Takie sytuacje zdarzają się dość często. Konsekwencje będą różne w zależności od tego, czy chodzi o faktury dokumentujące sprzedaż, których wystawienie skutkowało powstaniem podatku należnego, czy o faktury dokumentujące zakupy, z wykazanym w nich podatkiem naliczonym.
[srodtytul]Trzeba odtworzyć[/srodtytul]
W razie zagubienia faktury zakupu należy zwrócić się do sprzedawcy o ponowne wystawienie dokumentu, czyli wydanie duplikatu.
Zagubioną lub zniszczoną fakturę sprzedaży odtwarza się przez ponowny wydruk z systemu sprzedaży lub innego pliku, w którym są archiwizowane dokumenty. Dokument zagubiony lub zniszczony powinien być wydrukowany niezwłocznie po stwierdzeniu braku oryginału.
[srodtytul]Zagubiona faktura zakupu ujęta w deklaracji...[/srodtytul]
Z przepisów [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=172827]ustawy o VAT[/link] (zgodnych w tym zakresie z prawem wspólnotowym) wynika, że jedną z przesłanek koniecznych do spełnienia, aby skorzystać z prawa do odliczenia, jest m.in. otrzymanie faktury przez podatnika, które należy rozumieć jako wejście w jej posiadanie.
Gdy zagubiony zostanie oryginał faktury zakupu, ujętej uprzednio w księgach oraz deklaracji VAT, aby zachować prawo do odliczenia wykazanego w niej podatku, należy wystąpić do sprzedawcy o wystawienie duplikatu faktury.
W [b]wyroku z 22 lipca 2009 r. WSA w Opolu (I SA/Op 235/2009)[/b] stwierdził, że „skoro w trakcie kontroli u podatnika nie stwierdzono oryginału faktury, to nie mógł on skorzystać z prawa do odliczenia VAT”.
Brak prawa do odliczenia, gdy podatnik nie ma duplikatu lub oryginału faktury, potwierdził również [b]WSA w Krakowie w wyroku z 17 września 2008 r. (I SA/Kr 596 - 606 /07).[/b] W tym orzeczeniu sąd wskazał jednak, że prawo do odliczenia powstaje w momencie otrzymania faktury, a późniejsze jej zagubienie nie powoduje utraty tego prawa.
Dlatego należy podkreślić, że w takiej sytuacji podatnik powinien udowodnić, że zagubione oryginały faktur miał w momencie, w którym skorzystał z prawa do odliczenia, i w razie ich utraty zadbać o jak najszybsze uzyskanie ich duplikatów.
Mając tylko kopię (np. kserokopię, faks, oryginalną kopię otrzymaną od sprzedawcy) faktury zakupu, podatnik może jednak zaliczyć wydatek (w kwocie netto) do kosztów uzyskania przychodów, jeśli jego poniesienie miało na celu osiągnięcie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów, a ponadto wydatek nie znajdował się w katalogu kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów.
[srodtytul] ...i nieujęta[/srodtytul]
Gdy sprzedawca przesyła podatnikowi informację o wysokości wykonanej na jego rzecz usługi lub gdy podatnik może sam określić wartość usługi, np. na podstawie zawartej umowy, a nie dostarczono mu oryginału faktury, może ująć taki wydatek w księgach na podstawie dokumentu polecenia księgowania. W takim jednak wypadku nie będzie mu przysługiwało prawo do odliczenia VAT.
Jeśli podatnik poniesie ekonomiczny koszt usługi i będzie miał inne dokumenty, z których wynika, że została ona wykonana na jego rzecz (np. protokół odbioru prac), to będzie uprawniony do zaliczenia wydatku w koszty uzyskania przychodów, mimo braku faktury.
Na taką możliwość wskazał przykładowo [b]Pierwszy Urząd Skarbowy w Gliwicach w interpretacji z 19 kwietnia 2004 r. (IUSIPD1/415/ 22/05):[/b]
„W szczególnej sytuacji, gdy brak jest dowodu źródłowego (faktury, rachunku), można przyjąć, iż podstawą księgowania będzie dowód księgowy potwierdzający fakt dokonania operacji gospodarczej, który zawiera co najmniej: wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dotyczy dowód, datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, przedmiot operacji gospodarczej, podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych, oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie”.
[srodtytul]Zagubiona faktura sprzedaży[/srodtytul]
W razie zagubienia faktury sprzedaży podatnik może ponosić odpowiedzialność jedynie z tytułu nieprzechowywania prawidłowej dokumentacji. Zgodnie z kodeksem karnym skarbowym wobec podatnika, który nie przechowuje, wbrew obowiązkowi, wystawionej kopii faktury lub otrzymanej faktury lub rachunku bądź dowodu zakupu towarów, może zostać orzeczona kara grzywny do 180 stawek dziennych.
Sam fakt zagubienia faktur sprzedaży czy ich zniszczenia nie ma natomiast znaczenia dla powstania obowiązku podatkowego w VAT.
Wynika to z art. 5 ustawy o VAT, zgodnie z którym opodatkowaniu podlegają:odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów, import towarów, wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów za wynagrodzeniem na terytorium kraju, wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, niezależnie od tego, czy zostały wykonane z zachowaniem warunków oraz form określonych przepisami prawa.
Potwierdza to również [b]interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 25 kwietnia 2008 r. (IPPP1-443-341/08-8/RK)[/b], w której stwierdzono: „O ile dla skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego w poprzedniej fazie obrotu podatnik musi posiadać dokument, którego wymogi formalne ustawodawca określił bardzo precyzyjnie zarówno w samej ustawie, jak i w przepisach wykonawczych, to dla powstania obowiązku podatkowego jest obojętne, czy czynność podlegająca opodatkowaniu zostanie prawidłowo udokumentowana, czy wcale nie zostanie udokumentowana, bowiem zgodnie z art. 2 ust. 4 ustawy podlega ona opodatkowaniu, niezależnie od tego, czy zostanie wykonana z zachowaniem warunków i form przewidzianych prawem”.
W razie odnalezienia faktury sprzedaży, która nie została ujęta w księgach i deklaracji VAT, prawidłowym postępowaniem jest skorygowanie deklaracji VAT za miesiąc (przy rozliczeniu kwartalnym – kwartał), w którym powstał obowiązek podatkowy. Może być też konieczna jednoczesna korekta rocznej deklaracji CIT-8, jeśli sprzedaż dotyczyła poprzednich lat podatkowych a kwota sprzedaży z tej faktury nie została ujęta jako przychód podatkowy w latach poprzednich.
[ramka][b]Można odliczyć podatek od importu usługi, nawet gdy nie ma faktury[/b]
Wyjątkiem, jeśli chodzi o obowiązek posiadania faktury zakupu jako dokumentu uprawniającego do odliczenia VAT, jest import usług, z tytułu którego podatnik sam nalicza podatek i jednocześnie wykazuje VAT należny jako naliczony. Importowana usługa powinna być opodatkowana z chwilą jej wykonania, a jeśli powinna być potwierdzona fakturą, to z chwilą wystawienia faktury nie później niż w siódmym dniu licząc od dnia jej wykonania.
W miesiącu, w którym podatnik wykaże VAT należny, będzie równocześnie uprawniony do wykazania VAT naliczonego, mimo że w tym okresie nie ma faktury, która została zagubiona lub dostarczona z opóźnieniem. Tak wynika wprost z ustawy o VAT (także orzecznictwa Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości i stanowiska polskich organów podatkowych >patrz ramka). Zgodnie bowiem z art. 86 ust. 10 pkt 2 ustawy o VAT prawo do obniżenia VAT należnego w przypadku importu usług powstaje w rozliczeniu za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy w podatku należnym u nabywcy.
Kwestia dopuszczalności odliczenia VAT przez podatnika, w sytuacji gdy nie miał on prawidłowej faktury VAT dokumentującej nabycie usług od kontrahenta VAT z innego państwa członkowskiego, była przedmiotem sporu i pytania prejudycjalnego niemieckiego sądu administracyjnego do ETS.
W [b]wyroku z 1 kwietnia 2004 r. w sprawie Bockemühl (C-90/02) Trybunał [/b]przyznał, że art. 18 (1) (a) VI dyrektywy uzależnia prawo do odliczenia od posiadania faktury.
Zauważył jednak, że gdy obowiązek podatkowy w VAT powstaje u nabywcy usługi, to powstanie prawa do odliczenia VAT nie jest uzależnione od momentu otrzymania faktury, ale od momentu powstania obowiązku podatkowego z tytułu tych usług. Zatem w odniesieniu do importu usług nabywca, który wykazał VAT należny przykładowo za październik 2009 r., w tym samym miesiącu będzie uprawniony do odliczenia VAT.
Potwierdza to również [b]interpretacja Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 27 czerwca 2008 r. (ITPP2/443-319B/08/AK).[/b] Czytamy w niej: „Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony w przypadku importu usług, jako wyjątek od ogólnej zasady wyrażonej w art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy, ściśle uzależnione zostało od momentu powstania obowiązku w podatku należnym z tego tytułu, a nie od momentu otrzymania faktury lub dokumentu celnego”.[/ramka]
[ramka][b]Duplikat zastąpi oryginał[/b]
Zasady wystawiania duplikatów, podobnie jak i oryginałów faktur, reguluje rozporządzenie ministra finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.
Zgodnie z jego § 20 ust. 1 duplikat wystawia sprzedawca na wniosek nabywcy, jeśli oryginał faktury lub faktury korygującej ulegnie zniszczeniu albo zaginie. Duplikat jest traktowany tak samo jak oryginał faktury lub faktury korygującej, a zatem musi zawierać te same elementy co oryginalny dowód księgowy, a ponadto oznaczenie „duplikat” i datę jego wystawienia.
Duplikat faktury lub faktury korygującej wystawia się w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Duplikat faktury na równi z fakturą VAT uprawnia do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w nim zawartą. [/ramka]
[ramka][b]Jaką treść powinien mieć dowód księgowy[/b]
[link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=0A9C91F09A5DF196E9BF3E3A17ED1D94?id=324433]Ustawa o rachunkowości[/link] w art. 21 określa, co powinien zawierać dowód księgowy. Obowiązkowe elementy to m.in.
- określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
- określenie podmiotów dokonujących operacji gospodarczej (nazwy, adresy),
- opis operacji oraz jej wartość (jeżeli to możliwe, określona także w jednostkach naturalnych),
- data dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą, także data sporządzenia dowodu.
Natomiast zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy o VAT obrót należy dokumentować fakturami VAT, zawierającymi co najmniej takie dane, jak:
- data dokonania sprzedaży,
- cena jednostkowa bez podatku (cena netto),
- podstawa opodatkowania (wartość netto),
- stawka podatku,
- kwota podatku,
- kwota należności,
- dane dotyczące podatnika i nabywcy.
Brak dokumentacji spełniającej te kryteria nie pozwala na odliczenie VAT naliczonego przy zakupie towarów i usług oraz narusza przepis o prawidłowym dokumentowaniu transakcji na potrzeby ewidencjonowania obrotu. [/ramka]
[i]Autorka jest kierownikiem Zespołu Księgowego w BSO Outsourcing sp. z o.o.[/i]
