Czy oznacza to, że zawsze trzeba mieć fakturę, czy też wystarczą inne dowody? Pytał o to podatnik, który zamierzał zorganizować konkurs dla współpracujących z nim partnerów. Nagrodą miał być samochód. Faktura miała być wystawiona bezpośrednio na zwycięzcę. Podatnik pytał zatem, czy wyciąg bankowy potwierdzający zapłatę za samochód oraz protokół odbioru nagrody wystarczą, by poniesione wydatki zaliczyć do kosztów podatkowych.
[b]Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 13 lutego 2009 r. (IPPB5/423-214/08-2/DG)[/b] stwierdziła, że dowód w postaci przelewu bankowego potwierdzający zapłatę za samochód oraz protokół odbioru nagrody będą stanowiły podstawę zaliczenia wydatku w koszty uzyskania przychodu.
[srodtytul]Każdy dowód może się przydać[/srodtytul]
Jak uzasadniła to izba? Stwierdziła, że zgodnie z ordynacją podatkową jako dowód należy dopuścić wszystko, co może się przyczynić do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, a także materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.
„Użyte przez ustawodawcę sformułowanie »w szczególności« wskazuje, iż katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego” – czytamy w interpretacji.
[srodtytul]Jak wpisywać w księdze...[/srodtytul]
Podstawą zapisów w księgach rachunkowych prowadzonych przez przedsiębiorców są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. Będą to dowody zewnętrzne obce (otrzymane od kontrahentów), zewnętrzne własne (przekazywane w oryginale kontrahentom) oraz wewnętrzne (dotyczące operacji wewnątrz firmy).
Jakie warunki powinny spełniać dowody księgowe, aby być podstawą zapisów w księgach rachunkowych? Powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające konkretne elementy (jakie – mówi art. 21 [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=166037]ustawy o rachunkowości[/link]).
[srodtytul]... i o czym pamiętać[/srodtytul]
Izba skarbowa stwierdziła, że „dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych, choć niejednokrotnie dokumentem niewystarczającym”. Dlatego podatnik powinien każdorazowo zastanowić się, czy posiadany przez niego dokument spełnia wymogi dowodu księgowego, a więc czy może być przedmiotem zapisów księgowych oraz czy posiadane dokumenty stanowią dowody będące podstawą do prawidłowego ustalenia kosztów uzyskania przychodów.
Izba dodała jednak, że dokumenty potwierdzające dokonanie konkretnej transakcji nie mogą być – nawet jeśli nie spełniają wszystkich wymagań wymienionych w art. 21 ustawy o rachunkowości – automatycznie pominięte jako dowody świadczące o poniesionych kosztach. Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy uchybienia formalne są niewielkie, np. brak elementów, które mogą być uzupełnione, a fakt dokonania transakcji nie budzi wątpliwości i może być potwierdzony przez kontrahenta.
