Jak rozliczyć wynagrodzenie zarządu

Członek zarządu spółki z o.o.  lub spółki akcyjnej może pełnić swoje obowiązki tylko na podstawie powołania. Spółka może z nim jednak podpisać umowę o pracę lub cywilnoprawną. W zależności od wybranego rozwiązania inne będą obowiązki spółki jako płatnika.

Zasady powołania członka zarządu spółki kapitałowej określone są w kodeksie spółek handlowych. W spółce z o.o. jest on powoływany uchwałą wspólników, a w spółce akcyjnej decyduje rada nadzorcza.

Wystarczy powołanie

Należy podkreślić, że powołanie na podstawie kodeksu spółek handlowych nie jest równoznaczne z nawiązaniem stosunku pracy.

Przykład

W skład zarządu spółki z o.o. wchodzą trzy osoby, które są jej wspólnikami. Wykonują one swoje zadania wyłącznie na podstawie powołania w trybie uchwały. Z tego tytułu każdy członek zarządu otrzymuje miesięcznie  3000 zł wynagrodzenia.

W takiej sytuacji wynagrodzenie członka zarządu zalicza się do przychodów z działalności wykonywanej osobiście (art. 13 pkt 7 ustawy o PIT). Sposób obliczenia zaliczki przez płatnika określony jest w art. 41 ust. 1 ustawy o PIT.

Wynika z niego, że spółka musi:

- pobierać zaliczki według 18 proc. stawki,

- uzyskany przez członka zarządu przychód pomniejszyć o 111,25 zł, czyli o miesięczne zryczałtowane koszty uzyskania przychodów określone w art. 22 ust. 9 ustawy o PIT.

Obliczenie zaliczki wygląda więc następująco:

przychód 3000 zł

koszty uzyskania przychodu 111,25 zł

podstawa obliczenia zaliczki (w zaokrągleniu do pełnych złotych) 2889 zł

zaliczka (po zaokrągleniu do pełnych złotych) 520 zł

wynagrodzenie do wypłaty 2480 zł

Przy  wykonywaniu czynności przez członka zarządu na podstawie samego powołania, obliczając miesięczną zaliczkę na podatek, płatnik nie zmniejsza jej o kwotę wolną od PIT określoną w pierwszym przedziale skali podatkowej.

Ponadto od przychodów członka zarządu wykonującego swoje obowiązki na podstawie powołania nie  pobiera się składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych nie zawierają bowiem przepisów, które nakazywałyby odprowadzać składki ZUS od takich przychodów.

Obliczając zaliczkę na podatek dochodowy, płatnik może, na wniosek członka zarządu, pobierać w ciągu roku zaliczki,  stosując wyższą stawkę podatkową, czyli  32 proc. Wynika to z art. 41a ustawy o PIT.

Pobraną zaliczkę na podatek płatnik przekazuje do 20 dnia następnego miesiąca na rachunek urzędu skarbowego właściwego według swojej siedziby.

Umowa o pracę lub cywilnoprawna

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby członek zarządu wykonywał swoje obowiązki na podstawie umowy o pracę lub kontraktu menedżerskiego. Jeśli spółka zawarła z członkiem zarządu umowę o pracę, to wynagrodzenie otrzymane w związku z pełnieniem  przez niego obowiązków będzie traktowane jako przychód ze stosunku pracy.

Sposób poboru zaliczki na podatek od dochodów ze stosunku pracy reguluje art. 32  i 38 ustawy o PIT. Mówią one, że płatnik pobiera zaliczkę na podatek w wysokości 18  lub 32 proc. (w zależności od wysokości osiągniętego dochodu) i przekazuje ją  do 20 dnia następnego miesiąca na rachunek urzędu właściwego według swojej siedziby.

Za dochód uważa się uzyskane w ciągu miesiąca przychody po odliczeniu kosztów uzyskania przychodów określonych w art. 22 ust. 2 pkt 1 lub pkt 3 ustawy o PIT. Płatnik od uzyskiwanych  przez członka zarządu przychodów ze stosunku pracy odlicza więc miesięczne zryczałtowane koszty uzyskania przychodów w wysokości 111,25 zł  lub 139,06 zł.

Wyższą kwotę stosuje, jeśli członek zarządu ma miejsce zamieszkania poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy. Od przychodów płatnik odejmuje również potrącone w danym miesiącu składki na ubezpieczenie społeczne.

Należy zaznaczyć, że podwyższone zryczałtowane koszty uzyskania przychodów z tytułu dojazdu do pracy nie przysługują, jeżeli członek zarządu pełni obowiązki na podstawie samego powołania bez związania umową o pracę czy umową cywilnoprawną.

Płatnik obliczając zaliczkę na podatek dochodowy ze stosunku pracy, zmniejsza ją o 1/12 kwoty zmniejszającej podatek określoną w pierwszym przedziale skali podatkowej, czyli o kwotę 46,33 zł miesięcznie, ale tylko wtedy, gdy pracownik przed pierwszą wypłatą złoży płatnikowi stosowne oświadczenie na formularzu PIT-2.

Obliczoną w ten sposób zaliczkę zmniejsza się o podlegającą odliczeniu kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne pobraną w danym miesiącu  przez zakład ze środków pracownika.

Po zakończeniu roku płatnik ma obowiązek:

- do końca stycznia następnego roku sporządzić  roczną deklarację PIT-4R i przesłać ją do urzędu skarbowego właściwego według siedziby płatnika (art. 42 ust. 1 ustawy o PIT),

- do końca lutego następnego roku przekazać członkowi zarządu oraz urzędowi skarbowemu właściwemu według miejsca zamieszkania podatnika informację PIT-11 (art. 42 ust. 1a ustawy o PIT).

Kontrakty menedżerskie

Przy wynagrodzeniu uzyskanym na kontrakcie menedżerskim lub umowie o zarządzanie przedsiębiorstwem obowiązują podobne zasady opodatkowania  jak przy powołaniu, ale zaliczkę na podatek oblicza się uwzględniając składki na ubezpieczenie społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

Od przychodów osiągniętych na podstawie kontraktu menedżerskiego nie można odliczać podwyższonych kosztów uzyskania przychodu z tytułu dojazdu do pracy oraz kwoty wolnej od podatku określonej w pierwszym przedziale skali podatkowej.

Trzeba wykazać w zeznaniu rocznym

Osoba zasiadająca w zarządzie ma obowiązek złożyć w urzędzie skarbowym zeznanie podatkowe według ustalonego wzoru do 30 kwietnia następnego roku i wykazać w nim dochód z tytułu wypłaconego wynagrodzenia z tytułu pełnienia obowiązków członka zarządu oraz inne dochody uzyskane w trakcie roku podatkowego i opodatkować je według skali.