Nie można sformułować ogólnej zasady, że wydatki na spotkania organizowane dla pracowników są kosztem uzyskania przychodów pracodawcy. Trzeba sprawdzić, jaki był cel spotkania. Jeśli chodziło o zintegrowanie załogi czy poprawę atmosfery pracy, to wydatki są kosztem podatkowym – wynika z wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 13 lutego 2007 r. (III SA/WA 4283/06). Jego zdaniem tylko pod tym warunkiem koszty imprezy zostaną poniesione w celu uzyskania przychodu, a jednocześnie nie figurują w kategoriach wydatków niezaliczalnych do kosztów uzyskania przychodu.
Z takiego spotkania musi wynikać wprost cel motywacyjno-integracyjny dla pracowników, a nie konsumpcja lub przebywanie ze sobą jako cel sam w sobie. Przykładem może być nagradzanie na takim spotkaniu osób, które wyróżniają się w trakcie wykonywania obowiązków pracowniczych itp. – czytamy w uzasadnieniu do tego orzeczenia. Stanowisko to zyskało poparcie w licznych interpretacjach podatkowych, np. dyrektora IS w Poznaniu z 23 stycznia 2012 r. (ILPB3/ 423--505/11-2/JG).
W kosztach uzyskania przychodu nie wolno natomiast uwzględnić kosztów organizacji imprezy integracyjnej opłaconej z zfśs. Koszty te stanowią bowiem same odpisy i zwiększenia na zfśs w momencie ich przekazania na wyodrębnione konto zfśs, a nie wydatki na działalność socjalną zakładu.
Jeśli oprócz pracowników i osób im towarzyszących w spotkaniu uczestniczyli klienci firmy, istnieje ryzyko kwalifikacji przez organy podatkowe „osobowydatków" przypadających na kontrahentów do tzw. kosztów reprezentacji. A tych nie można wrzucić w koszty uzyskania przychodu. Z ostrożności należy wówczas pulę jednostkowych kosztów udziału klientów firmy w imprezie wykluczyć z kosztów uzyskania przychodu (np. interpretacja dyrektora IS w Poznaniu z 16 listopada 2011 r., ILPB1/415-987/11-2/TW).
