janusz Menkina.

Szczegółowe zasady postępowania z fakturami w formie elektronicznej określa rozporządzenie ministra finansów z 20 grudnia 2012 r. (DzU z 2012 r., poz. 1528).

masz pytanie, wyślij e-mail do autora p.wojtasik@rp.pl

Piotr Kwaśny, doradca podatkowy w ASB TAX

VAT można odliczyć, co do zasady, w deklaracji za okres (miesiąc lub kwartał), w którym otrzymaliśmy fakturę. Moment otrzymania faktury łatwo ustalić, jeśli dostajemy ją w wersji papierowej. Jeśli jest przechowywana w systemie kontrahenta, może być z tym kłopot. Moim zdaniem najbezpieczniej przyjąć, że decyduje dzień, w którym dostaliśmy od kontrahenta maila o wystawieniu i udostępnieniu e-faktury. Takiej informacji nie należy kasować, potwierdza ona bowiem, że nie odliczyliśmy VAT zbyt wcześnie. Oczywiście można też argumentować, że zapoznaliśmy się z fakturą w systemie jeszcze przed formalnym powiadomieniem przez kontrahenta, ale należałoby to udowodnić.