Faktury przesłane drogą elektroniczną muszą być w odpowiedni sposób archiwizowane

Rozporządzenie wymaga, by były przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

- autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność – od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;

- łatwe ich odszukanie;

- bezzwłoczny dostęp do faktur na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej.

Warto dodać, że analogiczne wymogi dotyczą również faktur wystawianych w tradycyjnej, papierowej formie.

Podatnicy mogą przechowywać faktury przesłane w formie elektronicznej w tej formie również poza terytorium kraju. W tym przypadku jednak powinni zapewnić organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp online do tych faktur. Ponadto w rozporządzeniu wskazano, że faktury sporządzone i przechowywane w formie elektronicznej powinny być udostępniane organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Na tle tych regulacji pojawiają się pewne wątpliwości. Dotyczą one tego, jak należy rozumieć obowiązek udostępnienia  faktur organom podatkowym online oraz w jakim zakresie organ powinien mieć możliwość poboru i przetwarzania danych z faktury (np. czy chodzi o możliwość automatycznego poboru danych).

Niezależnie od tego, wydaje się, że przepisy pozostawiają podatnikom stosunkowo dużą swobodę w zakresie archiwizacji e-faktur. Zasadniczo to do nich należy decyzja co do formy prowadzenia archiwum (w postaci bazy danych na serwerze pocztowym czy też na odrębnym dysku), jego struktury (w podziale na miesiące, a następnie na klientów itd.), tego, którzy pracownicy i w jakim zakresie będą mieli dostęp do danych zawartych w archiwum, a także tego, jakie dokumenty będą w nim przechowywane (np. jedynie pliki PDF czy też pliki wraz z wiadomością, w załączeniu do której zostały wysłane).

—Ewelina Dumania jest menedżerem w dziale prawnopodatkowym PwC

—Krzysztof Ugolik jest konsultantem w tym dziale